QR-factures : des paiements numériques simples et rapides

Acronyme de Quick Response Code, le QR code est un code barre en deux dimensions contenant de nombreuses informations. Très populaire chez les consommateurs asiatiques, le paiement par QR code à l’aide d’un smartphone simplifie grandement les transactions du quotidien. C’est dans cette optique de simplification, transposée à l’échelle des banques et des entreprises, que le géant suisse SIX Group a lancé le développement des QR-factures, de plus en plus utilisées de nos jours.

Historique de la mise en place des QR-factures

C’est l’entreprise financière SIX Group, gérant la Bourse nationale suisse depuis 1996, qui est à l’origine de la mise en place des QR-factures en Helvétie. 

Une modernisation du système de paiement qui s’est faite en plusieurs étapes :

• En 2016, SIX Group annonce sa volonté d’introduire la norme ISO 20022 afin d’harmoniser et de moderniser les flux financiers entre les établissements bancaires. Après quoi les quelques 208 banques concernées préparent ce changement majeur pour le mois de décembre 2017, remplaçant notamment le format DTA (relatif aux échanges de données entre entreprises et établissements financiers) par pain.001.

• Le 15 novembre 2018, SIX Group annonce l’arrivée des nouveaux bulletins de versement (la quatrième version à ce jour) pour l’été 2020 et précise que ces derniers seront blancs et disposeront d’un QR code facilitant la saisie des données et limitant les erreurs.

• Depuis le 30 juillet 2020, les bulletins de versement classiques, à savoir les bulletins de versement avec numéro de référence (BVR) et les bulletins de versement rouge (BV) sont petit à petit remplacés par la nouvelle QR-facture suisse.

Présentation de la QR-facture

Qu’est-ce que la QR-facture ?

La QR-facture est un type de bulletin de paiement utilisé en Suisse depuis le 30 juillet 2020. Destiné à moderniser le trafic de paiements helvétique, il permet un traitement entièrement numérique des factures, sans aucune rupture de média, offrant ainsi un paiement efficace, pratique et automatique ; autant de raisons pour lesquelles b-sharpe propose à ses clients la QR-facture pour leurs transferts de fonds !

Bon à savoir : La QR-facture ne supprime pas la possibilité de recevoir des factures papier. Au contraire, elle simplifie la procédure, car il n’y a aucune rupture de média entre la facturation, l’expédition et l’ordre de paiement. Il suffit au destinataire de scanner le QR code puis de valider son paiement.

Composition de la QR-facture

La QR-facture se caractérise par le Swiss QR code imprimé dans la section de paiement. Celui-ci contient les différentes informations de paiement indispensables pour valider la transaction.

En outre, la section de paiement se décompose en deux parties distinctes : 

• les informations nécessaires à l’exécution du paiement sous forme numérique (Swiss QR code) ;
• les informations nécessaires à l’exécution du paiement sous forme textuelle (texte lisible).

Cette dernière partie est essentielle dans la mesure où elle permet au destinataire de la facture de vérifier rapidement la validité des informations de paiement contenues dans le QR code, ou de saisir le paiement manuellement en cas de nécessité.

Deux types de QR-factures

Il existe actuellement deux variantes de la QR-facture destinées à des usages différents :

• la référence QR, qui correspond à l’ancienne référence BVR et utilise les mêmes numéros de référence (permettant ainsi une transition aisée) et dont l’utilisation est limitée à la Suisse et au Liechtenstein ;
• la Creditor Reference (SCOR), qui a la même fonction que la référence QR mais qui peut être utilisée à l’international.

Attention : la référence QR ne peut être utilisée qu’avec le QR-IBAN donné par la banque à ses clients. La SCOR nécessite, quant à elle, une utilisation simultanée de l’IBAN.

Fonctionnement de la QR-facture : quelles adaptations ?

Durant la phase de transition entre les bulletins de versement rouge et orange classiques et les QR-factures, les entreprises ont la possibilité de recourir aux deux modalités. Toutefois, mieux vaut adapter dès à présent les pratiques de votre entreprise au fonctionnement des QR-factures qui tendent à se généraliser.

Ainsi, il est judicieux d’adapter rapidement vos logiciels de créance et de paiement, mais aussi de compléter vos masques de saisie avec les deux variantes de la QR-facture. Pour être en mesure de lire et de traiter les QR-factures en continu, il est également nécessaire d’adapter le logiciel et le matériel de vos plateformes de scanning et de lecture.

Les avantages de la QR-facture

Que ce soit pour l’émetteur ou pour le destinataire des factures, les QR-factures représentent de nombreux avantages.

Les avantages des QR-factures pour les émetteurs sont les suivants :

• le traitement des factures est globalement simplifié (diminution des tâches manuelles) ;
• l’impression des bulletins de versement sur du papier blanc perforé (plus besoin de commander des factures pré-imprimées) ;
• toutes les informations de paiement sont transmises de manière électronique ;
• tous les numéros de référence BVR peuvent encore être utilisés pour les références QR ;
• tous les paiements au sein de l’espace unique de paiement en euros (SEPA) peuvent être effectués via la SCOR ;
• une meilleure vue globale du recouvrement de créance ;
• les champs relatifs au montant ou au payeur peuvent être laissés blancs.

Les avantages des QR-factures pour les destinataires sont les suivants :

• le traitement des factures est globalement simplifié (le scanning du QR code remplace la saisie manuelle) ;
• la validation des informations de paiement est facilitée et accélérée par les données textuelles de la section de paiement ;
• le canal de paiement est au choix (guichet, e-banking, m-banking).

Comment générer une QR-facture ?

Les QR-factures présentent l’avantage de pouvoir être générées et imprimées facilement sur ordinateur en seulement quelques étapes. Il suffit à l’émetteur de respecter quelques caractéristiques de présentation, notamment la position du QR code dans la section de paiement. 

Pour ce faire, il est conseillé de recourir à un programme mis à disposition par l’un des fournisseurs de logiciels spécialisés dans la création et le traitement des QR-factures.

Permettant de simplifier, de fluidifier et d’harmoniser les transactions financières par la numérisation intégrale, la mise en place des QR-factures présente de nombreux avantages pour les entreprises suisses. De bonnes raisons de mettre en œuvre rapidement les adaptations nécessaires au traitement de ces bulletins de paiement numériques !