Schweizer Rechnung: eine vorgefertigte Vorlage
Die Rechnung ist ein wesentlicher Buchhaltungsbeleg in jedem Verkaufsprozess, weshalb es besonders sinnvoll ist, über eine praktische und übersichtliche Vorlage zu verfügen.
• Eine Schweizer Rechnung muss laut Gesetz 10 Jahre aufbewahrt werden, in Papierform oder elektronisch, und verpflichtet rechtlich beide Parteien.
• Seit Juni 2020 setzt sich die QR-Rechnung als neuer Rechnungsstandard in der Schweiz zunehmend durch, ohne die klassischen Modelle vollständig zu ersetzen.
• b-sharpe stellt eine kostenlose Rechnungsvorlage (Word und Excel) zur Verfügung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist die Rechnungsstellung für jede einzelne Leistung eine äusserst zeitaufwändige Aufgabe, die in der Regel keinen Mehrwert bringt. Da kostenpflichtige Rechnungssoftware ebenfalls keine ideale Lösung darstellt, ist es am besten, eine eigene, wiederverwendbare Rechnungsvorlage zu besitzen!
Die Bedeutung einer professionellen Vorlage
Rechtsgültigkeit der Rechnung
Die Rechnung ist ein Buchhaltungsbeleg, dessen Hauptzweck darin besteht, der betreffenden Gegenleistung Rechtsgültigkeit zu verleihen. Sie schützt sowohl den Leistungserbringer als auch den Kunden im Falle eines möglichen Handelsstreits.
Neben der genauen Festlegung der Art der erbrachten Dienstleistung oder des Warenverkaufs (Menge, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag usw.) dient die Rechnung als schriftlicher Nachweis, der nach Schweizer Recht zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss.
Gut zu wissen: Diese Pflicht (die eher den Kunden als den Leistungserbringer betrifft) ist in Artikel 958f des fünften Buches des Schweizerischen Zivilgesetzbuches festgehalten.
Es ist daher unerlässlich, eine vorschriftsmässige Rechnungsvorlage zu verwenden, um einen gültigen Nachweis der Gegenleistung zu erstellen und aufzubewahren.
Zulässige Formate
Da sich die Schweizer Gesetzgebung mit der Zeit weiterentwickelt, erkennt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit (der im selben Artikel 958f enthalten ist) an, dass die Rechnung – ebenso wie andere Buchhaltungsunterlagen wie der Bestellschein – sowohl in Papierform als auch auf elektronischem Weg übermittelt werden kann.
Gut zu wissen: Seit dem 30. Juni 2020 etabliert sich die QR-Rechnung nach und nach auf dem Schweizer Markt als neues, einfaches und effizientes Fakturierungsinstrument.
Da dieses innovative Modell die klassischeren Rechnungsvorlagen jedoch noch nicht vollständig ersetzt hat, stellt Ihnen b-sharpe Folgendes zur Verfügung:
- Zahlungsoptionen per QR-Rechnung;
- eine Rechnungsvorlage für Word;
- eine Rechnungsvorlage für Excel.
Unsere Rechnungsvorlage verwenden
Die Pflichtangaben
Wie in unserem Artikel „6 Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung“ ausführlich erläutert, muss ein ordnungsgemässer Buchhaltungsbeleg insbesondere folgende Angaben enthalten:
- Die Identität der Unterzeichnenden. Vor- und Nachname beider Parteien, UID-Nummer des Leistungserbringers, Rechtsform … All dies sind Angaben, die zur Identifizierung der Unterzeichnenden erforderlich sind.
- Die Anschrift der Unterzeichnenden. Je nachdem, ob es sich um Privatpersonen oder Unternehmen handelt, sollten die Parteien ihre Anschrift angeben – ihren Wohnsitz beziehungsweise ihren Firmensitz.
- Der Gegenstand der Gegenleistung. Art, Menge und (falls zutreffend) Liefertermine und -fristen der Waren oder der Dienstleistung sind auf der Rechnung anzugeben.
- Die Preisangabe. Jeder Preis muss sowohl pro Einheit als auch pro Zeile angegeben werden (für die Menge jeder Art von Produkt und/oder Dienstleistung). Ebenso müssen der Gesamtbetrag und die entsprechende Mehrwertsteuer deutlich lesbar sein.
- Die Zahlungsbedingungen. Die vom Unternehmen erwarteten Zahlungsfristen und -modalitäten sowie etwaige Verzugsstrafen und jegliche Form von Garantie sind im Dokument festzuhalten.
- Die Unterschrift. Sie ist das zentrale Element, das der Rechnung im Falle eines Handelsstreits ihre Rechtsgültigkeit verleiht.
Sonderfälle
Die Rechnungsstellungsbedingungen für eine Gegenleistung variieren je nach Fall. Unterhalb der Schwelle von 400 CHF beispielsweise kann die Rechnung stark vereinfacht werden und muss weder Name noch Adresse des Kunden enthalten: In diesem Fall genügt ein Kassenbon.
Umgekehrt können bestimmte Fälle, etwa die Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden, den Buchhaltungsprozess verkomplizieren – aber keine Sorge: b-sharpe stellt Ihnen den vollständigen Leitfaden zur Rechnungsstellung an ausländische Kunden zur Verfügung. Behandlung der Mehrwertsteuer, Währung der Beträge, Sprache des Dokuments: Dort wird Ihnen alles im Detail erklärt!
Die von b-sharpe angebotene Schweizer Rechnungsvorlage ermöglicht es Ihnen, unter allen Umständen grosse Professionalität zu beweisen. Da der Versand dieses Dokuments jedoch nur ein Baustein der gesamten Unternehmensbuchhaltung ist, sollten Sie idealerweise das vollständige Verfahren der Rechnungsstellung in der Schweiz kennen.
