Schweizer Rechnung: eine vorgefertigte Vorlage
Die Rechnung ist ein wesentlicher Buchhaltungsbeleg in jedem Verkaufsprozess, weshalb es besonders sinnvoll ist, über eine praktische und übersichtliche Vorlage zu verfügen.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist das Erstellen einer Rechnung für jede einzelne Leistung eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die in der Regel keinen Mehrwert bietet. Da kostenpflichtige Rechnungssoftware ebenfalls keine ideale Lösung darstellt, ist es am besten, eine eigene, wiederverwendbare Rechnungsvorlage zu haben!
Die Bedeutung eines professionellen Vorbilds
Rechtswirksamkeit der Rechnung
Die Rechnung ist ein Buchhaltungsbeleg, dessen Hauptzweck darin besteht, der darin genannten Gegenleistung Rechtskraft zu verleihen. Sie schützt sowohl den Dienstleister als auch den Kunden im Falle eines möglichen Handelsstreits.
Abgesehen davon, dass sie somit die Art der erbrachten Dienstleistung oder des Warenverkaufs (Menge, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag …) genau festhält, stellt die Rechnung einen schriftlichen Nachweis dar, der nach schweizerischem Recht zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss.
Gut zu wissen: Diese Verpflichtung (die eher für den Kunden als für den Dienstleister gilt) ist in Artikel 958f des Fünften Buches des Schweizerischen Zivilgesetzbuches geregelt.
Es ist daher von entscheidender Bedeutung, eine vorschriftsmäßige Rechnungsvorlage bereitzustellen, um einen gültigen Nachweis über die Gegenleistung zu erstellen und aufzubewahren.
Zulässige Formate
Da sich die Schweizer Gesetzgebung mit der Zeit weiterentwickelt, erkennt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit (der im selben Artikel 958f enthalten ist) an, dass die Rechnung ebenso wie andere Buchhaltungsunterlagen, beispielsweise der Bestellschein, sowohl in Papierform als auch auf elektronischem Wege übermittelt werden kann.
Gut zu wissen: Seit dem 30. Juni 2020 etabliert sich die QR-Rechnung nach und nach auf dem Schweizer Markt als neues, einfaches und effizientes Abrechnungsinstrument.
Da dieses innovative Modell die herkömmlichen Rechnungsformate jedoch noch nicht vollständig abgelöst hat, bietet b-sharpe Ihnen Folgendes an:
- Zahlungsmöglichkeiten per QR-Rechnung;
- eine Word-Rechnungsvorlage;
- eine Excel-Rechnungsvorlage.
Unsere Rechnungsvorlage verwenden
Die vorgeschriebenen Angaben
Wie in unserem Artikel „6 Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung“ ausführlich erläutert, muss ein ordnungsgemäßer Buchhaltungsbeleg insbesondere folgende Angaben enthalten:
- Die Identität der Unterzeichner. Vor- und Nachname beider Parteien, IDE-Nummer des Dienstleisters, Rechtsform … All dies sind Angaben, die zur Identifizierung der Unterzeichner erforderlich sind.
- Die Anschrift der Unterzeichner. Je nachdem, ob es sich um Privatpersonen oder Unternehmen handelt, sollten die Parteien ihre Anschrift, d. h. ihren Wohnsitz bzw. ihren Firmensitz, angeben.
- Gegenleistung. Art, Menge und (falls zutreffend) Liefertermine und -fristen der Waren oder der Dienstleistung sind in der Rechnung anzugeben.
- Preisangaben. Jeder Preis muss sowohl pro Einheit als auch pro Zeile (für die Menge jeder Art von Produkt und/oder Dienstleistung) angegeben werden. Ebenso müssen der Gesamtbetrag und die entsprechende Mehrwertsteuer deutlich lesbar sein.
- Zahlungsbedingungen. Die vom Unternehmen erwarteten Zahlungsfristen und -modalitäten sowie etwaige Verzugsstrafen und jegliche Form von Sicherheiten sind in dem Dokument festzuhalten.
- Die Unterschrift. Sie ist das zentrale Element, das der Rechnung im Falle eines Handelsstreits Rechtskraft verleiht.
Sonderfälle
Die Rechnungsstellungsbedingungen für eine Gegenleistung variieren je nach Fall. Unterhalb der Schwelle von 400 CHF beispielsweise kann die Rechnung erheblich vereinfacht werden und muss weder den Namen noch die Adresse des Kunden enthalten: Ein Kassenzettel reicht in diesem Fall aus.
Umgekehrt können bestimmte Situationen, wie beispielsweise die Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden, den Buchhaltungsprozess erschweren, aber keine Panik: b-sharpe stellt Ihnen einen umfassenden Leitfaden zur Rechnungsstellung an ausländische Kunden zur Verfügung. Mehrwertsteuer, Währungsangaben, Sprache auf dem Dokument: Hier wird Ihnen alles ausführlich erklärt!
Mit der von b-sharpe angebotenen Schweizer Rechnungsvorlage können Sie unter allen Umständen Professionalität beweisen. Da der Versand dieser Rechnung jedoch nur ein Teil des gesamten Buchhaltungsprozesses eines Unternehmens ist, sollten Sie idealerweise den gesamten Rechnungsstellungsprozess in der Schweiz kennen.
