Bestellformular: 13 Felder, die genau auszufüllen sind

Als eigenständiges Dokument im Bestellprozess zwischen Verkäufer und Käufer (genau wie der Kostenvoranschlag, der Lieferschein oder die Rechnung) legt das Bestellformular die Art der Transaktion in rechtlich zulässiger Form fest. Es muss jedoch ordnungsgemäss ausgefüllt werden!

Bestellformular: Angaben zu den Unterzeichnern

Die Felder des Bestellformulars müssen zwingend eine genaue Identifizierung des Dienstleisters ermöglichen.

#1 Firmenname

Zunächst wird also der Firmenname des Unternehmens angegeben, dem die Rechtsform vorangestellt ist. Bei einem Einzelunternehmen mit beschränkter Haftung (EIRL) sollten stattdessen Vor- und Nachname des Unternehmers angegeben werden.

#2 Identifikationsnummer und Mehrwertsteuer

Auch die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ist anzugeben. Sie besteht aus neun Ziffern und liefert genaue Angaben nicht nur zur Identität des Unternehmens, sondern auch zu dessen früherer Mehrwertsteuernummer.

Beispiel für eine UID-Nummer: CHE-123.456.789 MWST

#3 Anschrift des Unternehmens

Die Anschrift des Firmensitzes des Dienstleisters ist ebenfalls anzugeben; dabei ist gegebenenfalls zu präzisieren, ob das betreffende Unternehmen den Status eines Pächter-Geschäftsführers oder eines Pächter-Beauftragten hat.

#4 Stammkapital

Eines der Pflichtfelder im Bestellformular betrifft das Stammkapital. Läuft gegebenenfalls ein gerichtliches Liquidationsverfahren, muss dies angegeben werden, um dem Empfänger gegenüber vollständige Transparenz zu wahren.

#5 Identität des Kunden

Genau wie beim Dienstleister muss auch der Firmenname des Kunden im Bestellformular angegeben werden: Rechtsform, UID-Nummer (falls zutreffend), Anschrift des Unternehmens … Lediglich das Stammkapital muss nicht angegeben werden.

Gut zu wissen: Es wird empfohlen, Vor- und Nachname der natürlichen Person anzugeben, die die Bestellung veranlasst hat, und sicherzustellen, dass diese hierzu berechtigt ist.

Bestellformular: Bestellmodalitäten

#6 Einstufung von Waren und Dienstleistungen

Das Bestellformular muss die für die Qualifizierung der Bestellung erforderlichen Kriterien klar festlegen, nämlich:

• die Einzelheiten zu den bestellten Produkten und/oder Dienstleistungen;
• die Menge der jeweils bestellten Produkte und/oder Dienstleistungen.

Gut zu wissen: Bei einer Dienstleistung ist es erforderlich, den Inhalt jeder einzelnen Leistung sowie deren voraussichtliche Dauer genau festzulegen.

#7 Merkmale der Bestellung

Die Echtheit der Bestellung wird insbesondere durch ein genaues Ausstellungsdatum und eine eindeutige Bestellnummer bestätigt. Ebenso muss das Lieferdatum auf dem Bestellformular angegeben sein.

#8 Preisangaben

Ebenso wie jeder Artikel mit seinem Stückpreis ohne Steuern (exkl. MWST) und inklusive aller Steuern (inkl. MWST) zu versehen ist, muss bei jeder Produkt- und/oder Dienstleistungszeile des Bestellformulars der Gesamtbetrag exkl. MWST angegeben werden.

Vor dem Gesamtpreis der Leistung exkl. und inkl. MWST muss die Mehrwertsteuer sowohl als Prozentsatz gemäss dem für die Leistung geltenden Satz angegeben werden (weitere Informationen finden Sie in den Details zu den Schweizer Mehrwertsteuersätzen für 2021) als auch als Betrag (in Schweizer Franken).

Bitte beachten Sie: Bei einer internationalen Transaktion muss der Gesamtbetrag zusätzlich in der Landeswährung des Kunden angegeben werden.

Bestellformular: Verkaufsbedingungen

#9 Zahlung und Lieferung

Das Bestellformular muss die vom Dienstleister geforderten Zahlungsmodalitäten enthalten, nämlich:

• die Zahlungsart (Kreditkarte, Online-Überweisung, Scheck, Bargeld …);
• die Zahlungsfristen und etwaige Verzugsgebühren;
• die fakultative Forderung einer Anzahlung.

Ebenfalls aufgeführt sind die Lieferbedingungen, insbesondere (sofern zutreffend) die Kosten (Versandkosten) und Nachlässe (versandkostenfrei, ab Werk).

#10 Besondere Bestimmungen

Bestimmte Verträge enthalten besondere Bestimmungen wie die Garantiebedingungen sowie das Widerrufsrecht.

Obwohl sich Letzteres eher an Privatpersonen richtet, gibt es auch Anwendungsfälle zwischen Unternehmen.

In jedem Fall müssen die Bedingungen für die Anwendung solcher Regelungen verständlich festgelegt werden.

#11 Allgemeine Geschäftsbedingungen

Auch wenn dies nicht verpflichtend ist, können die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) dem Bestellformular beigefügt werden. Ihr Vorhandensein kann übrigens von jedem gewerblichen Kunden verlangt werden.

Die AGB enthalten insbesondere:

• die Stückpreisliste;
• etwaige Preisnachlässe;
• die allgemeinen Zahlungsbedingungen;
• die allgemeinen Widerrufsbedingungen.

Achtung: Das Vorhandensein der AGB setzt voraus, dass diese vom Kunden gelesen und akzeptiert werden. Sie müssen daher klar und gut lesbar sein, in der Regel auf der Rückseite des Bestellformulars, wo eine Unterschrift erwartet wird. Es wird zudem empfohlen, vor dem Hinweis „Ich erkläre, die auf der Rückseite des Bestellformulars aufgeführten AGB zur Kenntnis genommen zu haben und zu akzeptieren” ein Ankreuzfeld einzufügen.

Bestellformular: Fazit

#12 Unterschrift

Auch wenn das Bestellformular kein zwingend erforderliches Dokument für den Abschluss eines Kaufvertrags ist, stellt seine Unterzeichnung dennoch eine rechtlich verbindliche Verpflichtung beider Parteien dar.

Die Unterschrift auf dem Bestellformular sichert somit den Verkauf durch die Beglaubigung der betreffenden Bestellung ab und macht sie im Falle eines Handelsstreits zu einem zulässigen Beweisstück.

Gut zu wissen: Im Streitfall kann ein Schlichter hinzugezogen werden, sofern dies im Bestellformular vorgesehen ist.

Die Unterschrift verpflichtet:

• den Kunden, die Rechnung innerhalb der vereinbarten Frist zu begleichen und die Ware abzuholen bzw. die genannte Dienstleistung unter Einhaltung der Verkaufsbedingungen in Anspruch zu nehmen;
• den Dienstleister, die Bestellung gemäss den vereinbarten Bedingungen auszuführen.

#13 Vermerk „gelesen und genehmigt”

Die Unterschrift muss stets mit dem Vermerk „gelesen und genehmigt” oder „einverstanden” versehen sein. Diese bestätigen die Zustimmung des Kunden, auch wenn ein Verkauf für seine Gültigkeit kein Bestellformular benötigt.

Achtung: Ein nicht konformes Bestellformular kann für den Aussteller eine Geldstrafe nach sich ziehen und die Bestellung infrage stellen!

Bestellformular: bewährte Vorgehensweisen und Sonderfälle

Um gültig zu sein, muss das Bestellformular lesbar und verständlich sein. Die Textformatierung (unterstrichene oder fett gedruckte Passagen) kann dazu beitragen.

Je nach Fall kann die Angabe bestimmter zusätzlicher Vermerke vorgeschrieben sein.

Angaben zu den Unterzeichnern, Bestellmodalitäten, Verkaufsbedingungen und Unterschrift: Jeder Abschnitt des Bestellformulars enthält mehrere Felder, die ausgefüllt werden müssen, damit dieses Dokument Rechtskraft erlangt, insbesondere im Falle eines Rechtsstreits.