Modulo d'ordine: 13 campi da compilare con precisione

Documento a pieno titolo nel processo di ordinazione tra venditore e acquirente (allo stesso modo del preventivo, della bolla di consegna o della fattura), il modulo d’ordine specifica la natura della transazione in modo giuridicamente valido. Occorre però compilarlo correttamente!

Modulo d’ordine: informazioni relative ai firmatari

I campi presenti nel modulo d’ordine devono assolutamente consentire di identificare con precisione il fornitore.

#1 Denominazione sociale

Si troverà quindi innanzitutto la ragione sociale dell’impresa, preceduta dalla sua forma giuridica. Nel caso di un’impresa individuale a responsabilità limitata (EIRL), si preferirà indicare cognome e nome dell’imprenditore.

#2 Numeri di identificazione e IVA

Occorre indicare anche il numero di identificazione delle imprese (IDI). Composto da nove cifre, fornisce informazioni precise non solo sull’identità dell’impresa, ma anche su quello che in precedenza era il suo numero di partita IVA.

Esempio di numero IDI: CHE-123.456.789 IVA

#3 Indirizzo dell’azienda

Occorre inoltre indicare l’indirizzo della sede legale della società fornitrice, specificando, se del caso, se tale impresa ha lo status di locatario-amministratore o di locatario-mandatario.

#4 Capitale sociale

Uno dei campi obbligatori del modulo d’ordine riguarda il capitale sociale. In caso di un’eventuale procedura di liquidazione giudiziaria in corso, è necessario indicarlo per garantire la massima trasparenza nei confronti del destinatario.

#5 Identità del cliente

Proprio come per il fornitore, anche la ragione sociale del cliente deve essere indicata nel modulo d’ordine: forma giuridica, numero IDI (se applicabile), indirizzo della sede… Solo il capitale sociale non deve essere indicato.

Buono a sapersi: si raccomanda di indicare nome e cognome della persona fisica che effettua l’ordine e di assicurarsi che sia autorizzata a farlo.

Modulo d’ordine: modalità di ordinazione

#6 Qualificazione di beni e servizi

Il modulo d’ordine deve definire chiaramente i criteri necessari per la qualificazione dell’ordine, ovvero:

• i dettagli relativi ai prodotti e/o servizi ordinati;
• la quantità di ciascuno dei prodotti e/o servizi ordinati.

Buono a sapersi: nel caso di una prestazione di servizi, è necessario definire con precisione il contenuto di ciascuna prestazione e la sua durata stimata.

#7 Caratteristiche dell’ordine

L’autenticazione dell’ordine si basa, in particolare, sull’esattezza della data di emissione e su un numero d’ordine univoco. Allo stesso modo, la data di consegna deve figurare sul modulo d’ordine.

#8 Elementi di determinazione del prezzo

Così come ogni articolo deve essere accompagnato dal prezzo unitario al netto delle imposte (IVA esclusa) e dal prezzo comprensivo di tutte le imposte (IVA inclusa), ogni riga relativa a prodotti e/o servizi del modulo d’ordine deve essere completata dall’importo totale al netto dell’IVA.

Prima di indicare il prezzo totale del servizio, sia al netto che al lordo dell’IVA, l’IVA deve essere indicata sia in percentuale, in base all’aliquota applicabile al servizio (per ulteriori informazioni, consultate i dettagli sulle aliquote IVA in Svizzera nel 2021), sia in valore numerico (in franchi svizzeri).

Nota bene: nel caso di una transazione internazionale, l’importo totale deve essere indicato anche nella valuta locale del cliente.

Modulo d’ordine: condizioni di vendita

#9 Pagamento e consegna

Il modulo d’ordine deve contenere le modalità di pagamento richieste dal fornitore, ovvero:

• la modalità di pagamento (carta di credito, bonifico online, assegno, contanti…);
• i termini di pagamento ed eventuali penali per ritardi;
• la richiesta facoltativa di un acconto.

Sono inoltre specificate le condizioni di consegna, in particolare (se del caso) i costi (spese di spedizione) e gli sconti (spedizione gratuita, franco fabbrica).

#10 Modalità specifiche

Alcuni contratti prevedono condizioni specifiche, quali le condizioni di garanzia e il diritto di recesso.

Sebbene quest’ultimo sia rivolto principalmente ai privati, esistono alcuni casi in cui si applica anche tra professionisti.

In ogni caso, occorre definire in modo comprensibile le condizioni di applicazione di tali modalità.

#11 Condizioni generali di vendita

Sebbene non sia obbligatorio, resta possibile aggiungere le Condizioni generali di vendita (CGV) agli elementi del modulo d’ordine. La loro presenza può inoltre essere richiesta da qualsiasi cliente professionale.

Le CGV contengono in particolare:

• il listino dei prezzi unitari;
• eventuali riduzioni tariffarie;
• le condizioni generali di pagamento;
• le modalità generali di recesso.

Attenzione: la presenza delle CGV implica che queste siano lette e accettate dal cliente. Devono quindi essere chiare e leggibili, generalmente sul retro del modulo d’ordine, dove è attesa una firma. Si raccomanda inoltre di inserire una casella da spuntare prima della dicitura «Dichiaro di aver preso visione e di accettare le CGV riportate sul retro del modulo d’ordine».

Modulo d’ordine: la conclusione

#12 Firma

Anche se il modulo d’ordine non è un documento obbligatorio per concludere un atto di vendita, la sua firma costituisce comunque un impegno giuridicamente valido da parte di entrambe le parti.

La firma del modulo d’ordine consente quindi di rendere sicura la vendita mediante l’autenticazione dell’ordine in questione e ne fa un documento ammissibile in caso di controversia commerciale.

Buono a sapersi: in caso di controversia, è possibile ricorrere a un mediatore, a condizione che ciò sia previsto nel modulo d’ordine.

La firma vincola:

• il cliente a saldare la fattura entro i termini concordati e a ritirare la merce o a usufruire del servizio indicato nel rispetto delle condizioni di vendita;
• il fornitore a evadere l’ordine secondo le condizioni stabilite.

#13 Dicitura «letto e approvato»

La firma deve sempre essere accompagnata dalla dicitura «letto e approvato» o «per accettazione». Queste diciture consentono di confermare l’accordo del cliente, sebbene una vendita non necessiti di un modulo d’ordine per essere valida.

Attenzione: un modulo d’ordine non conforme può comportare una sanzione per l’emittente e può rimettere in discussione l’ordine!

Modulo d’ordine: buone pratiche e casi particolari

Per essere valido, il modulo d’ordine deve essere leggibile e comprensibile. La formattazione del testo (passaggi sottolineati, passaggi in grassetto) può contribuire a questo scopo.

A seconda dei casi, la presenza di alcune diciture aggiuntive specifiche può essere obbligatoria.

Informazioni relative ai firmatari, modalità dell’ordine, condizioni di vendita e firma: ogni parte del modulo d’ordine contiene diversi campi che è necessario compilare per conferire a questo documento un valore giuridico, in particolare in caso di controversia.