Modulo d'ordine: 13 campi da compilare con precisione

Il modulo d’ordine, che costituisce un documento a tutti gli effetti nel processo di acquisto tra venditore e acquirente (al pari del preventivo, della bolla di consegna o della fattura), specifica la natura della transazione in modo giuridicamente valido. Ma è necessario compilarlo in modo corretto!

Modulo d’ordine: informazioni relative ai firmatari

I campi presenti nel modulo d’ordine devono assolutamente consentire di identificare con precisione il fornitore.

#1 Denominazione sociale

Si troverà quindi innanzitutto la ragione sociale dell’impresa, preceduta dalla sua forma giuridica. Nel caso di un’impresa individuale a responsabilità limitata (EIRL), si preferirà indicare il cognome e il nome dell’imprenditore.

#2 Numeri di identificazione e partita IVA

Occorre indicare anche il numero di identificazione delle imprese (IDE). Composto da nove cifre, fornisce informazioni precise non solo sull’identità dell’impresa, ma anche su quello che in precedenza era il suo numero di partita IVA.

Esempio di numero IDE: CHE-123.456.789 IVA

#3 Indirizzo dell’azienda

Occorre inoltre indicare l’indirizzo della sede legale della società fornitrice, specificando, se del caso, se tale impresa ha lo status di locatario-amministratore o di locatario-mandatario.

#4 Capitale sociale

Uno dei campi obbligatori nel modulo d’ordine (BDC) riguarda il capitale sociale. In caso di un’eventuale procedura di liquidazione giudiziaria in corso, è necessario indicarlo per garantire la massima trasparenza nei confronti del destinatario.

#5 Identità del cliente

Proprio come per il fornitore, anche la ragione sociale del cliente deve essere indicata nel modulo d’ordine. Forma giuridica, numero di partita IVA (se applicabile), indirizzo della sede… Solo il capitale sociale non deve essere indicato.

Buono a sapersi: si raccomanda di indicare il nome e il cognome della persona fisica che effettua l’ordine e di assicurarsi che sia autorizzata a farlo.

Modulo d’ordine: modalità di ordinazione

#6 Qualificazione di beni e servizi

Il BDC deve definire chiaramente i criteri necessari per la qualificazione dell’ordine, ovvero:

• i dettagli relativi ai prodotti e/o servizi ordinati;
• la quantità di ciascuno dei prodotti e/o servizi ordinati.

Buono a sapersi: nel caso di una prestazione di servizi, è necessario definire con precisione il contenuto di ciascuna prestazione e la sua durata stimata.

#7 Proprietà del comando

L’autenticazione dell’ordine si basa, in particolare, sull’esattezza della data di emissione e su un numero d’ordine univoco. Allo stesso modo, la data di consegna deve figurare sul BDC.

#8 Elementi di determinazione del prezzo

Così come ogni articolo deve essere accompagnato dal prezzo unitario al netto delle imposte (IVA esclusa) e dal prezzo comprensivo di tutte le imposte (IVA inclusa), ogni riga relativa a prodotti e/o servizi del BDC deve essere completata dall’importo totale al netto delle imposte.

Prima di indicare il prezzo totale del servizio, sia al netto che al lordo dell’IVA, l’IVA deve essere indicata sia in percentuale, in base all’aliquota applicabile al servizio (per ulteriori informazioni, consultare i dettagli sulle aliquote IVA in Svizzera nel 2021), sia in valore numerico (in franchi svizzeri).

Nota bene: nel caso di una transazione internazionale, l’importo totale deve essere indicato anche nella valuta locale del cliente.

Modulo d’ordine: condizioni di vendita

#9 Pagamento e consegna

Il BDC deve contenere le modalità di pagamento richieste dal fornitore, ovvero:

• la modalità di pagamento (carta di credito, bonifico online, assegno, contanti…);
• i termini di pagamento ed eventuali penali per ritardi;
• la richiesta facoltativa di un acconto.

Sono inoltre specificate le condizioni di consegna, in particolare (se del caso) i costi (spese di spedizione) e gli sconti (spese di spedizione gratuite, franco fabbrica).

#10 Modalità specifiche

Alcuni contratti prevedono condizioni specifiche, quali le condizioni di garanzia e il diritto di recesso. 

Sebbene quest’ultimo sia rivolto principalmente ai privati, esistono alcuni casi in cui viene utilizzato anche tra professionisti.

In ogni caso, è necessario definire in modo chiaro le condizioni per l’applicazione di tali modalità.

#11 Condizioni generali di vendita

Sebbene non sia obbligatorio, è comunque possibile allegare le Condizioni generali di vendita (CGV) al modulo d’ordine. La loro presenza può inoltre essere richiesta da qualsiasi cliente professionale.

Le Condizioni Generali di Vendita contengono in particolare:

• il listino dei prezzi unitari;
• eventuali riduzioni tariffarie;
• le condizioni generali di pagamento;
• le condizioni generali di recesso.

Attenzione: la presenza delle Condizioni Generali di Vendita (CGV) implica che queste siano state lette e accettate dal cliente. Devono quindi essere chiare e leggibili, solitamente riportate sul retro del modulo d’ordine, dove è richiesta una firma. Si raccomanda inoltre di inserire una casella da spuntare prima della dicitura «Dichiaro di aver preso visione e di accettare le CGV riportate sul retro del modulo d’ordine».

Modulo d’ordine: conclusione

#12 Firma

Sebbene il modulo d’ordine non sia un documento obbligatorio per la conclusione di un contratto di vendita, la sua firma costituisce comunque un impegno giuridicamente valido da parte di entrambe le parti.

La firma del BDC garantisce quindi la validità della vendita attraverso l’autenticazione dell’ordine stesso e ne fa un documento probatorio in caso di controversia commerciale.

Buono a sapersi: in caso di controversia, è possibile ricorrere a un mediatore, a condizione che ciò sia previsto nel contratto di locazione.

La firma è vincolante:

• il cliente è tenuto a saldare la fattura entro i termini concordati e a ritirare la merce o a usufruire del servizio indicato nel rispetto delle condizioni di vendita;
• il fornitore è tenuto a evadere l’ordine secondo le condizioni stabilite.

#13 Dicitura «letto e approvato»

La firma deve sempre essere accompagnata dalla dicitura «letto e approvato» o «per l’accordo». Queste diciture servono a confermare l’accordo del cliente, sebbene per la convalida di una vendita non sia necessario un ordine di acquisto.

Attenzione: un BDC non conforme può comportare una sanzione per l’emittente e compromettere l’ordine!

Modulo d’ordine: buone pratiche e casi particolari

Per essere valido, il modulo d’ordine deve essere leggibile e comprensibile. La formattazione del testo (passaggi sottolineati, in grassetto) può contribuire a questo scopo.

A seconda dei casi, la presenza di alcune diciture aggiuntive specifiche può essere obbligatoria.

Informazioni sui firmatari, modalità dell’ordine, condizioni di vendita e firma: ogni sezione del modulo d’ordine contiene diversi campi che devono essere compilati affinché il documento abbia valore legale, in particolare in caso di controversia.