Verfahren und Pflichten: Die Schweizer Rechnungsstellung im Jahr 2022 verstehen

Je nach den verkauften Waren und Dienstleistungen, den Transaktionskosten, der Art des Zahlungsempfängers oder der Größe Ihres Unternehmens gelten unterschiedliche Verfahren und Auflagen für die Rechnungsstellung. Möchten Sie alles über die Feinheiten dieses Buchhaltungsbelegs erfahren? Folgen Sie unserem Leitfaden!

In welchen Fällen sollte eine Rechnung ausgestellt werden?

Definition einer Rechnung

Als Buchhaltungsbeleg, der einen Kauf oder Verkauf bestätigt, enthält die Rechnung alle notwendigen Informationen zu einer Transaktion. 

Die Gültigkeit dieser Vereinbarung setzt zwangsläufig die gegenseitige Zustimmung der Unterzeichner voraus, sei es ausdrücklich oder stillschweigend. Dabei reicht eine Einigung über die wesentlichen Punkte des Vertrags aus.

Gut zu wissen: Die Entscheidung über einen möglichen Rechtsstreit bezüglich nebensächlicher Punkte der Rechnung obliegt einem Richter.

Die vom Empfänger angeforderte und vom Dienstleister ausgestellte Rechnung bietet drei wesentliche Garantien, die sich auf Folgendes beziehen:

• der Hintergrund der Transaktion;
• die Integrität der Transaktion;
• die Echtheit der Transaktion.

Bei Leistungen (Waren und Dienstleistungen), deren Wert unter 400 CHF liegt, ist eine Rechnung nicht verpflichtend: Die Ausstellung eines Kassenzettels ohne Angabe des Vor- und Nachnamens des Empfängers reicht in diesem Fall aus.

Über diesen Betrag hinaus ist der Buchungsbeleg in verschiedenen Formen rechtlich zulässig, beispielsweise:

• der Vertrag;
• die Quittung;
• die Gutschrift;
• der Beleg, der Gutschein oder der Kassenbon (aus einer Registrierkasse oder einem elektronischen Kassensystem).

Bitte beachten Sie, dass bestimmte Dokumente hingegen keinen Rechnungswert haben; dies gilt insbesondere für:

• Faxe;
• Bestellscheine;
• Lieferscheine;
• Abrechnungsbelege;
• E-Mails;
• elektronisch versandte Rechnungen.

Zudem unterliegen Fotokopien und Duplikate einem eingeschränkten Recht.

Dennoch räumt der in Artikel 958F des „Fünften Buches: Rechte und Pflichten“ verankerte Grundsatz der Beweismittelfreiheit Rechnungen dieselbe Beweiskraft ein, unabhängig davon, ob sie in Papierform, in elektronischer Form oder (auf Beschluss des Bundesrats) in digitalisierter Form vorliegen.

Das Bundesgesetz zur Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches legt fest, dass es entscheidend ist, dass die Buchhaltungsunterlagen den Bezug zu dem betreffenden Geschäftsvorfall gewährleisten und unter allen Umständen verfügbar bleiben, und zwar für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres. 

Rolle in der Buchhaltung

Der Rechnungsstellungsvorgang spielt in der Buchhaltung eines Unternehmens eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund und zusätzlich zum Grundsatz der Beweismittelfreiheit gilt der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung (siehe Artikel 957). 

Darin ist festgelegt, dass jede abrechnungsfähige Transaktion:

• vollständig aufgezeichnet werden;
• systematisch erfasst werden;
• nachvollziehbar erfasst werden;
• klar und gut lesbar dargestellt sein;
• durch einen Buchungsbeleg belegt sein;
• der Art und Größe des Dienstleistungsunternehmens entsprechen.

Somit ist die Rechnung ein Dokument, das nicht nur die Nachverfolgung aller vom Unternehmen getätigten Transaktionen ermöglicht, sondern (in Verbindung mit den anderen Elementen der Buchhaltung) auch dazu beiträgt, das Vermögen des Unternehmens sowie dessen Finanzlage und Ergebnisse getreu wiederzugeben.

Zielgruppe

Auch wenn die Aufforderung zur Rechnungsstellung durch den Zahlungsempfänger sowohl an einen Dienstleister als auch an einen Lieferanten oder Gläubiger gerichtet sein kann, müssen nicht alle Schweizer Unternehmen die gleiche Buchhaltung führen.

Unternehmen, deren Umsatz im letzten Geschäftsjahr unter 500’000 CHF lag, unterliegen einer vereinfachten Rechnungslegung. Diese berücksichtigt nämlich lediglich ihre Einnahmen und Ausgaben sowie ihr Vermögen.

Die gleichen Maßnahmen gelten für:

• Vereine und Stiftungen, die von der Eintragung ins Handelsregister befreit sind;
• Stiftungen, die von der Pflicht zur Bestellung einer Revisionsstelle befreit sind.

Umgekehrt sind Unternehmen, deren Umsatz im letzten Geschäftsjahr die Schwelle von 500’000 Schweizer Franken überschritten hat, verpflichtet, eine vollständige Buchführung zu führen. 

Hinweis: Diese Maßnahme richtet sich insbesondere an Einzelunternehmen, Personengesellschaften sowie juristische Personen.

Wie bearbeite ich eine Rechnung?

Erforderliche Angaben auf einer Rechnung

Von den in einer Rechnung erforderlichen Angaben unterliegen drei besonderen Vorschriften.

Die Unterschrift

Die Schweizer Justiz trägt den technologischen Fortschritten Rechnung und gestattet daher die Verwendung einer elektronischen Signatur zur Beglaubigung von Buchhaltungsbelegen.

Obwohl dies optional ist, kann es die Authentifizierung und die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten erleichtern. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit stellt dies eine praktische Alternative zur Unterschrift auf Papier dar.

Die Unterschrift (ob elektronisch oder nicht) ist ein wesentlicher Bestandteil des gesellschaftlichen Lebens und dient in erster Linie dazu, einen besseren Schutz vor nachträglichen Änderungen bestimmter Vertragsbedingungen zu gewährleisten, die möglicherweise unentdeckt bleiben könnten.

Sie findet ihren Platz in den folgenden Dokumenten:

• vom Steuerabzug;
• bei der Steuererhebung;
• zur Steuerbeitreibung.

Der Preis

Der Betrag der Gegenleistung (Lieferung einer Ware oder Erbringung einer Dienstleistung) ist selbstverständlich auf der Rechnung angegeben. 

Da es sich bei der Rechnungsstellung um eine internationale Transaktion handeln kann, ist es wichtig zu wissen, in welcher Währung bzw. in welchen Währungen der Preis angegeben werden muss:

• Inländische Gegenleistung. Wenn die Transaktion ausschliesslich innerhalb der Schweizer Grenzen stattfindet, dürfen die Preise nur in Schweizer Franken angegeben werden.
• Internationale Gegenleistung. Hat der Empfänger der Ware oder Dienstleistung seinen Wohnsitz im Ausland, wird der Gesamtbetrag in CHF angegeben, muss aber zusätzlich in die Heimatwährung des Kunden umgerechnet werden.
• Internationaler Geschäftspartner. Sollte Ihr Unternehmen hingegen im Rahmen einer B2B-Transaktion als Empfänger auftreten, werden die Beträge in der Währung des Dienstleisters angegeben, und der Gesamtpreis muss in Schweizer Franken umgerechnet werden.

Gut zu wissen: Die Währungsumrechnung kann insbesondere anhand des von der Eidgenössischen Zollverwaltung veröffentlichten offiziellen Wechselkurses erfolgen.

Neben den zweiseitigen Transaktionen wird die Hauptbuchhaltung eines Unternehmens traditionell in der Landeswährung oder in der Währung geführt, die bei seinen Geschäften am häufigsten verwendet wird.

Die Standardsprache einer Rechnung ist eine der Landessprachen (Französisch, Italienisch, Deutsch) oder, falls dies zweckmäßiger ist, Englisch.

Die Mehrwertsteuer (MwSt.)

Zur Erinnerung: Die Mehrwertsteuer, die sich auf Ihre Preisgestaltung auswirkt, hängt von Ihrer Geschäftstätigkeit ab und kann drei Arten annehmen:

• Der Regelsatz: 7,7 %. Er gilt für die meisten Verkäufe, wie beispielsweise Fahrzeuge, Schmuck, Kleidung oder Alkohol, sowie für erbrachte Dienstleistungen.
• Der Sondersatz: 3,7 %. Er gilt vor allem für die Beherbergungs- und Hotelleriebranche.
• Der ermäßigte Steuersatz: 2,5 %. Er gilt insbesondere für Güter des täglichen Bedarfs (Lebensmittel), für Gesundheitsprodukte (Arzneimittel) und für Kulturgüter (Bücher und Zeitungen).

Um die Mehrwertsteuer besser zu verstehen, empfehlen wir Ihnen, sich mit den Grundlagen, Sätzen und Befreiungen vertraut zu machen. Da jeder Fall einzigartig ist, können Sie sich auch von einem zugelassenen Exporteur oder der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) beraten lassen.

Rechnungsanforderung

Zusätzlich zur Verpflichtung der Unternehmen, eine vollständige und wahrheitsgetreue Buchführung zu führen, hat jeder Empfänger einer Leistung, deren Wert 400 CHF übersteigt, das Recht, eine Rechnung zu verlangen.

Die Rechnungsstellung kann dabei sowohl vom Dienstleister als auch von einem Subunternehmer übernommen werden (man spricht dann von Outsourcing). In jedem Fall liegt die Verantwortung für die Echtheit des Buchhaltungsbelegs beim Dienstleister.

Hinweis: Die Rechnung ist ein Buchhaltungsbeleg, der für den Vorsteuerabzug erforderlich ist und sowohl an eine natürliche als auch an eine juristische Person ausgestellt werden kann.

In diesem Zusammenhang ist es mindestens erforderlich, den Lieferanten (Dienstleister), den Kunden (Empfänger) sowie die erbrachte Leistung anzugeben. Weitere Angaben können gemäß Artikel 26 des Bundesgesetzes über die Mehrwertsteuer vorgeschrieben sein.

Bezahlung einer Rechnung

Zwar kann in der Rechnung eine Zahlungsfrist angegeben werden, doch bedeutet das Fehlen einer solchen Frist, dass die Zahlung sofort eingefordert werden kann. 

Bei Zahlungsverzug heißt es in Artikel 104 des Bundesgesetzes zur Ergänzung des Zivilgesetzbuches:

• Der in Verzug gesetzte Schuldner hat Verzugszinsen in Höhe von 5 % p. a. zu zahlen. Sollte im Vertrag zuvor ein niedrigerer Zinssatz vereinbart worden sein, tritt der Zinssatz von 5 % an dessen Stelle.
• Falls der in der Rechnung angegebene Zinssatz (z. B. der Skontozinssatz im B2B-Geschäft) über dem Moratoriumszinssatz von 5 % liegt, bleibt dieser bestehen.

Gut zu wissen: In der Schweiz dauert die Begleichung von Rechnungen im Durchschnitt zwischen 10 und 30 Tagen, und mehr als zwei Drittel werden innerhalb eines Monats beglichen.

Da jeder Fall individuell ist, steht Ihnen die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) gerne mit weiteren Auskünften zur Seite, um Sie bei Ihren Rechnungsstellungsvorgängen zu unterstützen.

Seine Kontaktdaten:

Eidgenössische Steuerverwaltung

Eigerstrasse 65

3003 Bern

Telefon: +41 58 46 271 06

Zusammenfassend lässt sich sagen:

• Anhand der Rechnung lässt sich die Echtheit der Gegenleistung feststellen;
• Die Rechnung ist nur dann rechtsgültig, wenn beide Parteien (Dienstleister und Empfänger) ihr zustimmen;
• Bei Transaktionen, die den Schwellenwert von 400 CHF überschreiten, ist eine Rechnung vorgeschrieben;
• Die Rechnung hat denselben Beweiswert, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch ausgestellt wird (gemäß dem Grundsatz der Beweismittelfreiheit);
• Die Rechnung wird sowohl in der Währung ausgestellt, die der Dienstleister hauptsächlich verwendet, als auch in der Währung, die der Empfänger hauptsächlich verwendet;
• Die Rechnung enthält einen Mehrwertsteuersatz, der je nach der betreffenden Leistung variiert;
• Die Rechnung muss auf einfache Anfrage des Begünstigten unbedingt vorgelegt werden;
• Bei Zahlungsverzug wird mindestens ein jährlicher Verzugszinssatz von 5 % fällig.