Rechnungsstellung in der Schweiz: 6 Angaben, die gemacht werden müssen

Die Begleichung einer Rechnung gilt als erfolgt, sobald der Zahlungsbetrag dem Zahlungsempfänger von seinem Kunden zur Verfügung gestellt wird. Damit der Buchungsbeleg jedoch gültig ist und den Vorsteuerabzug ermöglicht, müssen bestimmte Vorschriften eingehalten werden. Diese sind im Folgenden aufgeführt.

Schweizer Rechnung: Pflichtangaben

Die für die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlichen Standardangaben sind in Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (SR 641.20) aufgeführt.

#1 Identität der Unterzeichner

Das erste Kriterium besteht darin, die Identität jedes Unterzeichners genau festzustellen. Dienstleister und Kunde werden daher gebeten, ihren Namen und gegebenenfalls ihren Firmennamen anzugeben.

Hinweis: Es ist ratsam, dass die für die Bestellung zuständige Person im Kundenunternehmen ihren Vor- und Nachnamen angibt.

Weitere Angaben ermöglichen die Identifizierung des Dienstleistungsunternehmens, nämlich dessen Unternehmensidentifikationsnummer (IDE-Nr.). Diese hat nämlich den Vorteil, dass sie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält, die seit dem 1. Januar 2014 in der Form CHE-123.456-789 TVA darin enthalten ist.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) weist darauf hin, dass die Mehrwertsteuernummer je nach Fall auch in anderen Formen auftreten kann.

#2 Adressen der Unterzeichner

Es wird erwartet, dass sowohl die Adresse des Rechnungsempfängers als auch die des Kunden angegeben wird, unabhängig davon, ob es sich um den Firmensitz oder einen Wohnort handelt.

Ein Verkauf von Waren oder eine Dienstleistung, deren Gesamtbetrag 400 CHF nicht übersteigt, kann jedoch sowohl ohne Angabe der Adresse als auch ohne Nennung der Identität der Unterzeichner erfolgen. In einem solchen Fall gilt ein Kassenzettel als ausreichender Beleg.

#3 Gegenstand der Gegenleistung

Um sich über den Gegenstand der Gegenleistung zu einigen, muss deren Art präzisiert werden, d. h. die Art der Leistung (Sachen oder Dienstleistungen), ihre genaue Bezeichnung sowie ihr Umfang.

Dieser Beschreibung sind die Menge der einzelnen Waren oder Dienstleistungen sowie das Datum oder der Zeitraum des Verkaufs (bzw. des Leistungsbeginns) beizufügen, sofern dieses vom Datum der Rechnungsunterzeichnung abweicht.

Die Identifizierung der Rechnung anhand einer Nummer bestätigt ihre Einzigartigkeit. Diese Nummer muss mehrere Regeln erfüllen, nämlich:

• eine chronologische Reihenfolge einhalten;
• eine fortlaufende Reihenfolge einhalten;
• Teil einer eigenen Reihe sein (sofern die Geschäftstätigkeit des Unternehmens eine solche Maßnahme rechtfertigt).

#4 Preisgestaltung

Jede Produkt- und/oder Dienstleistungszeile muss den entsprechenden Stückpreis ohne Steuern (HT) enthalten.

Was die Gesamtleistung betrifft, gibt es zwei Fälle:

• Wenn dieser Preis ohne Mehrwertsteuer angegeben ist, muss der geltende Mehrwertsteuersatz zusätzlich angegeben werden;

• Wenn der Preis inklusive aller Steuern (inkl. MwSt.) angegeben wird, sollte der Hinweis „inkl. X % MwSt.“ enthalten sein.

Gut zu wissen: Zur Erinnerung: In der Schweiz gelten drei Mehrwertsteuersätze: der Normalsatz (7,7 %), der Sondersatz (3,7 %) und der ermäßigte Satz (2,5 %). Um diese Mechanismen besser zu verstehen, informieren Sie sich über die Grundlagen, Sätze und Ausnahmeregelungen der Schweizer Mehrwertsteuer.

Falls der Kunde beim Verkauf oder bei der Erbringung der Leistung einen Preisnachlass erhalten hat, muss dieser auf dem Rechnungsbeleg ordnungsgemäß ausgewiesen werden.

#5 Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsfristen und das Zahlungsdatum müssen auf der Rechnung angegeben sein. Hinzu kommen die Verzugszinsen, die bei verspäteter Zahlung anfallen.

Hinweis: Der in Artikel 104 des Bundesgesetzes vorgesehene jährliche Verzugszinssatz beträgt 5 %. Der Dienstleister kann jedoch einen höheren Zinssatz festlegen, der dann zur Anwendung kommt.
Skontobedingungen können die grundlegenden Zahlungsbedingungen ergänzen, beispielsweise bei rascher Begleichung der Zahlung durch den Kunden. Umgekehrt ist es möglich, das Fehlen eines Skontos festzulegen (man spricht dann von einer Netto-Rechnung).

#6 Unterschrift

Schließlich erlangt die Rechnung erst dann Rechtskraft, wenn sie vom Kunden ordnungsgemäß unterzeichnet wurde. In diesem Zusammenhang verleiht der in der Schweiz geltende Grundsatz der Beweismittelfreiheit elektronischen Signaturen dieselbe Rechtsgültigkeit wie handschriftlichen Unterschriften.

Tatsächlich umfasst der derzeit geltende Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit elektronische Dokumente in seiner Definition eines rechtlich zulässigen Buchungsbelegs.

Schweizer Rechnung: Rechtliche Aspekte

Versand der Rechnung

Sofern die oben genannten Vorschriften eingehalten werden, ist das Unternehmen berechtigt, die Rechnung in Papierform, aber auch (mit Zustimmung des Kunden) in elektronischer Form (beispielsweise als QR-Rechnung) oder in digitalisierter Form zu versenden.

Aufbewahrung der Rechnung

Das Fünfte Buch des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Obligationenrecht) weist in Artikel 958f darauf hin, dass das Unternehmen alle Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie die Geschäfts- und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren hat.

Somit behält der Gläubiger während des gesamten Zeitraums das Recht, vom Rechnungsempfänger (dem Kunden) einen Zahlungsnachweis zu verlangen.

Ungültige Rechnung

Auch wenn es zunächst widersinnig erscheint, trägt im Falle einer fehlerhaften Rechnungsstellung der Kunde die rechtliche Verantwortung. Ohne einen gültigen Zahlungsnachweis ist es ihm nicht möglich, den Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Aus diesem Grund obliegt es ihm, den Zahlungsempfänger so schnell wie möglich um die Neuausstellung einer Rechnung zu bitten, sobald ihm diese ungültig erscheint.

Auch wenn für die Erstellung einer Rechnung alle hier genannten Felder ordnungsgemäß ausgefüllt sein müssen, ist der gesamte Rechnungsstellungsprozess doch komplexer.

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