Rechnungsstellung in der Schweiz: 6 Angaben, die gemacht werden müssen

Die Begleichung einer Rechnung gilt in dem Moment als erfolgt, in dem die Mittel dem Zahlungsempfänger von seinem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Damit der Buchungsbeleg jedoch gültig ist und den Vorsteuerabzug ermöglicht, müssen bestimmte Vorschriften eingehalten werden. Hier erfahren Sie, welche.

Schweizer Rechnung: Pflichtangaben

Die für die ordnungsgemässe Erstellung einer Rechnung erforderlichen Standardangaben sind in Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (SR 641.20) aufgeführt.

#1 Identität der Unterzeichner

Das erste Kriterium besteht darin, die Identität jedes Unterzeichners genau zu bestimmen. Dienstleister und Kunde werden daher gebeten, ihren Namen und gegebenenfalls ihre Firmenbezeichnung anzugeben.

Hinweis : Es empfiehlt sich, dass die für die Bestellung zuständige Person innerhalb des Kundenunternehmens ihren Vor- und Nachnamen angibt.

Weitere Angaben ermöglichen die Identifizierung des leistungserbringenden Unternehmens, nämlich dessen Unternehmens-Identifikationsnummer (UID-Nr.). Diese hat den Vorteil, dass sie seit dem 1. Januar 2014 auch die Mehrwertsteuernummer in der Form CHE-123.456-789 MWST enthält.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) weist darauf hin, dass die Mehrwertsteuernummer je nach Fall auch andere Formen annehmen kann.

#2 Adressen der Unterzeichner

Es wird erwartet, dass sowohl die Adresse des Rechnungsempfängers als auch die des Kunden angegeben wird – unabhängig davon, ob es sich um den Sitz des Unternehmens oder einen Wohnort handelt.

Bei einem Warenverkauf oder einer Dienstleistung, deren Gesamtbetrag 400 CHF nicht übersteigt, kann sowohl auf die Adresse als auch auf die Identität der Unterzeichner verzichtet werden. In diesem Fall gilt ein Kassenbon als ausreichender Beleg.

#3 Gegenstand der Gegenleistung

Um sich über den Gegenstand der Gegenleistung zu einigen, muss deren Art präzisiert werden, d. h. die Art der Leistung (Waren oder Dienstleistungen), ihre genaue Bezeichnung sowie ihr Umfang.

Dieser Beschreibung sind die Menge des jeweiligen Waren- oder Dienstleistungstyps sowie das Datum oder der Zeitraum des Verkaufs (bzw. des Beginns der Leistungserbringung) beizufügen, sofern dieses vom Datum der Unterzeichnung der Rechnung abweicht.

Die Identifizierung der Rechnung anhand einer Nummer bestätigt ihren einmaligen Charakter. Diese Nummer muss mehreren Regeln entsprechen, nämlich:

• eine chronologische Reihenfolge einhalten;
• eine fortlaufende Folge einhalten;
• Teil einer eigenen Nummernreihe sein (sofern die Geschäftstätigkeit des Unternehmens dies rechtfertigt).

#4 Preisgestaltung

Jede Produkt- und/oder Dienstleistungsposition muss den entsprechenden Stückpreis exklusive Mehrwertsteuer (exkl. MWST) enthalten.

Was den Gesamtbetrag der Leistung betrifft, sind zwei Fälle zu unterscheiden:

• wird dieser exklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen, muss zusätzlich der geltende Mehrwertsteuersatz (MWST) angegeben werden;

• wird dieser inklusive aller Steuern (inkl. MWST) ausgewiesen, wird der Hinweis „MWST von X % inbegriffen” erwartet.

Gut zu wissen : Zur Erinnerung: In der Schweiz gelten drei Sätze: der Normalsatz (7,7 %), der Sondersatz (3,7 %) und der reduzierte Satz (2,5 %). Um diese Mechanismen besser zu verstehen, informieren Sie sich über die Grundlagen, Sätze und Befreiungsmodalitäten der Schweizer Mehrwertsteuer.

Sollte der Kunde beim Verkauf oder bei der Erbringung der Leistung einen Preisnachlass erhalten haben, muss dieser ordnungsgemäss auf dem Buchungsbeleg vermerkt werden.

#5 Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsfristen und das Fälligkeitsdatum müssen auf der Rechnung angegeben sein. Ergänzt werden diese durch die bei Zahlungsverzug geltenden Verzugszinssätze.

Hinweis : Der in Artikel 104 des Bundesgesetzes vorgesehene jährliche Verzugszinssatz beträgt 5 %. Der Dienstleister kann jedoch einen höheren Satz festlegen, der dann massgebend ist.
Ergänzend zu den grundlegenden Zahlungsbedingungen können Skontobedingungen vereinbart werden, etwa bei rascher Zahlung durch den Kunden. Umgekehrt kann auch das Fehlen eines Skontos festgelegt werden (man spricht dann von einer Nettorechnung).

#6 Unterschrift

Schliesslich erlangt die Rechnung erst dann Rechtsgültigkeit, wenn sie vom Kunden ordnungsgemäss unterzeichnet wurde. Vor diesem Hintergrund verleiht der in der Schweiz geltende Grundsatz der freien Beweiswürdigung elektronischen Unterschriften dieselbe Rechtsgültigkeit wie handschriftlichen Unterschriften.

Tatsächlich umfasst der derzeit geltende Grundsatz der Ordnungsmässigkeit Dokumente auf elektronischem Datenträger in seiner Definition eines rechtlich zulässigen Buchungsbelegs.

Schweizer Rechnung: rechtliche Aspekte

Versand der Rechnung

Sofern die oben genannten Vorschriften eingehalten werden, ist das Unternehmen berechtigt, die Rechnung in Papierform zu versenden, aber auch – mit Zustimmung des Kunden – in elektronischer Form (zum Beispiel als QR-Rechnung) oder digitalisiert.

Aufbewahrung der Rechnung

Das fünfte Buch des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Obligationenrecht) weist in Artikel 958f darauf hin, dass das Unternehmen sämtliche Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie die Geschäfts- und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren hat.

So behält der Gläubiger während der gesamten Dauer dieser Frist das Recht, vom Rechnungsschuldner (dem Kunden) einen Zahlungsnachweis zu verlangen.

Ungültige Rechnung

So kontraintuitiv es auch erscheinen mag, trägt im Falle einer fehlerhaften Rechnungsstellung der Kunde die rechtliche Verantwortung. Ohne einen gültigen Zahlungsnachweis ist es ihm nicht möglich, den Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Aus diesem Grund obliegt es ihm, den Rechnungsempfänger so rasch wie möglich um die Neuausstellung einer Rechnung zu bitten, sobald diese ihm ungültig erscheint.

Auch wenn für die Ausstellung einer Rechnung sämtliche hier genannten Angaben ordnungsgemäss vorhanden sein müssen, bleibt der gesamte Rechnungsstellungsprozess deutlich komplexer.

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