Schweizer Unternehmen: Wie stellt man einem ausländischen Kunden eine Rechnung aus?
Als verbindliches Buchhaltungsdokument zwischen Kunde und Dienstleister ist die Rechnung sowohl in der Schweiz als auch im Ausland zwingend erforderlich, um jede geschäftliche Transaktion zu bestätigen.
• Eine internationale Rechnung muss zusätzlich zum CHF-Betrag den Betrag in Fremdwährung enthalten, idealerweise zum von der ESTV veröffentlichten Tageskurs.
• Die Rechnungssprache muss für den Kunden verständlich sein; eine französische und eine fremdsprachige Version zu erstellen erleichtert Steuerprüfungen.
• Die Schweizer MWST gilt nicht für ausländische Kunden: Die MWST-Befreiung und der entsprechende Gesetzesartikel müssen auf der Rechnung vermerkt werden.
Ob Dienstleistung oder Warenverkauf, ob Verkauf an eine Privatperson oder an ein anderes Unternehmen: Die Rechnung steht im Zentrum des Buchhaltungsprozesses eines Unternehmens. Während sie zwischen zwei Parteien, die sich im selben Land befinden, verhältnismässig einfach auszustellen ist (da die steuerlichen und buchhalterischen Regeln dieselben bleiben), wie sieht es dann mit der Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden aus?
Rechnung an einen ausländischen Kunden: Welche Normen gelten?
Wahl der Währungen
Auch wenn der Schweizer Franken auf einer internationalen Rechnung weiterhin seinen Platz hat, muss zusätzlich der Gesamtbetrag in der Fremdwährung angegeben werden (ebenso wie sämtliche Preise für jede Position an Produkten und/oder Dienstleistungen).
Um eine Umrechnung sicherzustellen, die dem geltenden Wechselkurs zwischen den beiden Währungen treu bleibt, können Sie den von der ESTV täglich aktualisierten Tageskurs in Fremdwährungen verwenden.
Wahl der Sprache
Wichtig bei einer Rechnung ist, dass sie vom Kunden verstanden werden kann. Falls Sie die Sprache Ihres Ansprechpartners nicht beherrschen, ist Englisch immer eine Notlösung.
Achtung : Vergewissern Sie sich dennoch, dass die Sprache Shakespeares vom Kunden auch wirklich verstanden wird! In manchen Ländern, wie beispielsweise China, sind zweisprachige Englischsprechende nach wie vor in der Minderheit.
Denken Sie daran, dass die Beherrschung der Sprache Ihrer Kundschaft als Dienstleister einen Wettbewerbsvorteil darstellt, den Sie nicht unterschätzen sollten.
Je nach den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln und der Rentabilität, die dieser Schritt für Ihr Unternehmen bedeuten könnte, kann es sinnvoll sein, eine solche Aufgabe auszulagern: Eine einmalige Übersetzung Ihrer Musterrechnung könnte sich langfristig auszahlen und dazu beitragen, Ihre Kundschaft zu binden.
Gut zu wissen : Sollte es eines Tages zu einer Steuerprüfung kommen, ist es ideal, zwei Kopien Ihrer Rechnung vorzulegen: eine auf Englisch oder in der jeweiligen Fremdsprache und eine auf Französisch.
Rechnung an einen ausländischen Kunden: Wie wird die Mehrwertsteuer gehandhabt?
Befreiung
Da im Rahmen einer internationalen Rechnungsstellung die Mehrwertsteuer (MWST) vom Land Ihres Kunden und dessen Steuergesetzgebung bestimmt wird, findet die schweizerische Mehrwertsteuer keine Anwendung – unabhängig davon, ob es sich um eine Dienstleistung oder um eine Warenausfuhr handelt.
Damit Ihre Rechnung als gültig anerkannt wird, muss sie dennoch den Vermerk „Mehrwertsteuerbefreiung“ tragen, versehen mit der Nummer des Artikels, der diese Befreiung rechtfertigt.
Hinweis : In diesem Fall ist es der Artikel 23 des Mehrwertsteuergesetzes, der in den meisten Fällen massgebend ist.
Da sich die Regelung je nach Land, in dem Ihre Kundschaft ansässig ist, unterscheidet, kann Ihnen ein von der ESTV zugelassener Exporteur präzise Auskunft zur Ausfuhr Ihrer Waren oder zur Erbringung Ihrer Dienstleistungen geben.
Sonderfälle
Vorübergehende Ausfuhr
Eine eher untypische Situation betrifft die vorübergehende Ausfuhr von Waren in ein anderes Land. Da bei dieser Art von Vorgang kein Verkauf zustande kommt (die Ware wird anschliessend wieder in die Schweiz zurückgeführt), ist die Mehrwertsteuer des Gastlandes ebenso befreit wie die Schweizer Mehrwertsteuer.
Dieser Fall tritt insbesondere im Rahmen der Teilnahme an Messen, Ausstellungen oder Salons ein. Leider bringt eine solche Initiative weitere Kosten mit sich, nämlich jene, die mit der Einschaltung eines Spediteurs oder einer besonderen Anfrage an den Transporteur verbunden sind.
So übersteigen die durch diese Art von Vorgehen entstehenden Kosten in der Regel die Mehrwertsteuerkosten.
Gut zu wissen: Das Beschaffen eines ATA-Carnets im Rahmen einer internationalen Werbetour ermöglicht es, diese Ausgaben zu umgehen.
Abholung der Ware
Eine weitere, seltenere Möglichkeit besteht darin, dass ein ausländischer Kunde seine Ware direkt auf Schweizer Boden abholt. In diesem Fall – und weil die Leistung in der Schweiz erbracht wird – kann die Mehrwertsteuer nicht befreit werden.
Rechnung an einen ausländischen Kunden: besondere Handhabung
Abgesehen vom Vermerk der Mehrwertsteuerbefreiung ist kein weiterer gesetzlicher Hinweis erforderlich. Somit sind die Angaben auf einer an einen ausländischen Kunden gerichteten Rechnung vergleichbar mit den Pflichtangaben, die Sie auf diesem Buchhaltungsdokument innerhalb der Schweizer Grenzen finden.
Aufgrund der Schwankungen des Wechselkurses zwischen dem Schweizer Franken und anderen Fremdwährungen ist es am besten, den letztlich auf Ihr Bankkonto zurückgeführten Betrag als Buchwert in CHF zu belassen.
Mehrwertsteuerbefreiung, keine besondere Einschränkung ausser der Sprache Ihrer Kundschaft… Die grösste Unsicherheit bei der Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden bleibt weiterhin das Wechselkursrisiko.
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