Kostenvoranschlag in der Schweiz: 4 Angaben, die ausgefüllt werden müssen

So wie der Bestellschein und die Rechnung beim Abschluss eines Verkaufs von Waren und/oder Dienstleistungen eine wichtige Rolle spielen, ist der Kostenvoranschlag sowohl in geschäftlicher Hinsicht als auch für die Buchhaltung eines Unternehmens ein zentrales Dokument. Ein genauer Blick auf die vier Angaben, die zwingend enthalten sein müssen, damit dieses Dokument rechtsgültig ist.

Rechtsgültigkeit des Kostenvoranschlags

Pflichtcharakter

Der Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das nur unter bestimmten Voraussetzungen zwingend vorgeschrieben ist, und zwar:

• Arbeiten und Reparaturen im Wert von mehr als 150 CHF;
• Honorarüberschreitungen im Gesundheitswesen im Wert von mehr als 70 CHF;
• Umzüge.

Abgesehen von diesen Tätigkeiten ist die Ausstellung eines Kostenvoranschlags zwar nicht zwingend vorgeschrieben, bringt jedoch zwei wesentliche Vorteile mit sich: Einerseits verpflichtet er den Kunden (nach seiner Bestätigung) zur Zahlung der vereinbarten Preise, andererseits verleiht er dem Dienstleister mehr Glaubwürdigkeit.

Gut zu wissen: Da die Erstellung eines Kostenvoranschlags vor der Leistungserbringung häufig als eine Art stillschweigende Vorabverpflichtung wahrgenommen wird, erhöht sie tendenziell die Konversionsrate bei Interessenten.

Konkret gilt: Auch wenn die Pflicht zur Erstellung eines Kostenvoranschlags nur bestimmte Sonderfälle betrifft, ist es vor allem aus Gründen der Professionalität üblich, dieses Dokument dennoch auszustellen.

Rechtlicher Charakter

Je nachdem, ob der Kostenvoranschlag verbindlich (Geschäftsangebot) oder unverbindlich (Schätzung) ist, entsprechen die angegebenen Preise entweder dem genauen Preis der Gegenleistung oder einem Richtpreis.

Mit anderen Worten: Ein verbindlicher Kostenvoranschlag verpflichtet den Dienstleister, die angegebenen Preise einzuhalten, und zwar auch dann, wenn sich die Produktionskosten als höher als erwartet erweisen.

Umgekehrt liefert ein unverbindlicher Kostenvoranschlag lediglich eine Schätzung des Gesamtbetrags und kann in manchen Fällen sogar auf jede Preisangabe verzichten. Die so angegebene Schätzung darf jedoch rechtlich gesehen nicht mehr als 10 % unter der tatsächlichen Endabrechnung der Gegenleistung liegen (damit dem Kunden nicht von vornherein ein zu attraktiver, weil zu stark unterschätzter Preis in Aussicht gestellt wird).

Zu beachten: Die Angabe eines im Kostenvoranschlag bewusst niedriger als vorgesehen ausgewiesenen Preises (um den Interessenten zu überzeugen) ist daher unzulässig.

Auch der Dienstleister ist durch den Kostenvoranschlag abgesichert, insbesondere bei Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall.

Ob verbindlich oder nicht, der Kostenvoranschlag wird dem Interessenten in der Regel kostenlos ausgestellt. Andernfalls muss dessen kostenpflichtiger Charakter im Voraus angekündigt und im Dokument vermerkt werden.

Pflichtangaben im Kostenvoranschlag

#1 Angaben zu den Unterzeichnern

Genau wie die Rechnung und der Bestellschein ist auch der Kostenvoranschlag ein Buchhaltungsbeleg, auf dem Name und Adresse des Dienstleisters angegeben sind. Handelt es sich beim Dienstleister um eine Einzelunternehmerin oder einen Einzelunternehmer, genügen Vor- und Nachname. Bei einer Gesellschaft ist die Firmenbezeichnung anzugeben.

Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ist ebenfalls anzugeben. Seit 2014 enthält diese die Mehrwertsteuernummer des Unternehmens in folgender Form: CHE-123.456-789 MWST.

Ebenso müssen Name und Adresse des Kunden auf dem Kostenvoranschlag angegeben sein. Handelt es sich um ein Unternehmen, empfiehlt es sich, zusätzlich Vor- und Nachname der zur Bestellung berechtigten Person aufzuführen.

Schliesslich enthält der Kostenvoranschlag das Datum der Gegenleistung. Handelt es sich um eine Dienstleistung und nicht um einen Warenverkauf, wird in der Regel empfohlen, auch deren Dauer anzugeben.

#2 Bestellmodalitäten

Jede Zeile gibt Art, Menge und Preis der jeweiligen Dienstleistung und/oder Ware an. Dieser Preis muss sowohl exklusive Mehrwertsteuer (exkl. MWST) als auch inklusive Mehrwertsteuer (inkl. MWST) ausgewiesen werden.

Der Betrag der Mehrwertsteuer (MWST) ist ebenfalls anzugeben. Zur Erinnerung: In der Schweiz gibt es drei unterschiedliche MWST-Sätze:

• der Normalsatz von 7,7 %;
• der Sondersatz von 3,7 %;
• der reduzierte Satz von 2,5 %.

Gut zu wissen: Die verschiedenen Anwendungsfälle dieser Sätze finden Sie in unserem Leitfaden zur Schweizer Mehrwertsteuer 2021.

Der Gesamtbetrag, inklusive MWST ausgewiesen, muss bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag stets mit einem Hinweis wie „Richtpreis” versehen sein.

Trotz dieses Hinweises muss die Kostenkalkulation des Dienstleisters so genau wie möglich sein, da er ab der Unterzeichnung des Kostenvoranschlags durch den Kunden dafür haftet.

Wenn Sie die genauen Bedürfnisse des Kunden berücksichtigen und die mit der Leistung verbundenen Kosten auflisten, fällt es Ihnen leichter, den im Kostenvoranschlag ausgewiesenen Betrag zu begründen.

Diese Kosten können beispielsweise entstehen durch:

• Rohstoffe;
• Bauteile;
• Arbeitskraft;
• Logistik.

Um sich vor einem möglichen Rechtsstreit zu schützen, bewahren Sie sämtliche Belege zu diesen Ausgaben sorgfältig auf.

#3 Verkaufsbedingungen

Neben den Preismodalitäten sind im Kostenvoranschlag auch die Zahlungsbedingungen aufgeführt, insbesondere die vom Dienstleister akzeptierten Zahlungsmittel (Überweisung, Bargeld, Scheck usw.) sowie die Zahlungsfristen. Letztere bleiben zwischen den beiden Parteien verhandelbar.

Der Einfachheit halber können die Bankverbindung des Dienstleisters (Kontonummer, IBAN usw.) am Ende des Dokuments aufgeführt werden. Gleiches gilt für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die bei Bedarf als Anhang beigelegt werden können.

#4 Gültigkeit des Kostenvoranschlags

Damit der Kostenvoranschlag rechtlich anerkannt ist, müssen mehrere Angaben ergänzt werden, und zwar:

• seine Referenznummer;
• seine Gültigkeitsdauer;
• sein Ausstellungsdatum (fakultative Angabe).

Erst die datierte Unterschrift des Kunden zusammen mit dem Vermerk „gelesen und genehmigt” macht aus dem Kostenvoranschlag einen echten Handelsvertrag, der beide Parteien bindet.

Achten Sie schliesslich im Interesse eines reibungslosen Ablaufs darauf, dass:

• Sie den Kostenvoranschlag direkt von der Geschäftsleitung oder einer zuständigen Person erstellen lassen und dabei bestehende Kostenvoranschlagsvorlagen in Excel oder anderer Buchhaltungssoftware nutzen;
• Sie festhalten, dass der Kostenvoranschlag tatsächlich vor dem Leistungsdatum erstellt wurde;
• Sie prüfen, dass die Bedingungen des Kostenvoranschlags nach Unterzeichnung und Rücksendung durch den Kunden unverändert bleiben.

Der Kostenvoranschlag trägt ebenso zum Markenimage des Unternehmens bei wie zur Konversion von Interessenten und zur Absicherung beider Parteien im Streitfall. Auch wenn die angegebenen Preise nicht immer exakt sind, sollten sie dem tatsächlichen Betrag der Leistung möglichst nahekommen.

Bei internationalen Gegenleistungen verstärkt die Wechselkursproblematik diese Annäherung zusätzlich: Erfahren Sie, wie Sie einem ausländischen Kunden regelkonform eine Rechnung stellen.