Preventivo in Svizzera: 4 dati da inserire

Così come l’ordine di acquisto e la fattura rivestono un ruolo fondamentale nella conclusione di una vendita di beni e/o servizi, anche il preventivo è un documento fondamentale sia dal punto di vista commerciale che contabile per un’azienda. Vediamo più da vicino i 4 campi che è indispensabile includere per rendere questo documento giuridicamente valido.

Valore giuridico del preventivo

Campo obbligatorio

Il preventivo è un documento richiesto solo a determinate condizioni, ovvero:

• interventi e riparazioni di importo superiore a 150 CHF;
• supplementi sulle prestazioni sanitarie di importo superiore a 70 CHF;
• i traslochi.

Oltre a queste attività, l’emissione del preventivo non è obbligatoria, ma comporta due vantaggi fondamentali: da un lato, una volta approvato, impegna il cliente a pagare le tariffe concordate; dall’altro, conferisce maggiore credibilità al fornitore.

Buono a sapersi: poiché viene spesso percepita come un primo impegno implicito, la preparazione di un preventivo prima dell’erogazione del servizio tende ad aumentare il tasso di conversione tra i potenziali clienti.

In pratica, sebbene l’obbligatorietà del preventivo riguardi solo alcuni casi specifici, è soprattutto per una questione di professionalità che è buona norma redigere comunque tale documento.

Validità giuridica

A seconda che il preventivo abbia carattere vincolante (offerta commerciale) o non vincolante (stima), le tariffe indicate rappresenteranno rispettivamente il prezzo esatto della prestazione o un prezzo puramente indicativo.

In altre parole, un preventivo vincolante obbliga il fornitore a rispettare le tariffe indicate, anche qualora i costi di produzione risultassero superiori al previsto.

Al contrario, un preventivo non vincolante fornisce una semplice stima dell’importo totale e, in alcuni casi, può anche non includere alcuna indicazione di prezzo. Tuttavia, la stima così indicata non può, per legge, essere inferiore di oltre il 10% alla fatturazione finale effettiva della prestazione (ciò al fine di non promettere inizialmente al cliente un prezzo troppo allettante perché sottostimato).

Da notare: inserire nel preventivo un prezzo volutamente inferiore a quello previsto (al fine di convincere il potenziale cliente) è quindi illegale.

Per quanto riguarda il fornitore, anche quest’ultimo è tutelato dal preventivo, in particolare in caso di ritardi nei pagamenti o di mancati pagamenti.

Che sia vincolante o meno, il preventivo viene solitamente fornito al potenziale cliente a titolo gratuito. In caso contrario, il fatto che sia a pagamento deve essere comunicato in anticipo e specificato nel documento.

Informazioni obbligatorie da riportare nel preventivo

#1 Informazioni sui firmatari

Proprio come la fattura e l’ordine di acquisto, il preventivo è un documento contabile in cui figurano il nome e l’indirizzo del fornitore. Se il fornitore è un imprenditore individuale, sono sufficienti il cognome e il nome. Nel caso di una società, occorre indicare la ragione sociale. 

Occorre indicare anche il numero di identificazione delle imprese (IDE). Dal 2014, tale numero include il numero di partita IVA dell’impresa nel formato: CHE-123.456-789 IVA.

Allo stesso modo, il preventivo deve riportare il nome e l’indirizzo del cliente. Se si tratta di un’azienda, è preferibile indicare anche il nome e il cognome della persona autorizzata a effettuare l’ordine.

Infine, il preventivo indica la data di esecuzione della prestazione. Se si tratta di una prestazione di servizi e non di una vendita di merci, è generalmente consigliabile specificarne la durata.

#2 Modalità di ordinazione

Ogni riga indica la natura, la quantità e il prezzo di ciascun servizio e/o prodotto in questione. Tale prezzo deve essere indicato sia al netto delle imposte (IVA esclusa) sia al lordo delle imposte (IVA inclusa).

È indicato anche l’importo dell’imposta sul valore aggiunto (IVA). Si ricorda che in Svizzera esistono tre diverse aliquote IVA:

• il tasso normale al 7,7%;
• il tasso speciale del 3,7%;
• l’aliquota ridotta al 2,5%.

Buono a sapersi: i diversi casi di applicazione di queste aliquote sono disponibili nella nostra guida sull’IVA svizzera nel 2021.

L’importo totale, espresso al netto delle imposte, deve sempre essere accompagnato da una dicitura del tipo «prezzo indicativo» nel caso di un preventivo non vincolante. 

Nonostante questa precisazione, il preventivo del fornitore deve essere il più preciso possibile, poiché questi ne è responsabile dal momento della firma del preventivo da parte del cliente.

Tenere conto delle esigenze specifiche del cliente ed elencare i costi relativi al servizio vi aiuterà a giustificare l’importo indicato nel preventivo.

Tali spese possono derivare, ad esempio, da:

• materie prime;
• dei componenti;
• della manodopera;
• della logistica.

Al fine di tutelarsi da eventuali controversie, si raccomanda di conservare con cura tutti i documenti giustificativi relativi a tali spese.

#3 Condizioni di vendita

Oltre alle modalità tariffarie, nel preventivo figurano anche le condizioni di pagamento, in particolare i mezzi di pagamento accettati dal fornitore (bonifico, contanti, assegno…) e i termini di pagamento. Questi ultimi rimangono comunque negoziabili tra le due parti.

Per maggiore comodità, i dati bancari dell’azienda fornitrice (codice bancario, IBAN…) possono essere riportati in calce al documento. Lo stesso vale per le Condizioni generali di vendita (CGV), che possono essere allegate se necessario.

#4 Validità del preventivo

Per rendere un preventivo un documento giuridicamente valido è necessario aggiungere diversi campi, ovvero:

• il suo numero di riferimento;
• la sua durata di validità;
• la data di emissione (campo facoltativo).

È la firma datata del cliente, accompagnata dalla dicitura «per l’accordo», a trasformare il preventivo in un vero e proprio contratto commerciale vincolante per entrambe le parti.

Infine, al fine di garantire il corretto svolgimento del processo, assicurarsi di:

• far redigere il preventivo direttamente dal titolare dell’azienda o da una persona competente, e avvalersi dei modelli di preventivo già disponibili in Excel o in altri programmi di contabilità;
• specificare che il preventivo è stato redatto prima della data di esecuzione del servizio;
• verificare che i termini del preventivo rimangano invariati dopo la firma e la restituzione da parte del cliente.

Il preventivo contribuisce sia all’immagine aziendale che alla conversione dei potenziali clienti e alla tutela di entrambe le parti in caso di controversia. Anche se i prezzi indicati non sono sempre esatti, devono avvicinarsi il più possibile all’importo effettivo del servizio.

Nel contesto delle transazioni internazionali, la questione del tasso di cambio complica ulteriormente la situazione: scopri come fatturare un cliente straniero nel rispetto delle norme.