Preventivo in Svizzera: 4 dati da inserire

Così come l’ordine di acquisto e la fattura svolgono un ruolo fondamentale nella conclusione di una vendita di beni e/o servizi, anche il preventivo rappresenta un documento centrale sia sul piano commerciale sia su quello contabile per un’azienda. Ecco uno sguardo ravvicinato ai 4 campi indispensabili da inserire per rendere questo documento giuridicamente valido.

Valore giuridico del preventivo

Carattere obbligatorio

Il preventivo è un documento richiesto solo a determinate condizioni, ovvero:

• lavori e riparazioni di importo superiore a 150 CHF;
• supplementi di onorario nel settore sanitario di importo superiore a 70 CHF;
• i traslochi.

Al di là di queste attività, l’emissione del preventivo non è obbligatoria, ma comporta due vantaggi principali: da un lato, una volta approvato, impegna il cliente a saldare le tariffe indicate; dall’altro, conferisce maggiore credibilità al fornitore.

Buono a sapersi: poiché viene spesso percepito come un primo impegno tacito, predisporre un preventivo prima della prestazione tende ad aumentare il tasso di conversione tra i potenziali clienti.

In concreto, sebbene l’obbligo di redigere un preventivo riguardi solo alcuni casi particolari, è soprattutto per motivi di professionalità che è buona norma produrre comunque questo documento.

Carattere legale

A seconda che il preventivo abbia carattere vincolante (offerta commerciale) o non vincolante (stima), le tariffe indicate rappresenteranno rispettivamente il prezzo esatto della prestazione oppure un prezzo puramente indicativo.

In altre parole, un preventivo vincolante impegna il fornitore a rispettare le tariffe indicate, anche qualora i costi di produzione risultassero superiori al previsto.

Al contrario, un preventivo non vincolante fornisce una semplice stima dell’importo totale e, in alcuni casi, può anche fare a meno di qualsiasi indicazione tariffaria. Tuttavia, la stima così indicata non può legalmente essere inferiore di oltre il 10% rispetto alla fatturazione finale reale della prestazione (ciò al fine di non promettere inizialmente al cliente un prezzo troppo allettante perché eccessivamente sottostimato).

Da notare: inserire nel preventivo un prezzo volutamente inferiore a quello previsto (per convincere il potenziale cliente) è pertanto illegale.

Anche il fornitore, dal canto suo, è tutelato dal preventivo, in particolare in caso di ritardo nei pagamenti o di mancato pagamento.

Vincolante o meno, il preventivo viene generalmente rilasciato al potenziale cliente a titolo gratuito. In caso contrario, il suo carattere oneroso deve essere comunicato in anticipo e specificato nel documento.

Informazioni obbligatorie nel preventivo

#1 Informazioni relative ai firmatari

Proprio come la fattura e l’ordine di acquisto, il preventivo è un documento contabile che riporta nome e indirizzo del fornitore. Se il fornitore è un imprenditore individuale, sono sufficienti nome e cognome. Nel caso di una società, occorre indicare la sua ragione sociale.

Occorre indicare anche il numero di identificazione delle imprese (IDI). Dal 2014, tale numero include il numero di partita IVA dell’impresa nel formato: CHE-123.456-789 IVA.

Allo stesso modo, nome e indirizzo del cliente devono figurare sul preventivo. Se si tratta di un’azienda, è preferibile indicare anche nome e cognome della persona autorizzata a effettuare l’ordine.

Infine, il preventivo indica la data della prestazione. Se riguarda una prestazione di servizi e non una vendita di merci, si consiglia generalmente di indicarne anche la durata.

#2 Modalità dell’ordine

Ogni riga indica la natura, la quantità e il prezzo di ciascun servizio e/o bene interessato. Questo prezzo deve essere espresso sia al netto delle imposte (IVA esclusa) sia al lordo delle imposte (IVA inclusa).

Vi è indicato anche l’importo dell’imposta sul valore aggiunto (IVA). Si ricorda che in Svizzera esistono tre aliquote IVA differenti:

• l’aliquota normale del 7,7%;
• l’aliquota speciale del 3,7%;
• l’aliquota ridotta del 2,5%.

Buono a sapersi: i diversi casi di applicazione di queste aliquote sono disponibili nella nostra guida sull’IVA svizzera nel 2021.

L’importo totale, espresso IVA inclusa, deve sempre essere accompagnato da una dicitura del tipo «prezzo indicativo» nel caso di un preventivo non vincolante.

Nonostante questa indicazione, la stima dei costi da parte del fornitore deve essere il più precisa possibile, poiché quest’ultimo ne assume la responsabilità dal momento della firma del preventivo da parte del cliente.

Tenere conto delle esigenze precise del cliente ed elencare le spese specifiche della prestazione vi aiuterà a giustificare l’importo indicato sul preventivo.

Tali spese possono derivare, ad esempio, da:

• materie prime;
• componenti;
• manodopera;
• logistica.

Per tutelarvi da un’eventuale controversia, conservate con cura tutti i documenti giustificativi relativi a queste spese.

#3 Condizioni di vendita

Oltre alle modalità tariffarie, sul preventivo figurano anche le condizioni di pagamento, in particolare i mezzi di pagamento accettati dal fornitore (bonifico, contanti, assegno…) nonché i termini di pagamento. Questi ultimi restano comunque negoziabili tra le due parti.

Per maggiore comodità, i dati bancari dell’azienda fornitrice (coordinate bancarie, IBAN…) possono essere riportati in fondo al documento. Lo stesso vale per le Condizioni generali di vendita (CGV), allegabili se necessario.

#4 Validità del preventivo

Per rendere il preventivo un documento giuridicamente valido occorre aggiungere diversi campi, ovvero:

• il suo numero di riferimento;
• la sua durata di validità;
• la sua data di emissione (campo facoltativo).

È la firma datata del cliente, accompagnata dalla dicitura «per accettazione», a trasformare il preventivo in un vero e proprio contratto commerciale vincolante per entrambe le parti.

Infine, per garantire il corretto svolgimento del processo, verificate che:

• fate redigere il preventivo direttamente dal titolare dell’azienda o dalla persona competente, avvalendovi dei modelli di preventivo già disponibili in Excel o in altri software di contabilità;
• specificate che il preventivo è stato effettivamente redatto prima della data della prestazione;
• verificate che i termini del preventivo restino invariati dopo la firma e la restituzione da parte del cliente.

Il preventivo contribuisce tanto all’immagine del marchio dell’azienda quanto alla conversione dei potenziali clienti e alla tutela di entrambe le parti in caso di controversia. Se i prezzi indicati non sono sempre esatti, devono comunque avvicinarsi il più possibile all’importo effettivo della prestazione.

Nell’ambito di prestazioni internazionali, la questione del tasso di cambio accentua ulteriormente questa approssimazione: scoprite come fatturare un cliente straniero nel rispetto delle norme.