QR-Rechnungen: einfache und schnelle digitale Zahlungen

Der QR-Code, die Abkürzung für „Quick Response Code“, ist ein zweidimensionaler Strichcode, der zahlreiche Informationen enthält. Bei asiatischen Verbrauchern sehr beliebt, vereinfacht das Bezahlen per QR-Code mit dem Smartphone alltägliche Transaktionen erheblich. Mit diesem Ziel der Vereinfachung, übertragen auf die Ebene der Banken und Unternehmen, hat der Schweizer Branchenriese SIX Group die Entwicklung der QR-Rechnung vorangetrieben, die heute immer häufiger zum Einsatz kommt.

Entstehungsgeschichte der Einführung der QR-Rechnung

Es war die Finanzgesellschaft SIX Group, die seit 1996 die Schweizer Börse betreibt, die die Einführung der QR-Rechnung in der Schweiz initiiert hat.

Eine Modernisierung des Zahlungssystems, die in mehreren Etappen erfolgte:

• Im Jahr 2016 kündigt die SIX Group ihre Absicht an, den ISO-20022-Standard einzuführen, um die Finanzströme zwischen den Bankinstituten zu harmonisieren und zu modernisieren. Daraufhin bereiten die rund 208 betroffenen Banken diese bedeutende Umstellung auf Dezember 2017 vor, wobei insbesondere das DTA-Format (für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Finanzinstituten) durch pain.001 ersetzt wird.

• Am 15. November 2018 kündigt die SIX Group die Einführung der neuen Einzahlungsscheine (der vierten Version bis heute) für den Sommer 2020 an und präzisiert, dass diese weiss sein und über einen QR-Code verfügen werden, der die Dateneingabe erleichtert und Fehler minimiert.

• Seit dem 30. Juli 2020 werden die klassischen Einzahlungsscheine, das heisst die Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) und die roten Einzahlungsscheine (ES), nach und nach durch die neue Schweizer QR-Rechnung ersetzt.

Vorstellung der QR-Rechnung

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsformular, das seit dem 30. Juli 2020 in der Schweiz verwendet wird. Sie soll den Schweizer Zahlungsverkehr modernisieren und ermöglicht eine vollständig digitale Verarbeitung von Rechnungen ohne Medienbruch, wodurch eine effiziente, praktische und automatische Zahlung ermöglicht wird; genau deshalb bietet b-sharpe seinen Kunden die QR-Rechnung für ihre Geldtransfers an!

Gut zu wissen: Die QR-Rechnung schliesst den Erhalt von Papierrechnungen nicht aus. Im Gegenteil, sie vereinfacht den Ablauf, da es zwischen Rechnungsstellung, Versand und Zahlungsauftrag keinen Medienbruch gibt. Der Empfänger muss lediglich den QR-Code scannen und die Zahlung bestätigen.

Aufbau der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung zeichnet sich durch den im Zahlungsteil aufgedruckten Swiss QR-Code aus. Dieser enthält die verschiedenen Zahlungsinformationen, die für die Validierung der Transaktion erforderlich sind.

Ausserdem gliedert sich der Zahlungsteil in zwei getrennte Bereiche:

• die für die Ausführung der Zahlung erforderlichen Informationen in digitaler Form (Swiss QR Code);
• die für die Ausführung der Zahlung erforderlichen Informationen in Textform (lesbarer Text).

Dieser letzte Teil ist insofern wesentlich, als er es dem Rechnungsempfänger ermöglicht, die Gültigkeit der im QR-Code enthaltenen Zahlungsinformationen rasch zu überprüfen oder die Zahlung bei Bedarf manuell zu erfassen.

Zwei Arten von QR-Rechnungen

Derzeit gibt es zwei Varianten der QR-Rechnung, die für unterschiedliche Verwendungszwecke bestimmt sind:

• die QR-Referenz, die der früheren ESR-Referenz entspricht und dieselben Referenznummern verwendet (was einen einfachen Übergang ermöglicht) und deren Verwendung auf die Schweiz und Liechtenstein beschränkt ist;
• die Creditor Reference (SCOR), die dieselbe Funktion wie die QR-Referenz hat, aber international verwendet werden kann.

Achtung: Die QR-Referenz darf nur zusammen mit der QR-IBAN verwendet werden, die die Bank ihren Kunden zur Verfügung stellt. Die SCOR erfordert ihrerseits die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

Funktionsweise der QR-Rechnung: welche Anpassungen sind nötig?

Während der Übergangsphase zwischen den klassischen roten und orangen Einzahlungsscheinen und den QR-Rechnungen haben Unternehmen die Möglichkeit, beide Verfahren zu nutzen. Es empfiehlt sich jedoch, die Abläufe in Ihrem Unternehmen bereits jetzt an die Funktionsweise der QR-Rechnung anzupassen, die sich zunehmend durchsetzt.

Es ist daher ratsam, Ihre Debitoren- und Zahlungssoftware rasch anzupassen, aber auch Ihre Erfassungsmasken um die beiden Varianten der QR-Rechnung zu ergänzen. Damit Sie QR-Rechnungen fortlaufend lesen und verarbeiten können, ist es zudem notwendig, die Software und die Hardware Ihrer Scan- und Lesegeräte anzupassen.

Die Vorteile der QR-Rechnung

Ob für den Rechnungssteller oder für den Rechnungsempfänger – die QR-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile.

Die Vorteile der QR-Rechnung für die Rechnungssteller sind folgende:

• die Rechnungsbearbeitung wird insgesamt vereinfacht (weniger manuelle Aufgaben);
• der Druck der Einzahlungsscheine auf weissem, perforiertem Papier (keine Notwendigkeit mehr, vorgedruckte Rechnungen zu bestellen);
• sämtliche Zahlungsinformationen werden elektronisch übermittelt;
• alle ESR-Referenznummern können weiterhin für die QR-Referenz verwendet werden;
• alle Zahlungen innerhalb des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA) können über die SCOR abgewickelt werden;
• ein besserer Gesamtüberblick über das Forderungsinkasso;
• die Felder zu Betrag oder Zahlungspflichtigem können leer gelassen werden.

Die Vorteile der QR-Rechnung für die Rechnungsempfänger sind folgende:

• die Rechnungsbearbeitung wird insgesamt vereinfacht (das Scannen des QR-Codes ersetzt die manuelle Erfassung);
• die Überprüfung der Zahlungsinformationen wird durch die Textdaten im Zahlungsteil erleichtert und beschleunigt;
• der Zahlungskanal ist frei wählbar (Schalter, E-Banking, M-Banking).

Wie erstellt man eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung bietet den Vorteil, dass sie sich am Computer in nur wenigen Schritten einfach erstellen und ausdrucken lässt. Der Rechnungssteller muss lediglich einige Gestaltungsvorgaben einhalten, insbesondere die Position des QR-Codes im Zahlungsteil.

Dazu empfiehlt es sich, ein Programm zu verwenden, das von einem der auf die Erstellung und Verarbeitung von QR-Rechnungen spezialisierten Softwareanbieter bereitgestellt wird.

Da sie durch die vollständige Digitalisierung die Vereinfachung, Beschleunigung und Harmonisierung der Finanztransaktionen ermöglicht, bietet die Einführung der QR-Rechnung zahlreiche Vorteile für Schweizer Unternehmen. Gute Gründe, die notwendigen Anpassungen für die Verarbeitung dieser digitalen Zahlungsbelege rasch umzusetzen!