QR-Rechnungen: einfache und schnelle digitale Zahlungen

Der QR-Code, eine Abkürzung für „Quick Response Code“, ist ein zweidimensionaler Barcode, der zahlreiche Informationen enthält. Bei asiatischen Verbrauchern sehr beliebt, vereinfacht das Bezahlen per QR-Code mit dem Smartphone alltägliche Transaktionen erheblich. Mit dem Ziel dieser Vereinfachung, übertragen auf den Bereich der Banken und Unternehmen, hat der Schweizer Gigant SIX Group die Entwicklung von QR-Rechnungen vorangetrieben, die heutzutage immer häufiger zum Einsatz kommen.

Entwicklungsgeschichte der Einführung von QR-Rechnungen

Die Finanzgruppe SIX Group, die seit 1996 die Schweizer Börse betreibt, hat die Einführung der QR-Rechnungen in der Schweiz initiiert. 

Eine Modernisierung des Zahlungssystems, die in mehreren Schritten erfolgte:

• Im Jahr 2016 kündigte die SIX Group ihre Absicht an, den ISO-20022-Standard einzuführen, um den Geldfluss zwischen den Bankinstituten zu harmonisieren und zu modernisieren. Daraufhin bereiteten die rund 208 betroffenen Banken diese bedeutende Umstellung für Dezember 2017 vor, wobei insbesondere das DTA-Format (für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Finanzinstituten) durch pain.001 ersetzt wurde.

• Am 15. November 2018 kündigt die SIX Group die Einführung der neuen Einzahlungsscheine (die vierte Version bis heute) für den Sommer 2020 an und erklärt, dass diese weiß sein werden und über einen QR-Code verfügen, der die Dateneingabe erleichtert und Fehler minimiert.

• Seit dem 30. Juli 2020 werden die klassischen Einzahlungsscheine, nämlich die Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) und die roten Einzahlungsscheine (ES), nach und nach durch die neue Schweizer QR-Rechnung ersetzt.

Vorstellung der QR-Rechnung

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist ein seit dem 30. Juli 2020 in der Schweiz verwendetes Zahlungsformular. Sie soll den Schweizer Zahlungsverkehr modernisieren und ermöglicht eine vollständig digitale Verarbeitung von Rechnungen ohne Medienbruch, wodurch eine effiziente, bequeme und automatische Zahlung gewährleistet wird – all dies sind Gründe, warum b-sharpe seinen Kunden die QR-Rechnung für ihre Überweisungen anbietet!

Gut zu wissen: Die QR-Rechnung ersetzt nicht den Erhalt von Papierrechnungen. Im Gegenteil, sie vereinfacht den Ablauf, da es keinen Medienwechsel zwischen Rechnungsstellung, Versand und Zahlungsauftrag gibt. Der Empfänger muss lediglich den QR-Code scannen und die Zahlung bestätigen.

Aufbau der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung zeichnet sich durch den im Zahlungsbereich aufgedruckten Swiss QR-Code aus. Dieser enthält die verschiedenen Zahlungsinformationen, die für die Abwicklung der Transaktion erforderlich sind.

Außerdem gliedert sich der Zahlungsbereich in zwei separate Teile: 

• die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen in digitaler Form (Swiss QR Code);
• die für die Durchführung der Zahlung erforderlichen Informationen in Textform (lesbarer Text).

Dieser letzte Teil ist insofern entscheidend, als er es dem Rechnungsempfänger ermöglicht, die Gültigkeit der im QR-Code enthaltenen Zahlungsinformationen schnell zu überprüfen oder die Zahlung bei Bedarf manuell einzugeben.

Zwei Arten von QR-Rechnungen

Derzeit gibt es zwei Varianten der QR-Rechnung, die für unterschiedliche Zwecke bestimmt sind:

• die QR-Referenz, die der früheren ESR-Referenz entspricht und dieselben Referenznummern verwendet (was einen reibungslosen Übergang ermöglicht) und deren Verwendung auf die Schweiz und Liechtenstein beschränkt ist;
• die Creditor Reference (SCOR), die dieselbe Funktion wie die QR-Referenz hat, aber international verwendet werden kann.

Bitte beachten Sie: Die QR-Referenz darf nur in Verbindung mit der QR-IBAN verwendet werden, die die Bank ihren Kunden mitteilt. SCOR verlangt hingegen die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

So funktioniert die QR-Rechnung: Welche Anpassungen sind erforderlich?

Während der Übergangsphase von den klassischen roten und orangefarbenen Einzahlungsscheinen zu den QR-Rechnungen haben Unternehmen die Möglichkeit, beide Verfahren zu nutzen. Es ist jedoch ratsam, die Abläufe in Ihrem Unternehmen bereits jetzt an die Funktionsweise der QR-Rechnungen anzupassen, da sich diese zunehmend durchsetzen.

Daher ist es ratsam, Ihre Debitoren- und Zahlungssoftware rasch anzupassen und Ihre Erfassungsmasken um die beiden Varianten der QR-Rechnung zu ergänzen. Um QR-Rechnungen nahtlos lesen und verarbeiten zu können, ist es zudem erforderlich, die Software und Hardware Ihrer Scan- und Lesesysteme anzupassen.

Die Vorteile der QR-Rechnung

Ob für den Rechnungssteller oder den Rechnungsempfänger – QR-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile.

Die Vorteile von QR-Rechnungen für die Rechnungssteller sind folgende:

• Die Rechnungsbearbeitung wird insgesamt vereinfacht (weniger manuelle Aufgaben);
• das Ausdrucken von Einzahlungsscheinen auf weißem, gelochtem Papier (es müssen keine vorgedruckten Rechnungen mehr bestellt werden);
• Alle Zahlungsdaten werden elektronisch übermittelt;
• Alle ESR-Referenznummern können weiterhin für QR-Referenzen verwendet werden;
• Alle Zahlungen innerhalb des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA) können über die SCOR abgewickelt werden;
• einen besseren Überblick über das Inkassogeschäft;
• Die Felder zum Betrag oder zum Zahler können leer gelassen werden.

Die Vorteile von QR-Rechnungen für die Empfänger sind folgende:

• Die Rechnungsbearbeitung wird insgesamt vereinfacht (das Scannen des QR-Codes ersetzt die manuelle Eingabe);
• Die Überprüfung der Zahlungsdaten wird durch die Textangaben im Zahlungsbereich vereinfacht und beschleunigt;
• Der Zahlungsweg kann frei gewählt werden (Schalter, E-Banking, M-Banking).

Wie erstellt man eine QR-Rechnung?

QR-Rechnungen haben den Vorteil, dass sie in wenigen Schritten ganz einfach am Computer erstellt und ausgedruckt werden können. Der Aussteller muss lediglich einige Gestaltungsvorschriften beachten, insbesondere die Position des QR-Codes im Zahlungsbereich. 

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, ein Programm zu verwenden, das von einem der auf die Erstellung und Bearbeitung von QR-Rechnungen spezialisierten Softwareanbieter bereitgestellt wird.

Die Einführung von QR-Rechnungen ermöglicht durch die vollständige Digitalisierung eine Vereinfachung, Beschleunigung und Vereinheitlichung der Finanztransaktionen und bietet Schweizer Unternehmen zahlreiche Vorteile. Gute Gründe also, die für die Verarbeitung dieser digitalen Zahlungsbelege erforderlichen Anpassungen rasch umzusetzen!