Fatture QR: pagamenti digitali semplici e veloci

Acronimo di Quick Response Code, il codice QR è un codice a barre bidimensionale che contiene numerose informazioni. Molto diffuso tra i consumatori asiatici, il pagamento tramite codice QR con lo smartphone semplifica notevolmente le transazioni quotidiane. È proprio in quest’ottica di semplificazione, applicata al mondo delle banche e delle imprese, che il colosso svizzero SIX Group ha avviato lo sviluppo delle fatture QR, oggi sempre più diffuse.

Cronistoria dell’introduzione delle fatture QR

È stata la società finanziaria SIX Group, che gestisce la Borsa svizzera dal 1996, a dare avvio all’introduzione delle fatture QR in Svizzera.

Una modernizzazione del sistema di pagamento avvenuta in più fasi:

• Nel 2016, SIX Group annuncia l’intenzione di introdurre lo standard ISO 20022 al fine di armonizzare e modernizzare i flussi finanziari tra gli istituti bancari. In seguito, le circa 208 banche interessate preparano questo importante cambiamento in vista di dicembre 2017, sostituendo in particolare il formato DTA (relativo agli scambi di dati tra imprese e istituti finanziari) con pain.001.

• Il 15 novembre 2018, SIX Group annuncia l’arrivo dei nuovi bollettini di versamento (la quarta versione ad oggi) per l’estate 2020 e precisa che saranno bianchi e dotati di un codice QR che faciliterà l’inserimento dei dati e ridurrà gli errori.

• Dal 30 luglio 2020, i tradizionali bollettini di versamento, ovvero i bollettini di versamento con numero di riferimento (BVR) e i bollettini di versamento rossi (BV), vengono gradualmente sostituiti dalla nuova fattura QR svizzera.

Presentazione della fattura QR

Che cos’è la fattura QR?

La fattura QR è un tipo di bollettino di pagamento in uso in Svizzera dal 30 luglio 2020. Concepita per modernizzare il traffico dei pagamenti in Svizzera, consente un’elaborazione interamente digitale delle fatture, senza alcuna interruzione del supporto, offrendo così un pagamento efficiente, pratico e automatico; ecco perché b-sharpe propone ai propri clienti la fattura QR per i loro trasferimenti di fondi!

Da sapere: la fattura QR non elimina la possibilità di ricevere fatture cartacee. Al contrario, semplifica la procedura, poiché non vi è alcuna interruzione del supporto tra fatturazione, spedizione e ordine di pagamento. Al destinatario basta scansionare il codice QR e confermare il pagamento.

Struttura della fattura QR

La fattura QR si distingue per lo Swiss QR Code stampato nella sezione di pagamento. Questo contiene le diverse informazioni di pagamento indispensabili per convalidare la transazione.

Inoltre, la sezione di pagamento si suddivide in due parti distinte:

• le informazioni necessarie per l’esecuzione del pagamento in formato digitale (Swiss QR code);
• le informazioni necessarie per l’esecuzione del pagamento in formato testuale (testo leggibile).

Quest’ultima parte è essenziale poiché consente al destinatario della fattura di verificare rapidamente la validità delle informazioni di pagamento contenute nel codice QR, oppure di inserire il pagamento manualmente in caso di necessità.

Due tipi di fatture QR

Attualmente esistono due varianti della fattura QR destinate a usi diversi:

• il riferimento QR, che corrisponde al precedente riferimento BVR e utilizza gli stessi numeri di riferimento (consentendo così una transizione agevole) e il cui utilizzo è limitato alla Svizzera e al Liechtenstein;
• la Creditor Reference (SCOR), che svolge la stessa funzione del riferimento QR ma può essere utilizzata a livello internazionale.

Attenzione: il riferimento QR può essere utilizzato solo con l’IBAN-QR fornito dalla banca ai propri clienti. La SCOR richiede invece l’uso simultaneo dell’IBAN.

Funzionamento della fattura QR: quali adeguamenti sono necessari?

Durante la fase di transizione tra i tradizionali bollettini di versamento rossi e arancioni e le fatture QR, le imprese hanno la possibilità di ricorrere a entrambe le modalità. Tuttavia, è preferibile adeguare fin da ora le prassi della vostra azienda al funzionamento delle fatture QR, che tendono a generalizzarsi.

È quindi opportuno adeguare rapidamente i vostri software di gestione dei crediti e dei pagamenti, ma anche integrare le vostre maschere di inserimento dati con le due varianti della fattura QR. Per poter leggere ed elaborare le fatture QR in modo continuativo, è inoltre necessario adeguare il software e l’hardware delle vostre piattaforme di scansione e lettura.

I vantaggi della fattura QR

Che si tratti dell’emittente o del destinatario delle fatture, le fatture QR presentano numerosi vantaggi.

I vantaggi delle fatture QR per gli emittenti sono i seguenti:

• il trattamento delle fatture è complessivamente semplificato (riduzione delle attività manuali);
• la stampa dei bollettini di versamento su carta bianca perforata (non è più necessario ordinare fatture prestampate);
• tutte le informazioni di pagamento vengono trasmesse elettronicamente;
• tutti i numeri di riferimento BVR possono ancora essere utilizzati per i riferimenti QR;
• tutti i pagamenti all’interno dell’area unica dei pagamenti in euro (SEPA) possono essere effettuati tramite la SCOR;
• una migliore visione d’insieme del recupero crediti;
• i campi relativi all’importo o al pagatore possono essere lasciati in bianco.

I vantaggi delle fatture QR per i destinatari sono i seguenti:

• il trattamento delle fatture è complessivamente semplificato (la scansione del codice QR sostituisce l’inserimento manuale);
• la convalida delle informazioni di pagamento è facilitata e accelerata dai dati testuali della sezione di pagamento;
• il canale di pagamento è a vostra scelta (sportello, e-banking, m-banking).

Come generare una fattura QR?

Le fatture QR presentano il vantaggio di poter essere generate e stampate facilmente al computer in pochi passaggi. È sufficiente che l’emittente rispetti alcune caratteristiche di presentazione, in particolare la posizione del codice QR nella sezione di pagamento.

Per farlo, si consiglia di ricorrere a un programma messo a disposizione da uno dei fornitori di software specializzati nella creazione e nella gestione delle fatture QR.

Consentendo di semplificare, snellire e armonizzare le transazioni finanziarie grazie alla digitalizzazione integrale, l’introduzione delle fatture QR presenta numerosi vantaggi per le imprese svizzere. Ottimi motivi per attuare rapidamente gli adeguamenti necessari alla gestione di questi bollettini di pagamento digitali!