Fatture QR: pagamenti digitali semplici e veloci

Acronimo di Quick Response Code, il codice QR è un codice a barre bidimensionale che contiene numerose informazioni. Molto diffuso tra i consumatori asiatici, il pagamento tramite codice QR con lo smartphone semplifica notevolmente le transazioni quotidiane. È proprio in quest’ottica di semplificazione, applicata al settore bancario e aziendale, che il colosso svizzero SIX Group ha avviato lo sviluppo delle fatture QR, oggi sempre più diffuse.

Cronistoria dell’introduzione delle fatture QR

È stata la società finanziaria SIX Group, che gestisce la Borsa svizzera dal 1996, a promuovere l’introduzione delle fatture QR in Svizzera. 

Una modernizzazione del sistema di pagamento che si è svolta in più fasi:

• Nel 2016, SIX Group ha annunciato l'intenzione di introdurre lo standard ISO 20022 al fine di armonizzare e modernizzare i flussi finanziari tra gli istituti bancari. Successivamente, le circa 208 banche interessate hanno preparato questo importante cambiamento in vista del mese di dicembre 2017, sostituendo in particolare il formato DTA (relativo agli scambi di dati tra imprese e istituti finanziari) con pain.001.

• Il 15 novembre 2018, SIX Group ha annunciato l'introduzione dei nuovi bollettini di versamento (la quarta versione ad oggi) per l'estate 2020, precisando che questi saranno bianchi e dotati di un codice QR che faciliterà l'inserimento dei dati e ridurrà il rischio di errori.

• Dal 30 luglio 2020, i tradizionali bollettini di versamento, ovvero i bollettini di versamento con numero di riferimento (BVR) e i bollettini di versamento rossi (BV), vengono gradualmente sostituiti dalla nuova fattura QR svizzera.

Presentazione della fattura QR

Che cos’è la fattura QR?

La fattura QR è un tipo di bollettino di pagamento in uso in Svizzera dal 30 luglio 2020. Concepita per modernizzare il traffico dei pagamenti elvetico, consente un’elaborazione interamente digitale delle fatture, senza alcuna interruzione del flusso di dati, offrendo così un pagamento efficiente, pratico e automatico; ecco perché b-sharpe propone ai propri clienti la fattura QR per i loro trasferimenti di fondi!

Buono a sapersi: la fattura QR non elimina la possibilità di ricevere fatture cartacee. Al contrario, semplifica la procedura, poiché non vi è alcuna discontinuità tra la fatturazione, l’invio e l’ordine di pagamento. È sufficiente che il destinatario scansioni il codice QR e confermi il pagamento.

Struttura della fattura QR

La fattura QR si contraddistingue per lo Swiss QR Code stampato nella sezione dedicata al pagamento. Questo codice contiene le diverse informazioni di pagamento necessarie per confermare la transazione.

Inoltre, la sezione dedicata ai pagamenti si articola in due parti distinte: 

• le informazioni necessarie per l'esecuzione del pagamento in formato digitale (Swiss QR code);
• le informazioni necessarie per l'esecuzione del pagamento in formato testuale (testo leggibile).

Quest’ultima parte è fondamentale in quanto consente al destinatario della fattura di verificare rapidamente la validità delle informazioni di pagamento contenute nel codice QR, oppure di inserire manualmente i dati di pagamento se necessario.

Due tipi di fatture QR

Attualmente esistono due varianti della fattura QR destinate a usi diversi:

• il codice QR, che corrisponde al precedente codice BVR e utilizza gli stessi numeri di riferimento (consentendo così una transizione agevole) e il cui utilizzo è limitato alla Svizzera e al Liechtenstein;
• il Creditor Reference (SCOR), che svolge la stessa funzione del riferimento QR ma può essere utilizzato a livello internazionale.

Attenzione: il codice QR può essere utilizzato solo con l’IBAN-QR fornito dalla banca ai propri clienti. SCOR richiede invece l’uso contestuale dell’IBAN.

Come funziona la fattura QR: quali adeguamenti sono necessari?

Durante la fase di transizione dai tradizionali bollettini di versamento rossi e arancioni alle fatture QR, le aziende hanno la possibilità di utilizzare entrambe le modalità. Tuttavia, è consigliabile adeguare fin da ora le prassi aziendali al funzionamento delle fatture QR, che stanno diventando sempre più diffuse.

È quindi opportuno adeguare tempestivamente i vostri software di gestione dei crediti e dei pagamenti, ma anche integrare i vostri moduli di inserimento dati con entrambe le varianti della fattura QR. Per poter leggere ed elaborare le fatture QR in modo continuativo, è inoltre necessario adeguare sia il software che l’hardware delle vostre piattaforme di scansione e lettura.

I vantaggi della fattura QR

Sia per chi emette le fatture che per chi le riceve, le fatture QR offrono numerosi vantaggi.

I vantaggi delle fatture QR per gli emittenti sono i seguenti:

• la gestione delle fatture è stata complessivamente semplificata (riduzione delle attività manuali);
• la stampa dei bollettini di versamento su carta bianca perforata (non è più necessario ordinare fatture prestampate);
• tutte le informazioni relative al pagamento vengono trasmesse per via elettronica;
• tutti i numeri di riferimento BVR possono ancora essere utilizzati per i codici QR;
• tutti i pagamenti nell'ambito dell'Area unica dei pagamenti in euro (SEPA) possono essere effettuati tramite SCOR;
• una visione d'insieme più chiara della gestione dei crediti;
• I campi relativi all'importo o al pagatore possono essere lasciati vuoti.

I vantaggi delle fatture QR per i destinatari sono i seguenti:

• la gestione delle fatture è stata semplificata nel complesso (la scansione del codice QR sostituisce l'inserimento manuale);
• la verifica dei dati di pagamento è semplificata e velocizzata grazie alle informazioni testuali presenti nella sezione dedicata al pagamento;
• È possibile scegliere il canale di pagamento (sportello, e-banking, m-banking).

Come si genera una fattura QR?

Le fatture con codice QR hanno il vantaggio di poter essere generate e stampate facilmente dal computer in pochi semplici passaggi. È sufficiente che l’emittente rispetti alcune caratteristiche di presentazione, in particolare la posizione del codice QR nella sezione dedicata al pagamento. 

A tal fine, si consiglia di utilizzare un programma messo a disposizione da uno dei fornitori di software specializzati nella creazione e nell’elaborazione delle fatture QR.

Grazie alla digitalizzazione completa, che consente di semplificare, snellire e armonizzare le transazioni finanziarie, l’introduzione delle fatture QR offre numerosi vantaggi alle imprese svizzere. Ottimi motivi per attuare rapidamente gli adeguamenti necessari per la gestione di questi bollettini di pagamento digitali!