Die Liquidität Ihres Unternehmens verwalten: 23 Tipps, um in den schwarzen Zahlen zu bleiben!

Die Covid-19-Gesundheitskrise hat bei Unternehmensverantwortlichen – bei KMU ebenso wie bei multinationalen Konzernen – ein neues Bewusstsein geschaffen. Mittlerweile sind 22 % der Befragten der Ansicht, dass das Liquiditätsmanagement zur obersten Priorität der Unternehmen werden muss, wie aus der im Juni 2020 veröffentlichten IFOP-Umfrage hervorgeht.

Wo fängt man an? An welchen Hebeln sollten Sie ansetzen? Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden? Hier sind 23 Tipps, mit denen Sie Ihre Liquidität effizient steuern und das Wachstum Ihres Unternehmens unter optimalen Bedingungen finanzieren.

#1 Einen Liquiditätsplan aufstellen

Die Liquidität zu steuern ist keine Aufgabe, die man in letzter Minute erledigen sollte. Für Unternehmensverantwortliche ist es deshalb entscheidend, langfristig zu denken, um mögliche budgetäre Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Ein vorausschauender Liquiditätsplan ermöglicht es nämlich, flaue Phasen rechtzeitig zu erkennen, um im Voraus die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Über die Saisonalität der Geldeingänge hinaus berücksichtigt der Liquiditätsplan auch Simulationen der Folgen möglicher aussergewöhnlicher Kosten und Defizite, damit Sie auf jede Eventualität vorbereitet sind.

#2 Die Besonderheiten Ihres Unternehmens verstehen

Sehr viele Faktoren – sowohl interne (Geschäftsmodell, Produktionskette, Finanzierungsformen…) als auch externe (Wirtschaftslage, Wettbewerb, gesetzliches Umfeld…) – können die Liquidität eines Unternehmens beeinflussen. Es ist deshalb unerlässlich, die verschiedenen Risikoexpositionen Ihres Unternehmens genau zu kennen, um dessen Liquiditätsrisiko besser zu steuern. 

Zwar können negative Ereignisse wie ein Umsatzrückgang Ihre Liquidität beeinträchtigen, doch auch positive Ereignisse wie ein starkes Unternehmenswachstum können Sie in Schwierigkeiten bringen, wenn sie nicht richtig antizipiert werden.

#3 Die richtigen Steuerungsinstrumente einsetzen

Unternehmen setzen heute vor allem auf zwei Kategorien von Instrumenten für das Liquiditätsmanagement: Tabellenkalkulationen und spezialisierte Software.

Die Liquidität mit Microsoft Excel steuern

Als bislang meistgenutzte Lösung in Kleinst- und mittelständischen Unternehmen bietet das bekannte Tabellenkalkulationsprogramm Excel eine breite Palette an Funktionen, um die Liquidität zu überwachen und Finanzprognosen zu erstellen.

Zwar lassen sich mit Excel dank Pivot-Tabellen, Formeln und VBA-Makros nahezu alle Arten von Auswertungen und Reportings umsetzen, dennoch bevorzugen manche Nutzerinnen und Nutzer Lösungen mit einer ausgereifteren Benutzeroberfläche.

Auf eine spezialisierte Liquiditätssoftware setzen

Die zugleich visuelle und intuitive Oberfläche von Software für das Liquiditätsmanagement erleichtert nicht nur das Verständnis der Nutzerinnen und Nutzer, sondern auch die Kommunikation mit Mitarbeitenden und externen Partnern (Treuhänder, Investoren, Kreditgeber…).

Echtzeitübersicht über die Liquiditätslage, Simulation verschiedener Finanzszenarien, automatische Datensynchronisierung: Diese Art von Software verschafft Entscheidungsträgern einen 360°-Überblick über den wirtschaftlichen und finanziellen Horizont des Unternehmens und minimiert dabei die durch menschliche Fehler bedingte Unsicherheit.

Künstliche Intelligenz ist in spezialisierter Liquiditätssoftware zunehmend präsent und unterstützt Unternehmensverantwortliche bei ihren Entscheidungen mit einer Reihe von Entscheidungshilfe-Tools.

#4 Ein monatliches Budget aufstellen

Ergänzend zur langfristigen Sicht auf die Unternehmensliquidität bietet eine kurzfristigere Perspektive mehr Flexibilität. Deshalb erlaubt es ein monatlich aktualisiertes Budget, präzise, messbare und zeitlich klar begrenzte Ziele festzulegen.

Je genauer das monatliche Budget der Realität des Unternehmens entspricht, desto besser können die Entscheidungsträger die positiven oder negativen Auswirkungen ihrer Entscheidungen über einen bestimmten Zeitraum messen, um anschliessend zu optimieren oder gegenzusteuern.

Das monatliche Budget ergänzt somit den Liquiditätsplan als Kommunikationsinstrument gegenüber Partnern und Mitarbeitenden, damit alle die Hintergründe jedes Kapitalzu- und -abflusses leicht nachvollziehen können.

Einzahlungen	Auszahlungen
Umsatz brutto	Einkäufe brutto
Subventionen & Kapitaleinlagen	Investitionen & Kapitalherabsetzungen
Kundenzahlungen	Löhne & Sozialabgaben
Finanzerträge	Sonstige Fixkosten
Steuerrückerstattungen	Steuern & Abgaben

#5 Ein umfassendes Steuerungssystem einrichten

Mehrere Instrumente ermöglichen die Steuerung der Liquiditätsströme eines Unternehmens auf allen Ebenen. Beginnen wir beim Umfassendsten und gehen zum Detailliertesten über:

• Der Liquiditätsplan. Er gibt einen langfristigen Überblick über die Entwicklungsziele des Unternehmens sowie über die zu antizipierenden Einschränkungen.

• Die Liquiditätsübersicht. Sie gibt einen anschaulicheren Überblick über die Liquiditätsströme, die im Liquiditätsplan eine Rolle spielen.

• Der Finanzierungsplan. Er gibt einen Überblick über die Kostenstruktur (und deren Deckung) im Rahmen eines bestimmten Projekts.

• Die Finanzierungsübersicht. Sie gibt einen anschaulicheren Überblick über die Finanzierungsquellen (und deren Aktivierungszeitpunkte) eines bestimmten Projekts.

• Das monatliche Budget. Es gibt einen Überblick über die Ein- und Auszahlungen Monat für Monat.

#6 Die Steuerung der Liquidität delegieren

Da das Liquiditätsmanagement eine Aufgabe ist, die man nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte, braucht sie regelmässig volle Aufmerksamkeit. Leider ist der Terminkalender von Geschäftsführenden oft überlastet, und schon eine kleine Ablenkung kann zu einem spürbaren Effizienzverlust führen.

Gut zu wissen: Eine im August 2018 veröffentlichte Harvard-Studie zeigt, dass CEOs 36 % ihrer Zeit mit der Bearbeitung dringender und unvorhergesehener Aufgaben verbringen.

In einem solchen Umfeld besteht die beste Lösung meist darin, die Steuerung der Liquidität – bei grösseren Strukturen – an eine eigens dafür zuständige Person zu delegieren, oder – bei kleineren Unternehmen – an eine Vertrauensperson. In letzterem Fall sollten Sie jedoch darauf achten, dass deren Terminkalender und tägliche Aufgaben durch das Liquiditätsmanagement nicht ihrerseits beeinträchtigt werden.

Achtung: Trotzdem bleibt es stets Ihre Aufgabe als Unternehmensleitung, die Sorgfalt Ihrer Mitarbeitenden regelmässig zu kontrollieren.

#7 Die eigenen Finanzberichte genau analysieren

Ein wirksames Liquiditätsmanagement setzt zwangsläufig ein genaues Verständnis der Finanzströme, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens voraus – und genau das ist die Aufgabe der Unternehmensbuchhaltung!

Wird die Buchhaltung nicht intern geführt, ist es für die Geschäftsführung wichtig, sich von einem guten Treuhänder begleiten zu lassen, um die wichtigsten Ausgabenposten leicht zu erkennen und die wirtschaftlichen Prioritäten besser zu setzen. Mehr als nur Fachperson sollte der Treuhänder auch gut erklären können, um der Geschäftsführung eine klare und aktuelle Sicht auf die Liquiditätslage zu vermitteln.

#8 Die wichtigsten Verschwendungsquellen erkennen

Einer der Schlüssel zu einem guten Liquiditätsmanagement liegt darin, überflüssige Kapitalabflüsse zu erkennen und zu minimieren.

Zahlreiche Ausgaben lassen sich nämlich häufig reduzieren, zum Beispiel:

• Papierverbrauch und Druckkosten. Die elektronische Dokumentenverwaltung erleichtert nicht nur Einsparungen, sondern auch den Zugriff auf Dokumente.

• Energieverschwendung (Licht, elektronische Geräte, Gas). Die Teams für diese wirtschaftlichen und ökologischen Themen zu sensibilisieren, bleibt nach wie vor das beste Mittel, um Ausgaben zu senken, die sich langsam, aber sicher summieren!

#9 Ihre Teams sensibilisieren

Die interne Kommunikation mit den Mitarbeitenden sollte so transparent wie möglich sein. Nur so kann jede und jeder Einzelne die Prioritäten der Geschäftsführung, der Finanzabteilung und der Treasury besser nachvollziehen.

Die wichtigsten Kennzahlen teilen, die aktuelle und künftige wirtschaftliche Lage des Unternehmens aufzeigen, über die wichtigsten Ausgabenbereiche informieren: Das sind bewährte Vorgehensweisen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Entscheidungen Sinn verleihen.

Da es schlicht kontraproduktiv ist, sich allein auf Druckmittel zu verlassen, um die Einhaltung Ihrer Entscheidungen sicherzustellen, sollten Sie vielmehr eine echte Vertrauensbeziehung aufbauen und pflegen, um Ihre Anliegen mit denen Ihrer Mitarbeitenden zusammenzubringen.
Zu beachten: Dieser Sensibilisierungsansatz geht Hand in Hand mit regelmässigen Schulungen des Personals sowie der praktischen Anwendung konkreter Fallbeispiele.

#10 Variable Kosten bevorzugen

Die beiden Hauptkostenquellen lassen sich in variable und fixe Kosten unterteilen. Das Problem bei Letzteren ist, dass sie überhaupt nicht von der Unternehmensleistung abhängen.
Um flaue Phasen besser zu bewältigen, ist es deshalb ideal, möglichst viele Ihrer Fixkosten in variable Kosten umzuwandeln – sofern dies nicht zu höheren Gesamtkosten führt.

#11 Flexibler vergüten

Löhne und Sozialabgaben entwickeln sich häufig proportional zum Unternehmenswachstum, sodass es mitunter rasch schwierig wird, die nötige Agilität und den Handlungsspielraum für schwierige Phasen zu bewahren.

Prämien und Boni, ein 13. Monatslohn oder auch Temporärarbeit und Freelancer helfen der Geschäftsführung, Kurswechsel besser zu bewältigen, ohne die Löhne der eigenen Mitarbeitenden – und damit den Fortbestand des Unternehmens – zu gefährden.

#12 Für eine regelmässige Nachverfolgung sorgen

Das Liquiditätsmanagement ist keine starre Disziplin. Im Gegenteil: Es verlangt, eine gewisse Flexibilität zu bewahren, um unvorhergesehenen Ereignissen zu begegnen, die zu jedem Zeitpunkt des Jahres auftreten können.

Zahlungsausfälle, Lieferverzögerungen, steigende Lagerbestände… Der Optimismus lässt uns zwar hoffen, dass alles wie geplant verläuft, doch seien wir realistisch: Das ist nur selten der Fall.

Manchmal ist es dann nötig, bestimmte nicht dringende Ausgaben zu verschieben, um das Gleichgewicht der Liquidität zu wahren. Eine regelmässige Nachverfolgung ermöglicht es, Unvorhergesehenes frühzeitig zu erkennen und durch eine Priorisierung der Ausgabenbereiche besser zu bewältigen. So kann das Verschieben bestimmter Anschaffungen helfen, im Ernstfall den Kopf über Wasser zu halten.

#13 Flaue Phasen antizipieren

Auch wenn Unvorhergesehenes per Definition nicht vorhersehbar ist, bleibt es wichtig, sich bestmöglich darauf vorzubereiten. Dafür ist eine langfristige Modellierung der jährlichen Liquiditätsströme ein wichtiger Trumpf, um schwierigen Phasen des Jahres zuvorzukommen.

Fixkosten, Saisonalität, langfristige Trends… Die Geschäftsführung muss die wichtigsten Faktoren, die die Liquidität beeinflussen, frühzeitig kennen.

Auf diese Weise lassen sich die wichtigsten Spannungspunkte im Liquiditätsmanagement bereits im Voraus erkennen und leichter lösen: Eine Anpassung Ihres Geschäftsmodells oder eine Kapitalerhöhung könnten dem Unternehmen bei Bedarf beispielsweise mehr Sicherheit verschaffen.

#14 Mit Ihrer Bank verhandeln

Selbst mit dem besten Willen kann es Phasen geben, in denen einem der Himmel auf den Kopf zu fallen scheint. Um eine Liquiditätsklemme zu vermeiden, ist es manchmal besser, sich auf den schlimmsten Fall vorzubereiten und mit Ihrer Bank eine Überziehungslimite auszuhandeln.

Da Vertrauen für den Erhalt vorteilhafter Konditionen jedoch entscheidend ist, sollten Sie diese Anfrage während einer Phase starken Wachstums Ihres Unternehmens stellen.

So profitieren Sie von besseren Zinssätzen und einer höheren Limite und meistern Krisensituationen leichter, solange diese kurz und aussergewöhnlich bleiben.

#15 Ein Sicherheitspolster aufbauen

Eine Überziehungslimite zu beantragen ist nie ein einfacher Schritt. Deshalb ist es immer sinnvoll, einen Teil Ihrer Gewinne zurückzulegen, um bei Rückschlägen im Unternehmensalltag unabhängig zu bleiben.

Der schrittweise Aufbau eines Sicherheitspolsters hilft Ihnen beispielsweise, die Budgetkurve in Ihrem Liquiditätsmanagement zu glätten und die schlimmsten unvorhergesehenen Ereignisse (Naturkatastrophe, Einbruch, Wirtschaftskrise…) leichter zu bewältigen. Dank dieser Strategie fällt es leichter, den Wechsel zwischen Wachstums- und Konsolidierungsphasen einzuhalten.

#16 Den Betriebskapitalbedarf verstehen

Die andere Seite des Liquiditätsmanagements besteht nicht darin, Ausgaben zu senken, sondern im Gegenteil, Ihre Einnahmen zu optimieren. Auch wenn dieses Konzept auf den ersten Blick „leichter gesagt als getan” erscheint, behalten Sie im Hinterkopf, dass sich die Liquidität nach folgender Formel berechnet:

Liquidität = Betriebskapital − Betriebskapitalbedarf

Das Betriebskapital, also die dauerhaft verfügbaren Mittel, ergibt sich direkt aus allen denkbaren Liquiditätsquellen.

#17 Den Umsatz steigern

Als Unternehmensverantwortliche verliert man sich schnell in tausend Zielen und vergisst, weil man zu sehr im Tagesgeschäft steckt, manchmal grundlegende Prinzipien der Rentabilität eines Unternehmens.

Das gilt insbesondere für das Pareto-Prinzip (auch als 80/20-Regel bekannt), wonach 20 % Ihrer Kundschaft 80 % Ihres Umsatzes erwirtschaften. Auch wenn diese statistische Regel im Unternehmensalltag nicht wörtlich genommen werden sollte, kann es sinnvoll sein, innezuhalten und den Zustand Ihres Kundenportfolios zu prüfen.

Möglicherweise stellen Sie dann mit Erstaunen fest, dass der Grossteil Ihrer personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen für das Mahnwesen bei säumigen Zahlern, das Verhandeln mit anspruchsvollen Kunden oder die Bearbeitung kleiner Bestellungen aufgewendet wird.

Je nach Seltenheit Ihres Angebots (und damit der Intensität Ihres Wettbewerbs) können Sie eine langsame, aber stetige Erhöhung Ihrer Preise planen und dabei Ihre Bemühungen auf die Bindung Ihrer profitabelsten Kundschaft konzentrieren. Werbung, Beratung und Verfügbarkeit sind dann die Schlüsselwörter, um Ihr Ziel zu erreichen.

Ganz allgemein sollte die Analyse Ihres Markts zu einer klaren und präzisen Definition Ihrer typischen Kundschaft führen. So wird es einfacher, Ihre Zielgruppe wirksam anzusprechen, und zwar über die relevantesten Kommunikationskanäle.

Ob digitale Kommunikation (passende soziale Netzwerke, Whitepaper, Newsletter, Blog…), Printwerbung (Flyer, Banner…) oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen – es ist unerlässlich, eine genaue Analyse des Return on Investment (ROI) Ihrer Massnahmen durchzuführen, um Ihre Rentabilität zu optimieren.

Je nach angebotenem Produkt oder Dienstleistung ist es sinnvoller, auf regelmässige Veröffentlichungen im Push-Modus (Ihr Publikum aktiv ansprechen) oder im Pull-Modus (das Publikum zu sich holen) zu setzen – stets mit dem Ziel, echten Mehrwert zu schaffen.

Werbeaktionen zu planen, um Kundschaft in flauen Phasen anzuziehen, ist beispielsweise eine der bewährten Massnahmen gegen die Saisonalität der Einnahmen.

#18 Analysieren und innovativ bleiben

Ihr Geschäftsmodell regelmässig zu hinterfragen ermöglicht es, nicht nur bei Ihrem Angebot, sondern allgemeiner bei Ihrer gesamten Produktionskette innovativ zu sein.

Mehrere Inspirationsquellen können solche Hinterfragungen anstossen, nämlich:

• die Wettbewerbsbeobachtung, um an der Spitze zu bleiben;
• die Marktanalyse, um nah an Ihrer Zielgruppe zu bleiben;
• das Kundenfeedback, um Ihre Zufriedenheitsrate zu optimieren;
• das Feedback der Mitarbeitenden, um Ihre Produktivität zu steigern.

Gut zu wissen: Klassische Methoden wie Zufriedenheitsumfragen (Kundschaft) oder Ideenboxen (Mitarbeitende) bleiben ein hervorragendes Mittel, um konstruktive Rückmeldungen zu sammeln!

#19 Das Gleichgewicht bewahren

Ein häufiger Fehler vieler Unternehmerinnen und Unternehmer ist es, ausschliesslich auf den Umsatz zu schwören. Viel zu verkaufen ist gut, wichtig bleibt jedoch, im Rahmen regelmässiger Aufträge eine solide Marge zu wahren.
Ein stabiles, sicheres Wachstum ist immer mehr wert als eine Vielzahl kleiner, verstreuter Bestellungen oder ein gelegentlicher Grossauftrag. Ideal ist es, das Gleichgewicht zu wahren, um die Kurve Ihrer Liquidität zu glätten.

Wenn zudem ein Teil Ihrer Transaktionen in Fremdwährungen abgewickelt wird, kann es nötig sein, eine Absicherungsstrategie einzurichten, um sich gegen das Wechselkursrisiko abzusichern und Ihre Margen zu bewahren.

#20 Die Zahlungsfristen Ihrer Kundschaft im Griff behalten

Eine der Hauptschwierigkeiten im Liquiditätsmanagement besteht darin, nicht immer alle Trümpfe in der Hand zu haben, um es zu optimieren, insbesondere wenn Ihre Kundschaft Zahlungen hinauszögert. Um die Pünktlichkeit Ihrer Partner sicherzustellen, braucht es deshalb eine rasche Rechnungsstellung mit klar festgelegten Zahlungsfristen. 

Zu beachten: Zahlungsfristen von über einem Monat sollten ausschliesslich Ihrer treuesten Kundschaft vorbehalten sein!
Verzugszinsen und Mahnbescheide bleiben zwar eine Möglichkeit, doch sollten Sie alles daransetzen, sie zu vermeiden: Dazu empfiehlt es sich, eine klare, systematische Mahnpraxis festzulegen, um so wenig Zeit – und Geduld – wie möglich zu verlieren.

#21 Die richtige Kundschaft auswählen

Um zu vermeiden, dass Ihre Liquidität durch Zahlungsausfälle geschwächt wird, ist es am besten, von Anfang an die richtige Kundschaft zu wählen. Ist dieser Luxus nicht jedem gegönnt, kann die schrittweise Reifung des Unternehmens früher oder später eine solche Auswahl ermöglichen.

Um zu erkennen, welches Ihre „Kundenfilter” sein sollen, müssen Sie zunächst Ihr Angebot, Ihre Werte und deren Zielgruppe genau kennen.

Je erfolgreicher Ihr Geschäftsmodell ist, desto leichter fällt es, Ihre eigenen Spielregeln durchzusetzen, zum Beispiel indem Sie:

• die zulässigen Zahlungsfristen verkürzen;
• den Verhandlungsspielraum bei den Preisen verringern;
• die Bandbreite Ihres Angebots verringern, um sich auf die profitabelsten Angebote zu konzentrieren.

#22 Barzahlung fördern

Auch wenn das Setzen von Eintrittsbarrieren böse Überraschungen in Ihren Geschäftsbeziehungen reduziert, sollten Anreizmassnahmen Ihre Rechnungsstellungspraxis ergänzen.

Wer eine rasche Zahlung erhalten möchte, muss die passenden Massnahmen treffen: Online-Zahlung anbieten, Zahlungsmittel diversifizieren, die pünktlichste Kundschaft mit Skonti belohnen… Jedes Mittel ist recht, um Ihre Partner dazu zu bewegen, indirekt zur guten Liquidität Ihres Unternehmens beizutragen!

#23 Die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern

Ein einwandfreies Verhalten von Ihren Partnern zu erwarten bedeutet im Gegenzug auch, vor der eigenen Tür zu kehren. Aus Imagegründen, aber auch um von vorteilhafteren Konditionen zu profitieren, sollten Sie einen offenen, ehrlichen Dialog mit Ihren Lieferanten pflegen und Ihre Verpflichtungen einhalten.

Gut zu wissen: Mit Erinnerungen zu festen Terminen und Uhrzeiten in Ihrem elektronischen Kalender vermeiden Sie zahlreiche Versäumnisse oder Zahlungsverzögerungen.

Ergänzend dazu kann es sich lohnen, die Preise regelmässig mit Ihren Lieferanten neu zu verhandeln und dabei eine Wettbewerbsanalyse durchzuführen, um Ihre Argumentation zu stärken…

Für Unternehmen mit internationalen Transaktionen wird das Liquiditätsmanagement durch Wechselkursschwankungen schnell komplexer. Damit Sie Ihre Liquidität besser steuern können, ermöglicht b-sharpe Ihnen, Ihre Rechnungen in Fremdwährungen ganz einfach zu begleichen!