Die Liquidität Ihres Unternehmens verwalten: 23 Tipps, um in den schwarzen Zahlen zu bleiben!

Die durch Covid-19 ausgelöste Gesundheitskrise hat bei Führungskräften von Unternehmen – sowohl KMU als auch multinationalen Konzernen – zu neuen Erkenntnissen geführt. Laut einer im Juni 2020 veröffentlichten IFOP-Umfrage sind mittlerweile 22 % der Befragten der Ansicht, dass das Cash-Management zur obersten Priorität für Unternehmen werden muss. 

Wo soll man anfangen? Welche Hebel muss man betätigen? Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden? Hier sind 23 Tipps für ein effizientes Cashflow-Management, damit Sie das Wachstum Ihres Unternehmens unter optimalen Bedingungen finanzieren können.

#1 Erstellung eines vorläufigen Liquiditätsplans

Das Cashflow-Management ist keine Aufgabe, die man in letzter Minute erledigen sollte. Daher ist es für Unternehmensleiter von entscheidender Bedeutung, eine langfristige Perspektive einzunehmen, um mögliche finanzielle Schwierigkeiten, die auf sie zukommen könnten, vorausschauend zu erkennen.

Tatsächlich ermöglicht die Erstellung eines vorläufigen Liquiditätsplans, Flauten frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Über die saisonalen Schwankungen der Zahlungseingänge hinaus wird der vorläufige Liquiditätsplan auch Simulationen der möglichen Auswirkungen potenzieller außerordentlicher Kosten und Defizite enthalten, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.

#2 Die Besonderheiten Ihres Unternehmens verstehen

Zahlreiche Faktoren, sowohl interne (Geschäftsmodell, Produktionskette, Finanzierungsformen…) als auch externe (Konjunkturlage, Wettbewerb, rechtliche Rahmenbedingungen…), können sich auf die Liquidität eines Unternehmens auswirken. Es ist daher unerlässlich, die verschiedenen Risiken Ihres Unternehmens genau zu kennen, um dessen Liquiditätsrisiko besser steuern zu können. 

Zwar können bestimmte negative Ereignisse wie beispielsweise ein Umsatzrückgang Ihre Liquidität beeinträchtigen, doch ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass auch positive Ereignisse wie ein anhaltendes Unternehmenswachstum zu Schwierigkeiten führen können, wenn sie nicht richtig antizipiert werden.

#3 Die richtigen Management-Tools einsetzen

Heutzutage nutzen Unternehmen zwei große Kategorien von Tools für das Cash-Management: Tabellenkalkulationsprogramme und spezielle Software.

Cashflow-Management mit Microsoft Excel

Die bekannte Tabellenkalkulation Excel ist bislang die am weitesten verbreitete Lösung in Kleinstunternehmen und KMU und bietet eine breite Palette an Funktionen zur Überwachung des Cashflows und zur Erstellung von Finanzprognosen.

Auch wenn Excel insbesondere dank seiner Pivot-Tabellen, Formeln und VBA-Makros alle Arten von Berechnungen und Auswertungen ermöglicht, bevorzugen manche Nutzer Lösungen mit einer ausgefeilteren Benutzererfahrung.

Eine spezielle Finanzmanagement-Software einsetzen

Die anschauliche und intuitive Benutzeroberfläche der Cash-Management-Software erleichtert nicht nur dem Benutzer das Verständnis, sondern auch die Kommunikation mit Mitarbeitern und externen Partnern (Wirtschaftsprüfer, Investoren, Kreditinstitute usw.).

Echtzeit-Anzeige der Liquiditätslage, Simulation verschiedener Finanzszenarien, automatische Datensynchronisation: Diese Art von Software bietet Entscheidungsträgern einen 360°-Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens und minimiert dabei gleichzeitig die durch menschliches Versagen bedingte Unsicherheit.

Künstliche Intelligenz, die in Spezialsoftware für das Cash-Management zunehmend Einzug hält, unterstützt Unternehmensleiter zudem bei ihren Entscheidungen durch eine Reihe von Entscheidungshilfetools.

#4 Ein monatliches Budget erstellen

Neben einer langfristigen Perspektive auf die Unternehmensliquidität sorgt eine kurzfristigere Sichtweise für mehr Flexibilität. Aus diesem Grund ermöglicht die Erstellung eines monatlich aktualisierten Budgets die Festlegung präziser, messbarer und zeitgebundener Ziele.

Je realistischer das Monatsbudget die tatsächliche Situation des Unternehmens widerspiegelt, desto besser können die Entscheidungsträger die positiven oder negativen Auswirkungen ihrer Entscheidungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg einschätzen und anschließend Kurskorrekturen vornehmen oder Optimierungen vornehmen.

Der Monatsbudgetplan reiht sich somit neben dem vorläufigen Liquiditätsplan in die Kategorie der Kommunikationsinstrumente für Partner und Mitarbeiter ein, damit jeder die Hintergründe der einzelnen Ein- und Auszahlungen leicht nachvollziehen kann.

Einnahmen	Auszahlungen
Umsatz inkl. MwSt.	Einkäufe inkl. MwSt.
Zuschüsse & Kapitaleinlagen	Investitionen & Kapitalherabsetzungen
Kundenzahlungen	Löhne & Sozialabgaben
Finanzprodukte	Sonstige Betriebskosten
Steuerrückerstattungen	Besteuerung & Steuern

#5 Aufbau eines umfassenden Steuerungssystems

Es gibt verschiedene Instrumente, mit denen sich der Cashflow eines Unternehmens auf allen Ebenen steuern lässt. Gehen wir dabei vom Allgemeinen zum Spezifischen über:

• Der vorläufige Liquiditätsplan. Er vermittelt einen langfristigen Überblick über die Entwicklungsziele des Unternehmens sowie über die zu erwartenden Einschränkungen.

• Die Liquiditätsübersicht. Sie bietet einen anschaulichen Überblick über die Cashflows, die im Finanzplan eine Rolle spielen.

• Der Finanzierungsplan. Er gibt einen Überblick über die Kostenstruktur (und deren Finanzierung) eines bestimmten Projekts.

• Die Kapitalflussrechnung. Sie bietet einen anschaulichen Überblick über die Finanzierungsquellen (und deren Zeiträume) eines bestimmten Projekts.

• Das Monatsbudget. Es bietet einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben Monat für Monat.

#6 Die Steuerung des Cashflows delegieren

Da das Cash-Management eine Aufgabe ist, die man nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte, muss man ihr regelmäßig seine volle Aufmerksamkeit widmen. Leider ist der Terminkalender eines Geschäftsführers oft überfüllt, und schon die kleinste Ablenkung kann zu einem nachteiligen Effizienzverlust führen.

Gut zu wissen: Eine im August 2018 veröffentlichte Harvard-Studie zeigt, dass ein CEO 36 % seiner Zeit mit der Erledigung dringender und unvorhergesehener Aufgaben verbringt.

Vor diesem Hintergrund scheint es nach wie vor am besten zu sein, die Steuerung der Finanzmittel bei größeren Einrichtungen einem fest zugewiesenen Finanzbeauftragten und bei kleineren Einrichtungen einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter zu übertragen. Im letzteren Fall ist jedoch darauf zu achten, dass dessen Zeitplan und tägliche Aufgaben nicht ihrerseits durch die Finanzverwaltung beeinträchtigt werden.

Achtung: Dennoch obliegt es weiterhin dem Vorgesetzten, die Sorgfalt seines Mitarbeiters regelmäßig zu überprüfen.

#7 Die Jahresabschlüsse genau analysieren

Ein effektives Cash-Management setzt zwangsläufig ein genaues Verständnis der Finanzströme, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens voraus – und genau das ist die Aufgabe der Unternehmensbuchhaltung!

Wird die Buchhaltung nicht intern geführt, ist es für den Geschäftsführer unerlässlich, sich von einem guten Wirtschaftsprüfer unterstützen zu lassen, um die wichtigsten Ausgabenposten leicht zu erkennen und die wirtschaftlichen Prioritäten gezielter zu setzen. Der Wirtschaftsprüfer muss dabei mehr als nur ein Fachmann sein; er muss auch über ausreichende pädagogische Fähigkeiten verfügen, um dem Geschäftsführer einen klaren und aktuellen Überblick über seine Liquiditätslage zu verschaffen.

#8 Die wichtigsten Ursachen für Verschwendung ermitteln

Einer der Schlüssel zu einem guten Cash-Management liegt darin, unnötige Kapitalabflüsse zu erkennen und zu minimieren.

Tatsächlich lassen sich viele Ausgaben oft senken, zum Beispiel:

• Papierverbrauch und Druckkosten. Die elektronische Dokumentenverwaltung sorgt nicht nur für Einsparungen, sondern erleichtert auch den Zugriff auf Dokumente.

• Energieverschwendung (Beleuchtung, Elektrogeräte, Gas). Die Mitarbeiter für diese sowohl wirtschaftlichen als auch ökologischen Herausforderungen zu sensibilisieren, ist nach wie vor der beste Weg, um Ausgaben zu minimieren, deren Höhe sich langsam, aber sicher summiert!

#9 Die Mitarbeiter sensibilisieren

Die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern muss so transparent wie möglich sein. Nur so kann jeder besser nachvollziehen, warum die Geschäftsleitung, die Finanzabteilung und die Finanzabteilung bestimmte Prioritäten setzen.

Der Austausch wichtiger Kennzahlen, eine Bestandsaufnahme der aktuellen und künftigen wirtschaftlichen Lage des Unternehmens sowie die Kommunikation der wichtigsten Ausgabenbereiche sind bewährte Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen fundiert sind.

Da es schlichtweg kontraproduktiv ist, sich ausschließlich auf strenge Maßnahmen zu verlassen, um die Einhaltung Ihrer Entscheidungen sicherzustellen, besteht die Priorität vielmehr darin, ein echtes Vertrauensverhältnis aufzubauen und zu pflegen, um Ihre Anliegen und die Ihrer Mitarbeiter gemeinsam zu erörtern.
Hinweis: Dieser Sensibilisierungsansatz geht Hand in Hand mit regelmäßigen Mitarbeiterschulungen sowie der Umsetzung konkreter Fallbeispiele.

#10 Variable Kosten bevorzugen

Die beiden wichtigsten Kostenquellen lassen sich in variable und fixe Kosten unterteilen. Das Problem bei den fixen Kosten ist, dass sie in keiner Weise von der Unternehmensleistung abhängen.
Um besser auf Geschäftsflauten reagieren zu können, bei denen diese Maßnahmen nicht zu einem Anstieg der Kosten führen, ist es daher ideal, so viele fixe Kosten wie möglich in variable Kosten umzuwandeln.

#11 Flexiblere Vergütung

Löhne und Sozialabgaben steigen oft proportional zum Wachstum des Unternehmens, sodass es manchmal schnell schwierig wird, die nötige Flexibilität und den nötigen Spielraum zu bewahren, um schwierige Zeiten zu meistern.

Der Einsatz von Prämien und Boni, des 13. Monatsgehalts oder auch von Zeitarbeitskräften und Freiberuflern hilft dem Geschäftsführer, schwierige Zeiten besser zu meistern, ohne dabei die Vergütung seiner Mitarbeiter und damit den Fortbestand seines Unternehmens zu gefährden.

#12 Regelmäßige Nachverfolgung sicherstellen

Das Cash-Management ist keine starre Disziplin. Im Gegenteil: Es erfordert ein gewisses Maß an Flexibilität, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können, die zu jeder Zeit des Jahres eintreten können.

Ausstehende Zahlungen, Lieferverzögerungen, Lagerüberhänge … Auch wenn uns der Optimismus hoffen lässt, dass alles nach Plan verläuft, sollten wir realistisch bleiben: Das ist nur selten der Fall.

Manchmal ist es daher notwendig, bestimmte nicht lebensnotwendige Ausgaben aufzuschieben, um den Cashflow im Gleichgewicht zu halten. Eine regelmäßige Überwachung des Cashflows ermöglicht es, unvorhergesehene Ereignisse frühzeitig zu erkennen und besser zu bewältigen, indem man die Ausgabenbereiche nach Prioritäten ordnet. Das Aufschieben bestimmter Anschaffungen kann somit helfen, im Falle eines Rückschlags den Kopf über Wasser zu halten.

#13 Flauten vorhersehen

Auch wenn unvorhergesehene Ereignisse per Definition unvorhersehbar sind, ist es dennoch wichtig, sich bestmöglich darauf vorzubereiten. Zu diesem Zweck ist eine langfristige Modellierung der jährlichen Cashflows ein wesentlicher Vorteil, um schwierige Phasen im Jahresverlauf vorwegzunehmen.

Fixkosten, saisonale Schwankungen, langfristige Trends … Der Geschäftsführer muss die wichtigsten Faktoren, die sich auf den Cashflow auswirken, rechtzeitig kennen.

Dadurch lassen sich die wichtigsten Problembereiche im Cash-Management im Voraus erkennen und leichter lösen: Eine Anpassung Ihres Geschäftsmodells oder eine Kapitalerhöhung könnte dem Unternehmen beispielsweise mehr Spielraum verschaffen, sollte dies erforderlich werden.

#14 Mit der Bank verhandeln

Selbst mit dem besten Willen der Welt kann es vorkommen, dass man Phasen durchlebt, in denen einem der Himmel auf den Kopf zu fallen scheint. Um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, ist es manchmal besser, sich auf das Schlimmste vorzubereiten und mit Ihrer Bank eine Überziehungsgenehmigung auszuhandeln.

Da Vertrauen jedoch natürlich entscheidend ist, um günstige Konditionen zu erhalten, ist es am besten, diesen Antrag in einer Phase starken Wachstums Ihres Unternehmens zu stellen.

Auf diese Weise profitieren Sie von besseren Zinssätzen und einem höheren Kreditrahmen und können Krisensituationen leichter bewältigen, sofern diese kurzzeitig und ausnahmsweise auftreten.

#15 Sich ein Sicherheitspolster aufbauen

Die Beantragung eines Überziehungskredits ist nie eine einfache Angelegenheit; daher ist es immer sinnvoll, einen Teil Ihrer Gewinne beiseite zu legen, um bei Rückschlägen im Geschäftsleben finanziell unabhängig zu bleiben.

Der schrittweise Aufbau eines Sicherheitskapitals hilft Ihnen beispielsweise dabei, die Budgetkurve in Ihrem Cashflow-Management zu glätten und schlimme unvorhergesehene Ereignisse (Naturkatastrophen, Einbrüche, Wirtschaftskrisen…) leichter zu bewältigen. Dank dieser Strategie wird es einfacher sein, den Wechsel zwischen Expansions- und Konsolidierungsphasen einzuhalten.

#16 Den Bedarf an Betriebskapital verstehen

Die andere Seite des Cash-Managements besteht nicht darin, die Ausgaben zu senken, sondern im Gegenteil, Ihre Einnahmen zu optimieren. Auch wenn dieses Konzept auf den ersten Blick „leichter gesagt als getan“ erscheint, sollten Sie bedenken, dass sich der Cashflow nach folgender Formel berechnet:

Liquidität = Betriebskapital – Betriebskapitalbedarf

Das Betriebskapital, also die dauerhaft verfügbaren Mittel, ergibt sich jedoch direkt aus allen denkbaren Liquiditätsquellen.

#17 Den Umsatz steigern

Als Unternehmensleiter verliert man sich schnell in unzähligen Zielen und vergisst, weil man ständig mit dem Kopf in der Arbeit steckt, manchmal einige der Grundprinzipien, die für die Rentabilität eines Unternehmens entscheidend sind.

Dies gilt insbesondere für das Pareto-Prinzip (auch bekannt als 80/20-Regel), wonach 20 % Ihrer Kunden 80 % Ihres Umsatzes ausmachen. Auch wenn man dieses statistische Gesetz in der Unternehmensführung nicht unbedingt wörtlich nehmen muss, kann es sinnvoll sein, einmal inne zu halten und den Zustand Ihres Kundenstamms zu untersuchen.

Vielleicht werden Sie dann mit Entsetzen feststellen, dass der Großteil Ihrer personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen für die Mahnung säumiger Zahler, Verhandlungen mit anspruchsvollen Kunden oder die Bearbeitung kleiner Aufträge aufgewendet wird.

Je nach Knappheit Ihres Angebots (und damit der Intensität des Wettbewerbs) ist es möglich, eine langsame, aber stetige Preiserhöhung zu planen und sich dabei auf die Bindung Ihrer profitabelsten Kunden zu konzentrieren. Werbung, Beratung und Verfügbarkeit sind dabei die Schlüsselbegriffe, um Ihr Ziel zu erreichen.

Allgemeiner gesagt sollte die Analyse Ihres Marktes zu einer klaren und präzisen Definition Ihres typischen Kunden führen. Auf diese Weise wird es einfacher, Ihre Zielgruppe über die am besten geeigneten Kommunikationskanäle effektiv anzusprechen.

Ob digitale Kommunikation (geeignete soziale Netzwerke, Whitepaper, Newsletter, Blogs …), Printwerbung (Flyer, Banner …) oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen – eine genaue Analyse des Return on Investment (ROI) Ihrer Maßnahmen ist unerlässlich, um Ihre Rentabilität zu optimieren.

Je nach verkauftem Produkt oder Dienstleistung ist es sinnvoller, regelmäßige Veröffentlichungen entweder im Push-Modus (Sie gehen auf Ihr Publikum zu) oder im Pull-Modus (Sie ziehen das Publikum zu sich) zu planen, wobei stets darauf geachtet werden sollte, einen echten Mehrwert zu bieten.

Die Planung von Sonderangeboten, um in ruhigen Zeiten Kunden anzulocken, ist beispielsweise eine bewährte Methode, um saisonalen Schwankungen bei den Einnahmen entgegenzuwirken.

#18 Analysieren und innovativ sein

Wenn Sie Ihr Geschäftsmodell regelmäßig hinterfragen, können Sie nicht nur Ihr Angebot, sondern auch Ihre gesamte Produktionskette innovativ gestalten.

Es gibt verschiedene Inspirationsquellen, die zu solchen Überlegungen führen können, nämlich:

• Wettbewerbsbeobachtung, um an der Spitze zu bleiben;
• die Marktanalyse, um nah an Ihrer Zielgruppe zu bleiben;
• Kundenfeedback zur Optimierung Ihrer Zufriedenheitsrate;
• das Feedback Ihrer Mitarbeiter, um Ihre Produktivität zu steigern.

Gut zu wissen: Traditionelle Methoden wie Zufriedenheitsbefragungen (Kunden) oder Vorschlagsboxen (Mitarbeiter) sind nach wie vor ein hervorragendes Mittel, um konstruktives Feedback zu sammeln!

#19 Das Gleichgewicht bewahren

Ein häufiger Fehler vieler Unternehmer ist es, sich ausschließlich auf den Umsatz zu verlassen. Viel zu verkaufen ist gut, doch wichtig ist es, bei regelmäßigen Aufträgen eine solide Marge zu wahren.
Ein stabiles und sicheres Wachstum ist immer besser als eine Vielzahl kleiner, vereinzelter Aufträge oder ein einzelner Großauftrag. Ideal ist es, ein Gleichgewicht zu wahren, um Ihre Cashflow-Kurve zu glätten.

Darüber hinaus kann es, wenn ein Teil Ihrer Transaktionen in Fremdwährungen abgewickelt wird, erforderlich sein, eine Absicherungsstrategie zu entwickeln, um sich gegen Wechselkursrisiken abzusichern und Ihre Margen zu wahren.

#20 Zahlungsfristen von Kunden im Griff behalten

Eine der größten Herausforderungen im Cash-Management besteht darin, dass man nicht immer alle Karten in der Hand hat, um den Zahlungsfluss zu optimieren – insbesondere wenn Ihre Kunden ihre Zahlungen verzögern. Um sicherzustellen, dass Ihre Partner pünktlich zahlen, ist daher eine zügige Rechnungsstellung erforderlich, in der klare Zahlungsfristen festgelegt sind. 

Bitte beachten Sie: Zahlungsfristen von mehr als einem Monat sollten ausschließlich Ihren treuesten Kunden vorbehalten bleiben!
Auch wenn Verzugsgebühren und Mahnungen eine Option bleiben, sollten Sie alles tun, um deren Einsatz zu vermeiden: Zu diesem Zweck ist es ratsam, eine klare und systematische Mahnpolitik festzulegen, um so wenig Zeit (und Geduld) wie möglich zu verlieren.

#21 Die richtige Zielgruppe auswählen

Um dem Risiko einer durch Zahlungsausfälle beeinträchtigten Liquidität vorzubeugen, ist es am besten, von Anfang an die richtigen Kunden auszuwählen. Auch wenn sich nicht jeder diesen Luxus leisten kann, ermöglicht die schrittweise Reifung des Unternehmens früher oder später eine solche Auswahl.

Um herauszufinden, welche „Kundenfilter“ für Sie relevant sind, müssen Sie zunächst Ihr Angebot, Ihre Werte und die Zielgruppe, an die sich diese richten, genau kennen.

Je erfolgreicher Ihr Geschäftsmodell ist, desto leichter wird es Ihnen fallen, Ihre Spielregeln durchzusetzen, zum Beispiel:

• die zulässigen Zahlungsfristen zu verkürzen;
• den Verhandlungsspielraum bei den Tarifen zu verringern;
• Ihr Angebot zu reduzieren, um sich ausschließlich auf die rentabelsten Produkte zu konzentrieren.

#22 Barzahlung fördern

Auch wenn die Festlegung von Zugangsbarrieren unangenehme Überraschungen in Ihren Geschäftspartnerschaften verringert, sollte Ihre Rechnungsstellungsrichtlinie durch Anreize ergänzt werden.

Wer eine schnelle Zahlung erhalten möchte, muss die entsprechenden Vorkehrungen treffen: Online-Zahlungen anbieten, verschiedene Zahlungsmethoden bereitstellen, besonders pünktliche Kunden mit Skonti belohnen … Alle Mittel sind recht, um Ihre Geschäftspartner dazu zu motivieren, indirekt zum guten Zustand Ihrer Liquidität beizutragen!

#23 Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten

Wenn man von seinen Partnern einwandfreies Verhalten erwartet, muss man im Gegenzug auch vor der eigenen Haustür kehren. Nicht nur aus Imagegründen, sondern auch, um von günstigeren Konditionen zu profitieren, ist es notwendig, einen offenen und ehrlichen Dialog mit den Lieferanten zu pflegen und seine Verpflichtungen einzuhalten.

Gut zu wissen: Wenn Sie in Ihrem elektronischen Kalender Erinnerungen zu festen Terminen und Uhrzeiten einrichten, können Sie möglicherweise viele Versäumnisse oder Zahlungsverzögerungen vermeiden.

Zusätzlich zu dieser Sorgfalt kann es sinnvoll sein, die Preise regelmäßig mit Ihren Lieferanten neu zu verhandeln und gleichzeitig eine Wettbewerbsanalyse durchzuführen, um Ihre Argumentation zu untermauern…

Für Unternehmen, die internationale Geschäfte tätigen, wird das Cash-Management durch Wechselkursschwankungen schnell komplexer. Um Ihnen zu helfen, Ihre Liquidität besser zu verwalten, ermöglicht Ihnen b-sharpe die einfache Begleichung Ihrer Rechnungen in Fremdwährungen!