Gestire la liquidità della propria azienda: 23 consigli per rimanere in attivo!

Dalla crisi sanitaria legata al Covid-19 sono nate nuove consapevolezze nella mente dei dirigenti d’azienda, tanto nelle PMI quanto nelle multinazionali. Infatti, ormai il 22% degli intervistati ritiene che la gestione della liquidità debba diventare la priorità assoluta delle aziende, secondo il sondaggio IFOP pubblicato nel giugno 2020.

Da dove cominciare? Su quali leve agire? Quali insidie evitare? Ecco 23 consigli per gestire la vostra liquidità in modo efficace e finanziare la crescita della vostra azienda nelle condizioni migliori.

#1 Costruire un piano di previsione della liquidità

Gestire la propria liquidità non è un compito da svolgere all’ultimo momento. È quindi fondamentale che i dirigenti d’azienda adottino una visione di lungo termine, per anticipare le eventuali difficoltà di bilancio che potrebbero presentarsi.

Predisporre un piano di previsione della liquidità permette infatti di individuare per tempo i periodi di stallo, così da prendere le decisioni giuste con il giusto anticipo.

Oltre alla stagionalità delle entrate, il piano di previsione della liquidità dovrebbe integrare anche simulazioni sulle conseguenze di eventuali costi e disavanzi eccezionali, in modo da essere pronti a ogni evenienza.

#2 Comprendere le specificità della vostra azienda

Numerosi fattori, sia interni (modello di business, catena di produzione, modalità di finanziamento…) sia esterni (contesto economico, concorrenza, ambiente normativo…), possono incidere sulla liquidità di un’azienda. È quindi essenziale conoscere bene le diverse esposizioni della vostra azienda, per gestirne meglio il rischio di liquidità. 

Se alcuni eventi negativi, come un calo del fatturato, possono incidere sul vostro livello di liquidità, va ricordato che anche eventi positivi, come una crescita sostenuta dell’azienda, possono mettervi in difficoltà se non vengono anticipati correttamente.

#3 Utilizzare gli strumenti di gestione giusti

Oggi le aziende fanno affidamento soprattutto su due categorie di strumenti per la gestione della liquidità: i fogli di calcolo e i software specializzati.

Gestire la liquidità con Microsoft Excel

Soluzione finora più diffusa tra micro, piccole e medie imprese, il noto foglio di calcolo Excel offre un’ampia gamma di funzionalità per monitorare la liquidità e realizzare proiezioni finanziarie.

Se è vero che Excel consente di svolgere ogni tipo di operazione e reportistica, in particolare grazie a tabelle pivot, formule e macro VBA, alcuni utenti preferiscono comunque rivolgersi a soluzioni con un’esperienza d’uso più curata.

Affidarsi a un software di gestione della liquidità specializzato

L’interfaccia al tempo stesso visiva e intuitiva dei software di gestione della liquidità facilita non solo la comprensione da parte dell’utente, ma anche la comunicazione con collaboratori e partner esterni all’azienda (commercialista, investitori, enti finanziatori…).

Visualizzazione in tempo reale della posizione di liquidità, simulazione di diversi scenari finanziari, sincronizzazione automatica dei dati: questo tipo di software offre ai decisori una visione a 360° dell’orizzonte economico e finanziario dell’azienda, riducendo al tempo stesso il margine di incertezza legato all’errore umano.

Sempre più presente nei software specializzati per la gestione della liquidità, l’intelligenza artificiale affianca inoltre i dirigenti nelle loro decisioni, mettendo a disposizione una gamma di strumenti di supporto decisionale.

#4 Costruire un budget mensile

Ad integrazione di una visione a lungo termine della liquidità aziendale, una prospettiva a breve termine offre maggiore flessibilità. Per questo motivo, costruire un budget aggiornato ogni mese permette di fissare obiettivi precisi, misurabili e definiti nel tempo.

Più il budget mensile rispecchierà fedelmente la realtà dell’azienda, più i decisori potranno misurare l’impatto positivo o negativo delle proprie decisioni in un determinato periodo, per poi ottimizzare o correggere la rotta.

Il budget mensile si affianca così al piano di previsione della liquidità tra gli strumenti di comunicazione verso partner e collaboratori, affinché tutti possano comprendere facilmente le implicazioni di ogni entrata e uscita di capitale.

Incassi	Esborsi
Fatturato IVA inclusa	Acquisti IVA inclusa
Sovvenzioni & Conferimenti di capitale	Investimenti & Riduzioni di capitale
Pagamenti clienti	Stipendi & Oneri sociali
Proventi finanziari	Altre spese di gestione
Rimborsi fiscali	Imposte & Tasse

#5 Creare un ecosistema di controllo completo

Diversi strumenti permettono di controllare i flussi di liquidità di un’azienda, a tutti i livelli. Partiamo dal più ampio verso il più preciso:

• Il piano di previsione della liquidità. Offre una panoramica a lungo termine degli obiettivi di sviluppo dell’azienda e dei vincoli da anticipare.

• Il rendiconto di liquidità. Offre una panoramica più visiva dei flussi di liquidità coinvolti nel piano di previsione.

• Il piano di finanziamento. Offre una panoramica della struttura dei costi (e delle relative coperture) legata a un progetto specifico.

• Il prospetto di finanziamento. Offre una panoramica più visiva delle fonti di finanziamento (e dei relativi periodi di attivazione) di un dato progetto.

• Il budget mensile. Offre una panoramica di incassi ed esborsi mese per mese.

#6 Delegare il controllo della liquidità

Poiché la gestione della liquidità non è un compito da prendere alla leggera, richiede attenzione piena e regolare. Purtroppo l’agenda di chi dirige un’azienda è molto spesso sovraccarica, e anche una minima distrazione può tradursi in una perdita di efficienza tutt’altro che trascurabile.

Da sapere: Uno studio di Harvard pubblicato nell’agosto 2018 mostra che i CEO dedicano il 36% del proprio tempo alla gestione di compiti urgenti e imprevisti.

In un contesto simile, la soluzione migliore resta spesso delegare il controllo della liquidità a un tesoriere dedicato, nelle strutture più grandi, o a un dipendente di fiducia, nelle realtà più piccole. In quest’ultimo caso, occorre però fare attenzione a non far sì che la sua agenda e i suoi compiti quotidiani siano a loro volta compromessi dalla gestione della liquidità.

Attenzione : Ciò detto, la responsabilità di controllare regolarmente il rigore del proprio collaboratore resta comunque in capo al dirigente.

#7 Analizzare nel dettaglio i propri rendiconti finanziari

Una gestione efficace della liquidità passa inevitabilmente da una comprensione approfondita dei flussi finanziari, delle attività e degli impegni della società: è proprio questo il ruolo della contabilità aziendale!

Quando la contabilità non è gestita internamente, per il dirigente diventa importante farsi affiancare da un buon commercialista, per identificare facilmente le principali voci di spesa e definire meglio le priorità economiche. Più che un semplice specialista, il commercialista deve saper spiegare le cose con chiarezza, offrendo al dirigente una visione chiara e aggiornata della propria situazione di liquidità.

#8 Individuare le principali fonti di spreco

Una delle chiavi per una buona gestione della liquidità sta nell’individuare e ridurre al minimo le uscite di capitale superflue.

Diverse spese, infatti, possono spesso essere ridotte, ad esempio:

• Il consumo di carta e le spese di stampa. La gestione elettronica dei documenti facilita non solo il risparmio, ma anche l’accesso ai documenti stessi.

• Lo spreco energetico (illuminazione, apparecchi elettronici, gas). Sensibilizzare i team su questi temi, tanto economici quanto ambientali, resta il modo migliore per contenere spese che si accumulano lentamente, ma inesorabilmente!

#9 Sensibilizzare i propri team

La comunicazione interna con i collaboratori deve essere quanto più trasparente possibile. Solo così ognuno potrà comprendere meglio il senso delle priorità stabilite dalla direzione, dall’area finanziaria e dalla tesoreria.

Condividere gli indicatori chiave, fare il punto sulla situazione economica attuale e futura dell’azienda, comunicare sui principali ambiti di spesa: sono tutte buone pratiche per garantire che le vostre decisioni abbiano un senso condiviso.

Poiché è semplicemente controproducente affidarsi solo al bastone per far rispettare le proprie decisioni, la priorità dovrebbe essere piuttosto quella di costruire e mantenere un rapporto di fiducia autentico, per mettere in comune le proprie problematiche e quelle dei collaboratori.
Da notare : Questo percorso di sensibilizzazione va di pari passo con formazioni regolari del personale e con l’applicazione pratica di casi concreti.

#10 Privilegiare i costi variabili

Le due principali fonti di costo si dividono tra costi variabili e costi fissi. Il problema di questi ultimi è che non dipendono in alcun modo dalle performance dell’azienda.
Per affrontare meglio i periodi di stallo, e a condizione che ciò non si traduca in un aumento dei costi complessivi, l’ideale è quindi convertire il maggior numero possibile dei vostri costi fissi in costi variabili.

#11 Retribuire con maggiore flessibilità

Stipendi e oneri sociali crescono molto spesso in proporzione alla crescita dell’azienda, al punto che può diventare rapidamente difficile conservare l’agilità e i margini di manovra necessari per affrontare i periodi difficili.

Fare ricorso a premi e bonus, alla tredicesima o anche al lavoro interinale e ai collaboratori freelance aiuta il dirigente ad affrontare meglio le fasi di svolta senza mettere a rischio la retribuzione dei propri dipendenti e, di conseguenza, la continuità della propria azienda.

#12 Garantire un monitoraggio regolare

La gestione della liquidità non è una disciplina statica. Al contrario, richiede di conservare una certa flessibilità per affrontare gli eventi imprevisti che possono verificarsi in qualsiasi momento dell’anno.

Insoluti, ritardi nelle consegne, accumulo di scorte… L’ottimismo ci spinge a sperare che tutto vada come previsto, ma siamo realisti: raramente è così.

A volte è quindi necessario rinviare alcune spese non essenziali per mantenere l’equilibrio della liquidità. Un monitoraggio regolare permette di individuare gli imprevisti con sufficiente anticipo e di gestirli meglio, dando priorità agli ambiti di spesa. Rinviare alcuni acquisti può così aiutare a tenere la testa fuori dall’acqua in caso di difficoltà.

#13 Anticipare i periodi di stallo

Anche se per definizione gli imprevisti non si possono prevedere, resta comunque importante prepararsi al meglio. A tal fine, una modellizzazione a lungo termine dei flussi di liquidità annuali rappresenta un vantaggio importante per anticipare i periodi difficili dell’anno.

Costi fissi, stagionalità, tendenze di fondo… Il dirigente deve conoscere per tempo i principali elementi che incidono sulla liquidità.

Di conseguenza, i principali punti critici nella gestione della liquidità possono essere individuati in anticipo e risolti più facilmente: adattare il proprio modello economico o procedere a un aumento di capitale potrebbe, ad esempio, garantire maggiore tranquillità all’azienda, qualora se ne presentasse la necessità.

#14 Negoziare con la propria banca

Anche con la migliore buona volontà, può capitare di attraversare periodi in cui sembra che il cielo cada addosso. Per evitare il muro della liquidità, a volte conviene prepararsi al peggio e negoziare un fido con la propria banca.

Poiché la fiducia è tuttavia centrale per ottenere condizioni vantaggiose, l’ideale è presentare questa richiesta durante un periodo di forte crescita della propria società.

In questo modo si beneficia di tassi migliori, di un massimale più elevato e si affrontano più facilmente le situazioni di crisi, purché queste restino brevi ed eccezionali.

#15 Costituirsi un capitale di sicurezza

Richiedere un fido non è mai un gesto semplice, ecco perché è sempre utile mettere da parte una percentuale dei propri utili, per restare autonomi di fronte ai colpi duri della vita di un’azienda.

La costituzione progressiva di un capitale di sicurezza aiuta ad esempio ad appianare la curva di bilancio nella gestione della liquidità, e ad affrontare più facilmente i peggiori imprevisti (catastrofe naturale, furto, crisi economica…). Grazie a questo approccio, diventa più semplice rispettare l’alternanza tra cicli di espansione e cicli di consolidamento.

#16 Comprendere il fabbisogno di capitale circolante

L’altro versante della gestione della liquidità non consiste nel ridurre le spese, ma, al contrario, nell’ottimizzare i propri guadagni. Anche se a prima vista questo concetto può sembrare “più facile a dirsi che a farsi”, va tenuto presente che la liquidità si calcola secondo la formula:

Liquidità = Capitale circolante – Fabbisogno di capitale circolante

Il capitale circolante, ossia le risorse disponibili in modo durevole, deriva direttamente da tutte le fonti di liquidità ipotizzabili.

#17 Aumentare il proprio fatturato

Chi dirige un’azienda rischia facilmente di perdersi tra mille obiettivi e, a furia di avere la testa china sull’operatività quotidiana, di dimenticare alcuni principi fondamentali della redditività di una società.

È in particolare il caso della legge di Pareto (nota anche come regola dell’80/20), secondo cui il 20% della clientela genera l’80% del fatturato. Anche se questa regola statistica non va necessariamente applicata alla lettera nella gestione aziendale, può essere utile fermarsi un momento per esaminare lo stato del proprio portafoglio clienti.

Potreste allora scoprire, con una certa sorpresa, che gran parte delle vostre risorse umane, di tempo e finanziarie viene assorbita dal sollecito dei cattivi pagatori, dalla negoziazione con clienti esigenti o dalla gestione di piccoli ordini.

A seconda della rarità della vostra offerta (e quindi dell’intensità della concorrenza), è possibile pianificare un aumento lento, ma progressivo dei vostri prezzi, concentrando al tempo stesso gli sforzi sulla fidelizzazione della clientela più redditizia. Promozione, consulenza e disponibilità diventano allora le parole chiave per raggiungere l’obiettivo.

Più in generale, lo studio del vostro mercato dovrebbe portare a una definizione chiara e precisa del vostro cliente tipo. In questo modo sarà più semplice rivolgersi in modo efficace al proprio pubblico attraverso i canali di comunicazione più pertinenti.

Che si tratti di comunicazione digitale (social network adeguati, white paper, newsletter, blog…), di pubblicità print (volantini, banner…) o di partecipazione a fiere e conferenze, è indispensabile condurre un’analisi accurata del ritorno sull’investimento (ROI) delle proprie azioni per ottimizzare la redditività.

A seconda del prodotto o servizio venduto, può essere più opportuno puntare su pubblicazioni regolari in modalità push (andare a cercare il proprio pubblico) o in modalità pull (attirare il pubblico verso di sé), sempre con l’obiettivo di offrire un reale valore aggiunto.

Prevedere offerte promozionali per attirare clienti nei periodi di stallo è, ad esempio, una delle buone pratiche utilizzate per affrontare la stagionalità dei ricavi.

#18 Analizzare e innovare

Rimettere regolarmente in discussione il proprio modello economico permette di innovare non solo sulla propria offerta, ma più in generale sull’intera catena di produzione.

Diverse fonti di ispirazione possono essere all’origine di tali riflessioni, in particolare:

• il monitoraggio della concorrenza, per restare all’avanguardia;
• l’analisi del mercato , per restare vicini al proprio target;
• i riscontri dei clienti , per ottimizzare il tasso di soddisfazione;
• i riscontri dei dipendenti , per aumentare la produttività.

Da sapere : Le tecniche tradizionali dei questionari di soddisfazione (clientela) o delle cassette delle idee (dipendenti) restano un ottimo modo per raccogliere pareri costruttivi!

#19 Mantenere l’equilibrio

Uno degli eccessi in cui cadono molti imprenditori è quello di giurare solo sul fatturato. Vendere molto va bene, ma ciò che conta davvero è conservare un margine solido nell’ambito di ordini regolari.
Una crescita stabile e sicura varrà sempre più di una moltitudine di piccoli ordini sparsi, o di un grosso ordine occasionale. L’ideale è mantenere l’equilibrio, in modo da appianare la curva della propria liquidità.

Inoltre, quando una parte delle transazioni è espressa in valute estere, può rendersi necessario mettere in atto una strategia di copertura per proteggersi contro il rischio di cambio e preservare i propri margini.

#20 Tenere sotto controllo i tempi di pagamento dei clienti

Uno dei principali vincoli della gestione della liquidità è quello di non avere sempre tutte le carte in mano per ottimizzarla, in particolare quando i clienti ritardano i pagamenti. Garantire la puntualità dei propri partner richiede quindi una fatturazione rapida, che stabilisca chiaramente termini di pagamento precisi. 

Da notare: I termini di pagamento superiori a un mese dovrebbero essere riservati esclusivamente ai clienti più fedeli!
Se le penali di ritardo e le messe in mora restano un’opzione, è meglio fare di tutto per evitare di ricorrervi: a tal fine è opportuno definire una politica di sollecito chiara e sistematica, per perdere il minor tempo possibile, e la minor pazienza.

#21 Selezionare la clientela giusta

Per ovviare al rischio di una liquidità messa a dura prova dagli insoluti, la cosa migliore resta scegliere i clienti giusti fin dall’inizio. Se questo lusso non è concesso a tutti, la maturazione progressiva dell’azienda può prima o poi rendere possibile questa selezione.

Per capire quali saranno i vostri “filtri per la clientela”, dovete anzitutto conoscere bene la vostra offerta, i vostri valori e il pubblico a cui si rivolgono.

Più il vostro modello economico sarà solido, più sarà facile imporre le vostre regole del gioco, ad esempio:

• riducendo i tempi di pagamento concessi;
• riducendo il margine di negoziazione sulle tariffe;
• riducendo la gamma delle vostre offerte per privilegiare unicamente quelle più redditizie.

#22 Incoraggiare il pagamento in contanti

Sebbene fissare delle barriere all’ingresso riduca le brutte sorprese nelle partnership commerciali, occorre affiancare alla politica di fatturazione anche misure di incentivo.

Chi desidera ricevere un pagamento rapido deve mettere in atto le disposizioni adeguate: proporre il pagamento online, diversificare i mezzi di pagamento, premiare i clienti più puntuali con sconti… Ogni mezzo è valido per invogliare i propri partner a contribuire indirettamente alla buona salute della liquidità aziendale!

#23 Migliorare la collaborazione con i fornitori

Attendersi un comportamento irreprensibile da parte dei propri partner implica, in cambio, fare altrettanto in casa propria. Per una questione di immagine, ma anche per beneficiare di condizioni più vantaggiose, occorre mantenere un dialogo aperto e franco con i propri fornitori e rispettare i propri impegni.

Da sapere : Impostare avvisi a date e orari fissi tramite la propria agenda elettronica può aiutare a evitare numerose dimenticanze o ritardi di pagamento.

Ad integrazione di questa costanza, può essere utile rinegoziare regolarmente le tariffe con i fornitori, conducendo al tempo stesso un’analisi della concorrenza, per rafforzare le proprie argomentazioni…

Per le società coinvolte in transazioni internazionali, la gestione della liquidità si complica rapidamente a causa delle variazioni dei tassi di cambio. Per aiutarvi a gestire meglio la vostra liquidità, b-sharpe vi permette di regolare le vostre fatture in valuta con la massima semplicità!