Lohnabrechnung in der Schweiz: Eine Anleitung!

Erfahren Sie, wie Sie eine ordnungsgemässe Schweizer Lohnabrechnung erstellen und wie Sie Ihr Personalmanagement insgesamt optimieren können!

Wie erstellt man eine Lohnabrechnung in der Schweiz?

Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass es Ihnen in der Schweiz freisteht, Art und Höhe des Lohns Ihrer Mitarbeitenden festzulegen. Zwar gibt es keinen landesweiten Mindestlohn (nur vier Kantone haben einen solchen eingeführt), doch sind Sie dennoch verpflichtet, die in der Region und in der jeweiligen Branche geltenden rechtlichen Vorschriften einzuhalten, sei es auf kantonaler Ebene oder in Form von Gesamtarbeitsverträgen (GAV).

Die einzuhaltenden gesetzlichen Vorschriften

Alle allgemeinen Bestimmungen zum Schweizer Arbeitsrecht sind im Obligationenrecht (OR) zusammengefasst. Auf dieser Grundlage erstellen die einzelnen Kantone die Normalarbeitsverträge (NAV), die alle notwendigen Einzelheiten zu den verschiedenen Bestandteilen der Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeitenden enthalten.

Gut zu wissen: Die in den Normalarbeitsverträgen festgelegten Bestimmungen können in der Regel von Ihnen unter Beachtung der Artikel 361 und 362 des OR angepasst werden.

Rechtlich gesehen muss der Arbeitgeber die Löhne seiner Mitarbeitenden am Monatsende auszahlen, wobei Artikel 323 OR festhält, dass abweichende Vereinbarungen möglich sind.

Angaben, die auf einer Schweizer Lohnabrechnung enthalten sein müssen

Eine Schweizer Lohnabrechnung ist wesentlich übersichtlicher als beispielsweise eine französische und enthält nur eine begrenzte Anzahl von Angaben. An erster Stelle stehen dabei natürlich die persönlichen Daten der Mitarbeitenden, ihre Versichertennummer sowie der Abrechnungszeitraum, auf den sich die betreffende Abrechnung bezieht.

Gemäss den Bestimmungen des OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitenden eine schriftliche Lohnabrechnung auszuhändigen, die einen klaren und hinreichend genauen Überblick über Folgendes geben muss:

• ihren Bruttolohn;
• ihren Nettolohn;
• ihre Zuschläge (Überstunden usw.);
• ihre Abzüge (Vorschüsse, Versicherungen usw.).

Gut zu wissen: Falls einige oder alle Ihrer Mitarbeitenden Grenzgänger sind, kann es für Ihr Unternehmen besonders vorteilhaft sein, ihnen den Lohn in einer Fremdwährung auszuzahlen!

Auch die Familienzulagen müssen auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden, sofern sie ausbezahlt werden – was wiederum vom jeweiligen Kanton abhängt (sowohl hinsichtlich der Anspruchsvoraussetzungen als auch der Höhe), auch wenn der Arbeitgeber selbst entscheiden kann, ob er sie auszahlt.

Die Quellensteuer muss ebenfalls auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden, sofern die Mitarbeitenden ihr unterliegen. Sie wird vom Arbeitgeber direkt vom Bruttolohn abgezogen.

Schliesslich betrifft ein wesentlicher Teil der Schweizer Lohnabrechnung die verschiedenen Sozialabzüge, nämlich:

• die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber 4,35 % beträgt;
• die Invalidenversicherung (IV), die sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber 0,7 % beträgt;
• die Erwerbsersatzordnung (EO), die sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber 0,25 % beträgt;
• die Arbeitslosenversicherung (ALV), deren Grundbeitragssatz 2,2 % beträgt, jedoch je nach Lohn der Mitarbeitenden variiert;
• das Gesetz über die berufliche Vorsorge (BVG), dessen Höhe sich nach dem Lohnniveau der Mitarbeitenden richtet.

Sie kennen nun die einzuhaltenden gesetzlichen Vorschriften sowie die wichtigsten Angaben, die auf einer Schweizer Lohnabrechnung enthalten sein müssen. Bedenken Sie jedoch, dass die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeitenden nur ein – wenn auch besonders zeitaufwändiger – Aspekt der umfassenderen Personalverwaltung ist. Ein Personalmanagement (HR), das Sie vermutlich besser auslagern sollten…

Wie können Sie Ihre Mitarbeitenden von der Einarbeitung bis zum Austritt aus dem Unternehmen begleiten?

Damit die Einarbeitung neuer Mitarbeitender gelingt, sie sich entfalten können und – falls sie das Unternehmen verlassen müssen – ihr Austritt reibungslos verläuft, müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden.

Dabei sollte die technische und administrative Verwaltung der Personalressourcen nicht vernachlässigt werden. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters kann sich als ausgezeichnete Lösung erweisen…

Was versteht man unter einem integrierten und ganzheitlichen Ansatz im Personalmanagement?

Die Personalabteilung Ihres Unternehmens verfügt zwar über vielfältige Kompetenzen (rechtlich, steuerlich, sozialversicherungsrechtlich usw.), muss sich jedoch leider mit einem hohen Verwaltungsaufwand auseinandersetzen, der sehr zeitaufwändig sein kann – insbesondere bei bestimmten Aufgaben im Zusammenhang mit der direkten Personalverwaltung.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, setzen spezialisierte Unternehmen wie Swiss Risk & Care integrierte und ganzheitliche Ansätze um, die fünf sich ergänzende Bereiche des Personalmanagements abdecken.

Die Lohnbuchhaltung:

• Erstellung der Lohnabrechnungen

• Erstellung der monatlichen und jährlichen Rechtsdokumente

• Reporting und HR-Unterstützung

Die Abwesenheitsverwaltung:

• Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten ab dem ersten Tag

• Kontakt zum Versicherer (Meldung, Entschädigungen, Streitfälle)

• Verbindung zur Lohnbuchhaltung und zur beruflichen Vorsorge

• Steuerung und Datenanalyse

Die Verwaltung der Krankenversicherung:

• Versicherungsbeitritt und Unterstützung im Streitfall

• Beratung und Information der Mitarbeitenden

• Verwaltung der Franchise und der Rechnungsstellung (bei Kollektivversicherungen)

Die Erledigung administrativer Aufgaben:

• Übernahme der behördlichen Formalitäten: AHV – EO/ALV/IV – Familienzulagen – Arbeitsbewilligung

Die laufende Verwaltung der beruflichen Vorsorge:

• Begleitung bei Veränderungen der Lebenssituation (Heirat, Scheidung, Pensionierung…)

• Verwaltung von Ein- und Austritten sowie Mutationen

• Sichere Verbindungen zur Lohnbuchhaltung

• Spezifische und steuerliche Begleitung bei der Wohneigentumsförderung, bei Rückkäufen oder beim Austritt

Die Unterstützung durch einen kompetenten Dienstleister, der im Rahmen eines ganzheitlichen Ansatzes berät, kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Was macht ein erfolgreiches HR-Outsourcing aus?

Damit ein HR-Outsourcing-Projekt gelingt, sollte die Wahl des Dienstleisters idealerweise im Rahmen einer Ausschreibung erfolgen, und die im Rahmen der Dienstleistung bereitgestellten technischen Mittel müssen klar definiert sein.

Ein Dienstleister, der nach den von einem externen Auditor festgelegten Standards arbeitet, ist für Ihr Unternehmen ein echter Qualitätsgarant. Über ein hervorragendes Arbeitsinstrument hinaus bietet er Ihnen auch eine tadellose Vertraulichkeit und ein sehr hohes Sicherheitsniveau.

Und schliesslich, weil der menschliche Aspekt nicht unterschätzt werden darf: Es ist entscheidend, dass Ihnen ein stabiles und aufmerksames Beraterteam zur Seite steht.

Wenn Sie die HR-Funktionen Ihres Unternehmens ganz oder teilweise auslagern möchten, entdecken Sie jetzt die 360°-Lösung unseres Partners Swiss Risk & Care!