Lohnabrechnung in der Schweiz: Eine Anleitung!

Erfahren Sie, wie Sie eine ordnungsgemäße Schweizer Lohnabrechnung erstellen und wie Sie Ihr Personalmanagement insgesamt optimieren können!

Wie erstellt man eine Lohnabrechnung in der Schweiz?

Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass es Ihnen in der Schweiz freisteht, Art und Höhe des Lohns Ihrer Mitarbeitenden festzulegen. Zwar gibt es keinen landesweiten Mindestlohn (nur vier Kantone haben einen solchen eingeführt), doch sind Sie dennoch verpflichtet, die in der Region und in der jeweiligen Branche geltenden rechtlichen Vorschriften einzuhalten, sei es auf kantonaler Ebene oder in Form von Gesamtarbeitsverträgen (GAV).

Die einzuhaltenden gesetzlichen Vorschriften

Alle allgemeinen Bestimmungen zum Schweizer Arbeitsrecht sind im Obligationenrecht (OR) zusammengefasst. Auf dieser Grundlage erstellen die einzelnen Kantone die Musterarbeitsverträge (MAV), die alle notwendigen Einzelheiten zu den verschiedenen Bestandteilen der Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter enthalten.

Gut zu wissen: Die in den Arbeitsverträgen festgelegten Bestimmungen können in der Regel von Ihnen unter Beachtung der Artikel 361 und 362 des OR angepasst werden.

Rechtlich gesehen muss der Arbeitgeber die Löhne seiner Arbeitnehmer am Monatsende auszahlen, obwohl Artikel 323 des OR festlegt, dass abweichende Vereinbarungen möglich sind. 

Angaben, die auf einer Schweizer Lohnabrechnung enthalten sein müssen

Eine Schweizer Lohnabrechnung ist wesentlich übersichtlicher als beispielsweise eine französische und enthält nur eine begrenzte Anzahl von Angaben, darunter natürlich in erster Linie die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, seine Versichertennummer sowie den Abrechnungszeitraum, auf den sich die betreffende Abrechnung bezieht.

Gemäß den Bestimmungen des OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, seinem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung auszuhändigen, die einen klaren und hinreichend genauen Überblick über Folgendes geben muss:

• sein Bruttogehalt;
• sein Nettogehalt;
• seine Zulagen (Überstunden usw.);
• seine Abzüge (Vorschüsse, Versicherungen …).

Hinweis: Falls einige oder alle Ihrer Mitarbeiter Grenzgänger sind, sollten Sie wissen, dass es für Ihr Unternehmen besonders vorteilhaft sein kann, ihnen die Gehälter in Fremdwährung auszuzahlen!

Kindergeld muss ebenfalls auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden, wenn es ausgezahlt wird, was wiederum vom jeweiligen Kanton abhängt (sowohl hinsichtlich der Anspruchsvoraussetzungen als auch der Höhe), obwohl der Arbeitgeber selbst entscheiden kann, ob er es auszahlen möchte.

Die Quellensteuer muss ebenfalls auf dem Lohnzettel ausgewiesen werden, sofern der Arbeitnehmer dieser unterliegt. Sie wird vom Arbeitgeber direkt vom Bruttolohn des Arbeitnehmers einbehalten.

Schließlich betrifft ein wesentlicher Teil der Schweizer Lohnabrechnung die verschiedenen Sozialabzüge, nämlich:

• die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber 4,35 % beträgt;
• die Invalidenversicherung (IV), die sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber 0,7 % beträgt;
• die Erwerbsausfallentschädigung (APG), die sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber 0,25 % beträgt;
• die Arbeitslosenversicherung (ALV), deren Grundbeitragssatz 2,2 % beträgt, sich jedoch je nach Lohn des Arbeitnehmers unterscheidet;
• das Gesetz über die berufliche Vorsorge (BVG), dessen Höhe sich nach dem Lohnniveau des Arbeitnehmers richtet.

Sie kennen nun die einzuhaltenden gesetzlichen Vorschriften sowie die wichtigsten Angaben, die auf einer Schweizer Lohnabrechnung enthalten sein müssen. Bedenken Sie jedoch, dass die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter nur ein – wenn auch besonders zeitaufwändiger – Aspekt der umfassenderen Personalverwaltung ist. Ein Personalmanagement (HR), das Sie zweifellos besser auslagern sollten…

Wie können Sie Ihre Mitarbeiter von der Einarbeitung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen begleiten?

Um die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters erfolgreich zu gestalten, ihm die Möglichkeit zu geben, sich zu entfalten, und – falls er das Unternehmen verlassen muss – dafür zu sorgen, dass sein Ausscheiden reibungslos verläuft, müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden. 

Dabei ist die technische und administrative Verwaltung der Personalressourcen nicht zu vernachlässigen. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters kann sich als hervorragende Lösung erweisen…

Was versteht man unter einem integrierten und ganzheitlichen Ansatz im Personalmanagement?

Die Personalabteilung Ihres Unternehmens verfügt zwar über vielfältige Kompetenzen (in den Bereichen Recht, Steuern, Soziales usw.), muss sich jedoch leider mit einem hohen Verwaltungsaufwand auseinandersetzen, der sehr zeitaufwändig sein kann, insbesondere bei bestimmten Aufgaben im Zusammenhang mit der direkten Personalverwaltung. 

Um diesem Problem entgegenzuwirken, entwickeln spezialisierte Unternehmen wie Swiss Risk & Care integrierte und ganzheitliche Konzepte, die fünf sich ergänzende Bereiche des Personalmanagements abdecken.

Lohn- und Gehaltsabrechnung:

• Erstellung der Gehaltsabrechnungen

• Erstellung der monatlichen und jährlichen Rechtsdokumente

• Berichterstattung und Unterstützung im Personalwesen

Abwesenheitsverwaltung:

• Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten ab dem ersten Tag

• Kontakt zum Versicherer (Meldung, Entschädigungen, Streitfälle)

• Verbindung zur Lohnabrechnung und zur beruflichen Vorsorge

• Steuerung und Datenanalyse

Die Verwaltung der Krankenversicherung:

• Versicherungsbeitritt und Unterstützung im Streitfall

• Beratung und Informationen für Mitarbeiter

• Verwaltung der Selbstbeteiligung und der Rechnungsstellung (bei Sammelrechnungen)

Die Erledigung administrativer Aufgaben:

• Erledigung der behördlichen Formalitäten: AHV – EO/ALV/IV – Familienzulagen – Arbeitsbewilligung

Die laufende Verwaltung der Vorsorge:

• Begleitung bei Lebensveränderungen (Heirat, Scheidung, Ruhestand…)

• Verwaltung von Zu- und Abgängen sowie Umbuchungen

• Sichere Verbindungen zur Lohnabrechnung

• Spezifische und steuerliche Beratung bei der Förderung von Wohneigentum, beim Rückkauf oder beim Auszug

Die Unterstützung durch einen kompetenten Dienstleister, der im Rahmen eines ganzheitlichen Ansatzes beratend zur Seite steht, kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Was macht erfolgreiches HR-Outsourcing aus?

Damit ein HR-Outsourcing-Projekt erfolgreich ist, sollte die Auswahl des Dienstleisters im Idealfall im Rahmen einer Ausschreibung erfolgen, und die im Rahmen der Dienstleistung zur Verfügung gestellten technischen Mittel müssen klar definiert sein.

Ein Dienstleister, der nach den von einem externen Prüfer festgelegten Standards arbeitet, ist ein echter Qualitätsgarant für Ihr Unternehmen. Ein solcher Dienstleister ist nicht nur ein hervorragendes Arbeitsinstrument, sondern bietet Ihnen auch absolute Vertraulichkeit und ein sehr hohes Maß an Sicherheit. 

Und schließlich, weil der menschliche Aspekt nicht unterschätzt werden darf. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Ihnen zur Verfügung gestellte Beraterteam stabil ist und auf Ihre Bedürfnisse eingeht.

Wenn Sie die HR-Aufgaben Ihres Unternehmens ganz oder teilweise auslagern möchten, entdecken Sie jetzt die 360°-Lösung unseres Partners Swiss Risk & Care!