4 grundlegende Tipps zur Optimierung des Betriebskapitalbedarfs Ihres Unternehmens

Der Betriebskapitalbedarf ist zweifellos einer der Schlüsselelemente für eine erfolgreiche Unternehmensführung. Und das aus gutem Grund: Während bestimmte Zahlungseingänge (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Verkauf von Lagerbeständen…) noch nicht eingegangen sind, müssen bestimmte Zahlungsausgänge (Lohn- und Gehaltszahlungen, Zahlungen an Lieferanten…) bereits beglichen werden! 

Diese unvermeidliche Situation führt zu einer Diskrepanz: dem Betriebskapitalbedarf (BFR). Steigt dieser, kann es zu Liquiditätsengpässen kommen, wodurch die finanzielle Stabilität des Unternehmens gefährdet sein kann.
Hier sind unsere 4 wichtigsten Tipps, um Ihren Betriebskapitalbedarf zu senken.

#1 Optimieren Sie Ihre Kundenbuchhaltung

Die meisten Unternehmensinsolvenzen sind direkt auf Zahlungsausfälle von Kunden zurückzuführen. Wenn sich nämlich Forderungen aus Lieferungen und Leistungen häufen, steigt der Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens, da sich die von Ihren Kunden geschuldeten Beträge unweigerlich auf Ihren Cashflow auswirken.

Tatsächlich ist die Optimierung des Forderungsmanagements von grundlegender Bedeutung, nicht nur, um das Betriebskapital des Unternehmens zu senken, sondern auch, um dessen langfristigen Fortbestand zu sichern. Diese Optimierung besteht darin, den Zeitraum zwischen dem Bestelldatum und dem Datum der Gutschrift so weit wie möglich zu verkürzen.

Um dies zu erreichen, können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, darunter insbesondere:

• die Bonität der Kunden systematisch zu prüfen und nur mit den zuverlässigsten unter ihnen Geschäfte zu tätigen;
• klare Allgemeine Geschäftsbedingungen hinsichtlich der Zahlungsfristen festlegen (und gegebenenfalls kürzere Zahlungsfristen für Neukunden vorschreiben);
• bei Auftragseingängen systematisch Anzahlungen zu verlangen, um die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zu finanzieren;
• die Überwachung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen durch ein Mahnwesen zu optimieren;
• bei Bedarf auf Factoring-Verträge zurückzugreifen, die es ermöglichen, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegen einen Anteil der entsprechenden, sofort eingehenden Zahlungsmittel zu veräußern;
• Wechsel- oder Kreditdiskont anbieten, um Kunden dazu zu motivieren, sofort zu bezahlen und so einen Preisnachlass zu erhalten.

Achtung: Skonti und Factoring-Verträge senken zwar Ihren Betriebskapitalbedarf, schränken aber auch die Rentabilität Ihres Unternehmens ein.

#2 Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung

Die Optimierung des Kreditorenmanagements wird von Unternehmen oft vernachlässigt, kann jedoch Ihren Betriebskapitalbedarf erheblich senken. 

Solange diese Beträge auf Ihrem Konto verbleiben, verringern die Forderungen Ihrer Lieferanten an Ihr Unternehmen Ihren Liquiditätsbedarf. Während sich viele Unternehmen ausschließlich auf den Preis konzentrieren, können günstige Zahlungsfristen Ihren Liquiditätsfluss erheblich verbessern.

Im Zusammenhang mit Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen besteht die Optimierung des Betriebskapitalbedarfs daher darin, den Zeitraum zwischen dem Lieferdatum und dem Zahlungsdatum der von Ihren Lieferanten ausgestellten Rechnungen so weit wie möglich zu verlängern. Selbstverständlich müssen diese Zahlungsfristen unter Wahrung einer guten Beziehung zu Ihren verschiedenen Partnern erreicht werden!

Um dieses Ziel zu erreichen, können Ihnen bestimmte Maßnahmen helfen, darunter insbesondere:

• mit den Lieferanten längere Zahlungsfristen aushandeln (und Vorauszahlungen so weit wie möglich ablehnen);
• Wählen Sie Ihre Lieferanten sorgfältig aus und geben Sie dabei denjenigen den Vorzug, die die kürzesten Lieferzeiten haben;
• das Timing Ihrer Bestellungen so zu optimieren, dass Sie die Lieferantenrechnungen nicht zu früh oder in zu kurzen Abständen erhalten;
• vermeiden, Zahlungen an Lieferanten vorzeitig zu leisten, um Skonti zu erhalten.

#3 Optimieren Sie Ihre Lagerverwaltung

Die Bestandsverwaltung Ihres Unternehmens wirkt sich direkt auf dessen Betriebskapitalbedarf aus. Vertrieb, Beschaffung, Prognosen, Retourenmanagement … Wenn all diese mit Ihrer Geschäftstätigkeit verbundenen Schritte nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, können Ihre Lagerbestände Ihren Betriebskapitalbedarf schnell in die Höhe treiben.

Je mehr sich die Lagerbestände (Rohstoffe, Halbfertigprodukte, Fertigprodukte…) vergrößern, desto mehr steigt auch der Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens. Tatsächlich sind „schlummernde“ Lagerbestände die größten Feinde Ihres Betriebskapitalbedarfs; daher ist es ratsam, so weit wie möglich nach dem Just-in-Time-Prinzip zu arbeiten, um diese zu begrenzen.

Um die Lagerbestände zu reduzieren und so den Betriebskapitalbedarf zu optimieren, kann ein Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, darunter insbesondere:

• regelmäßig Bestandsaufnahmen durchzuführen, um eine Überbestückung so weit wie möglich zu vermeiden;
• die Lieferzeiten der Lieferanten zu verkürzen;
• den Lieferprozess auf Kundenseite zu beschleunigen, um den Lagerumschlag zu optimieren;
• die Bestandsverwaltung zu optimieren (Vermeidung von veralteten Produkten, Überbeständen und „schlafenden“ Beständen) durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben und den Einsatz geeigneter Dashboards;
• die Produktionszeiten so weit wie möglich verkürzen, um den Auftragsbestand zu verringern. 
• gegebenenfalls Sonderverkäufe zu organisieren, um unverkaufte Lagerbestände abzubauen (eine vorübergehende Verringerung der Marge ist in der Regel weniger nachteilig als eine zu starke Erhöhung des Betriebskapitalbedarfs).

#4 Optimieren Sie Ihr Schuldenmanagement

Generell lässt sich der Betriebskapitalbedarf eines Unternehmens senken, indem man seine Verbindlichkeiten – seien es Sozialabgaben, Steuerverbindlichkeiten oder sonstige Verbindlichkeiten – erhöht und deren Begleichung hinauszögert. Daher empfiehlt es sich, alle Verbindlichkeiten des Unternehmens aufzulisten, um diejenigen zu ermitteln, deren Begleichung aufgeschoben werden kann, ohne dabei den Fortbestand des Unternehmens zu gefährden.

Was die Mehrwertsteuer (MwSt.) betrifft, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihr Betriebskapital zu optimieren:

• Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, entscheiden Sie sich für eine vierteljährliche Mehrwertsteuerzahlung;
• Wenn Sie ein Steuerpflichtiger sind, entscheiden Sie sich für eine monatliche Erstattung der Vorsteuer.

Was die Sozialabgaben betrifft, ist die vierteljährliche Zahlung der monatlichen Zahlung vorzuziehen, sofern dies möglich ist und stets mit dem Ziel, Ihren Betriebskapitalbedarf zu senken. 

Achtung: Die Zahlung bestimmter Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens kann nicht aufgeschoben werden, insbesondere aus rechtlichen Gründen. Dies gilt beispielsweise für Löhne und Gehälter sowie für Steuerverbindlichkeiten, deren verspätete Begleichung zu finanziellen Sanktionen führen kann!

Forderungen und Verbindlichkeiten, Bestands- und Schuldenmanagement … Es gibt zahlreiche Hebel, die Sie betätigen können, um den Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens zu optimieren. Behalten Sie daher diese grundlegende Bilanzgröße stets im Auge, denn bei richtiger Steuerung ist sie der Garant für eine gesunde Liquidität und eine nachhaltige Geschäftstätigkeit.