4 grundlegende Tipps zur Optimierung des Betriebskapitalbedarfs Ihres Unternehmens

Der Betriebskapitalbedarf (BFR) ist zweifellos eine der Schlüsselgrössen für eine solide Unternehmensführung. Und das aus gutem Grund: Während bestimmte Zahlungseingänge (Kundenforderungen, Lagerverkäufe…) noch nicht eingetroffen sind, müssen bestimmte Zahlungsausgänge (Löhne, Zahlungen an Lieferanten…) bereits geleistet werden!

Diese unvermeidliche Situation führt zu einer zeitlichen Verschiebung: dem Betriebskapitalbedarf (BFR). Steigt dieser an, kann es Ihrem Unternehmen an Liquidität fehlen, und seine finanzielle Stabilität kann dadurch gefährdet werden.
Hier sind unsere 4 wichtigsten Tipps, um Ihren Betriebskapitalbedarf zu senken.

#1 Optimieren Sie Ihr Forderungsmanagement

Die meisten Unternehmenskrisen sind unmittelbar auf Zahlungsausfälle von Kunden zurückzuführen. Häufen sich nämlich die Kundenforderungen, steigt der Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens, da Ihre Liquidität unweigerlich durch die von Ihren Kunden geschuldeten Beträge beeinträchtigt wird.

Die Optimierung des Forderungsmanagements ist daher von grundlegender Bedeutung – nicht nur, um den Betriebskapitalbedarf des Unternehmens zu senken, sondern auch, um seinen langfristigen Fortbestand zu sichern. Diese Optimierung besteht darin, den Zeitraum zwischen dem Bestelldatum und der Gutschrift auf dem Konto so weit wie möglich zu verkürzen.

Um dies zu erreichen, können Sie verschiedene Massnahmen ergreifen, insbesondere:

• die Bonität der Kunden systematisch prüfen und nur mit den zuverlässigsten unter ihnen Geschäfte tätigen;
• klare Allgemeine Geschäftsbedingungen zu den Zahlungsfristen festlegen (und gegebenenfalls kürzere Fristen für Neukunden vorschreiben);
• bei der Auftragsannahme systematisch Anzahlungen verlangen, um die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zu finanzieren;
• die Überwachung der Kundenforderungen durch ein Mahnwesen optimieren;
• bei Bedarf auf Factoring-Verträge zurückgreifen, mit denen Sie Kundenforderungen gegen einen sofort verfügbaren Anteil der entsprechenden Liquidität abtreten können;
• Skonti auf Handelswechsel oder Kredite anbieten, um Kunden zur sofortigen Zahlung zu bewegen und ihnen im Gegenzug einen Preisnachlass zu gewähren.

Achtung: Skonti und Factoring-Verträge senken zwar Ihren Betriebskapitalbedarf, schränken aber gleichzeitig die Rentabilität Ihres Unternehmens ein.

#2 Optimieren Sie Ihr Kreditorenmanagement

Die Optimierung des Kreditorenmanagements wird von Unternehmen oft vernachlässigt, kann jedoch Ihren Betriebskapitalbedarf erheblich senken.

Solange die Beträge, die Ihr Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, auf Ihrem Konto verbleiben, verringern sie Ihren Liquiditätsbedarf. Während sich viele Unternehmen ausschliesslich auf den Preis konzentrieren, können vorteilhafte Zahlungsfristen Ihre Liquidität deutlich verbessern.

Bei den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten besteht die Optimierung des Betriebskapitalbedarfs somit darin, den Zeitraum zwischen dem Lieferdatum und dem Zahlungsdatum der von Ihren Lieferanten ausgestellten Rechnungen so weit wie möglich zu verlängern. Selbstverständlich müssen Sie diese Zahlungsfristen erzielen, ohne die gute Beziehung zu Ihren verschiedenen Partnern zu gefährden!

Um dieses Ziel zu erreichen, können Ihnen unter anderem folgende Massnahmen helfen:

• mit den Lieferanten längere Zahlungsfristen aushandeln (und Vorauszahlungen so weit wie möglich ablehnen);
• Ihre Lieferanten sorgfältig auswählen und dabei denjenigen den Vorzug geben, die die kürzesten Lieferzeiten haben;
• das Timing Ihrer Bestellungen optimieren, damit Sie die Lieferantenrechnungen nicht zu früh oder zu gebündelt erhalten;
• vermeiden, Lieferanten vorzeitig zu bezahlen, um Skonti zu erhalten.

#3 Optimieren Sie Ihre Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung Ihres Unternehmens wirkt sich direkt auf seinen Betriebskapitalbedarf aus. Vertrieb, Beschaffung, Prognosen, Retourenmanagement … Werden all diese mit Ihrer Geschäftstätigkeit verbundenen Schritte nicht ordnungsgemäss gesteuert, können Ihre Lagerbestände Ihren Betriebskapitalbedarf schnell in die Höhe treiben.

Je grösser die Lagerbestände (Rohstoffe, Halbfertig- und Fertigprodukte…) werden, desto stärker steigt auch der Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens. „Schlafende” Bestände sind die grössten Feinde Ihres Betriebskapitalbedarfs; es empfiehlt sich daher, so weit wie möglich im Just-in-Time-Verfahren zu arbeiten, um sie zu begrenzen.

Um Ihre Lagerbestände zu begrenzen und so Ihren Betriebskapitalbedarf zu optimieren, können Sie verschiedene Massnahmen ergreifen, insbesondere:

• regelmässig Inventuren durchführen, um eine Überbevorratung so weit wie möglich zu vermeiden;
• die Beschaffungszeiten bei Lieferanten verkürzen;
• den Lieferprozess auf Kundenseite beschleunigen, um den Lagerumschlag zu optimieren;
• die Lagerverwaltung optimieren (veraltete Produkte, Überschüsse und „schlafende” Bestände vermeiden) durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben und den Einsatz geeigneter Dashboards;
• die Produktionszeiten so weit wie möglich verkürzen, um die laufenden Arbeiten zu reduzieren.
• bei Bedarf ausserordentliche Verkaufsaktionen durchführen, um unverkaufte Bestände abzubauen (eine vorübergehende Margenreduzierung ist in der Regel weniger nachteilig als ein zu starker Anstieg des Betriebskapitalbedarfs).

#4 Optimieren Sie Ihr Schuldenmanagement

Generell lässt sich der Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens senken, indem Sie dessen Verbindlichkeiten – seien es Sozialabgaben, Steuerschulden oder andere – erhöhen und deren Begleichung hinauszögern. Es empfiehlt sich daher, sämtliche Verbindlichkeiten des Unternehmens aufzulisten, um jene zu ermitteln, deren Begleichung aufgeschoben werden kann, ohne den Fortbestand des Unternehmens zu gefährden.

Was die Mehrwertsteuer (MwSt.) betrifft, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Betriebskapitalbedarfs zur Verfügung:

• sind Sie mehrwertsteuerpflichtig (Schuldner der MwSt.), entscheiden Sie sich für eine vierteljährliche MwSt.-Zahlung;
• verfügen Sie über ein MwSt.-Guthaben (Gläubiger), entscheiden Sie sich für eine monatliche Rückerstattung des MwSt.-Guthabens.

Bei den Sozialabgaben ist, wo möglich, die vierteljährliche Zahlung der monatlichen Zahlung vorzuziehen – stets mit dem Ziel, Ihren Betriebskapitalbedarf zu senken.

Achtung: Die Zahlung bestimmter Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens kann nicht aufgeschoben werden, insbesondere aus rechtlichen Gründen. Dies gilt etwa für Löhne und Gehälter sowie für Steuerschulden, deren verspätete Zahlung finanzielle Sanktionen nach sich ziehen könnte!

Debitoren- und Kreditorenmanagement, Lager- und Schuldenverwaltung … Es gibt zahlreiche Hebel, die Sie betätigen können, um den Betriebskapitalbedarf Ihres Unternehmens zu optimieren. Behalten Sie diese grundlegende betriebswirtschaftliche Kennzahl daher stets im Blick – richtig gesteuert, ist sie die Garantie für eine gesunde Liquidität und eine nachhaltige Geschäftstätigkeit.