OPEX und CAPEX: Das Gleichgewicht der Ausgaben im Blick behalten

Tägliche Zahlungen und grössere Investitionen sind zwei einander ergänzende Ausgabenbereiche im Leben eines Unternehmens, die jedoch unterschiedlich gesteuert werden müssen. OPEX, CAPEX: Für manche Unternehmen ist es eine echte Herausforderung, das Gleichgewicht zwischen diesem „Yin und Yang” der Liquiditätssteuerung zu halten.

Möchten Sie die Herausforderungen dieser beiden Ausgabenarten besser verstehen? Wir zeigen es Ihnen!

OPEX verstehen

Definition

OPEX ist die englische Abkürzung für „Operational Expenditures” und bezeichnet die Betriebsausgaben, die mit einem Produkt, einem System, vor allem aber mit einem Unternehmen als Ganzem verbunden sind. Dieser Begriff hilft, die Kostenstruktur eines Unternehmens besser zu verstehen und darzustellen.

Konkret stehen die OPEX für die alltäglichsten Ausgaben, die sich am direktesten amortisieren. Diese Ausgaben sind für den reibungslosen Geschäftsbetrieb notwendig und sichern ein stetiges Wachstum.

Die OPEX lassen sich in zwei Unterkategorien einteilen:

Die Selling, General and Administrative Expenses (SG&A) sind die laufenden Ausgaben, die für den Betrieb und das Wachstum des Unternehmens erforderlich sind:

• Personalkosten: Löhne der Mitarbeitenden und Sozialabgaben (Bereiche Buchhaltung, Marketing, Informatik, Verwaltung usw.);
• Entwicklungskosten: Marketing- und Werbebudget sowie monatliche Kreditraten;
• Immobilienkosten: Miete, Versicherung.

Die Costs of Goods Sold (COGS) sind die Kosten, die unmittelbar mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind:

• materielle Ressourcen: Rohstoffe, Bauteile;
• Energieressourcen: Wasser, Gas, Strom;
• Logistikkosten: Dienstreisen, Geschäftsreisen, Lieferungen.

Anmerkung: Ein Grossteil der Betriebsausgaben lässt sich als „Verbrauchsausgaben” bezeichnen, da sie keine langfristige Investition darstellen. Die OPEX werden also in der Regel innerhalb derselben Abrechnungsperiode bezahlt und „verbraucht”.

Im Rahmen der Liquiditätssteuerung trägt die Priorisierung der Betriebsausgaben zur Glättung der Zahlungsströme bei und somit – bei effizienter Steuerung – zu einer Optimierung des Betriebskapitalbedarfs (BFR).

CAPEX verstehen

Definition

Im Gegensatz zu den OPEX bezeichnen die Capital Expenditures (CAPEX) Investitionsausgaben und sind daher stärker auf das langfristige Wachstum des Unternehmens ausgerichtet.

Investitionsausgaben schlagen im Betriebskapitalbedarf deutlich zu Buche, da sie in der Regel eine erhebliche finanzielle Verpflichtung darstellen, deren Kapitalrendite (ROI) sich erst schrittweise – über mehrere Monate oder Jahre hinweg – zeigt.

Die CAPEX können ganz unterschiedliche Investitionsarten umfassen, zum Beispiel:

• den Kauf von Fahrzeugen;
• den Kauf von IT-Ausrüstung (Computer);
• den Kauf von Produktionsanlagen (Werkzeugmaschinen);
• die Modernisierung von Anlagen.

Die Aktionärinnen und Aktionäre eines Unternehmens behalten die CAPEX aufmerksam im Blick, da sie Aufschluss über die längerfristigen Wachstumsaussichten geben und somit einen schrittweisen Anstieg von Gewinn und Dividenden ankündigen können.

Gut zu wissen: Investitionsausgaben können sowohl intern (aus Eigenmitteln des Unternehmens) als auch über andere Lösungen wie Fremdkapital oder Crowdfunding finanziert werden.

Versteckte Kosten

Auch wenn die CAPEX eine einmalige (und in der Regel hohe) Investition darstellen, wäre es falsch anzunehmen, dass der Kauf selbst die einzige Ausgabenquelle ist.

Tatsächlich zieht eine Investitionsausgabe sehr oft Nebenkosten nach sich, die für ihren Unterhalt notwendig sind, zum Beispiel:

• Nebenkosten (Strom, Klimaanlage);
• Lagerung (entgangene Erträge durch den beanspruchten Platz);
• technischer Unterhalt (Reinigung, Aktualisierung).

Um die zahlreichen Faktoren zu berücksichtigen, die bei einer Investitionsausgabe eine Rolle spielen, empfiehlt es sich, die künftige Nutzungshäufigkeit der CAPEX vorausschauend einzuschätzen. Dies erleichtert die Berechnung des ROI und hilft, den Zeitpunkt der Rentabilitätsschwelle festzulegen.

OPEX oder CAPEX: das Dilemma jedes Unternehmens

Worum es geht

OPEX und CAPEX sind zwei sich ergänzende Kategorien, die für den Unterhalt (OPEX) und das Wachstum (CAPEX) des Unternehmens notwendig sind. Es liegt daher auf der Hand, dass das Gleichgewicht zwischen diesen beiden Ausgabenarten für jedes Unternehmen eine zentrale Herausforderung darstellt.

Da diese Ausgaben die tragenden Säulen der Wertschöpfung sind, wirken sich alle Massnahmen zur Optimierung Ihrer Liquiditätssteuerung massgeblich auf Ihre strategischen Entscheidungen zwischen OPEX und CAPEX aus.

Während Investitionsausgaben in zahlreichen Industriezweigen, die auf schwere Maschinen angewiesen sind, mitunter unumgänglich sind, ist das Dilemma im Bereich der Informatik weitaus komplexer.

„Ist es besser, eine wiederkehrende Aufgabe an einen Dienstleister auszulagern (OPEX), oder investiert man lieber in die dafür nötige eigene Ausrüstung (CAPEX)?” – diese Frage stellen sich viele Unternehmen regelmässig.

Anmerkung: Die Entwicklung von Software as a Service (SaaS) und Cloud-Lösungen erweitert das Spektrum der Möglichkeiten – und damit auch der Unsicherheiten – zusätzlich.

In jedem Fall bleibt die grundlegende Fragestellung dieselbe: Wie lässt sich ein Gleichgewicht zwischen kurzfristigen und langfristigen Ausgaben halten?

Die richtige Wahl je nach Kontext

Je nach wirtschaftlicher Lage und Branche des Unternehmens wird eher die eine oder die andere Ausgabenkategorie bevorzugt. Insgesamt führt eine finanziell instabile Situation – ob durch interne Faktoren oder eine globale Wirtschaftskrise bedingt – eher zu mehr Betriebsausgaben (OPEX).

Aufgrund ihrer Regelmässigkeit sind die OPEX besser planbare Vorgänge und erleichtern folgerichtig die Erstellung längerfristiger Finanzpläne.

Um zudem die Investitionskosten für eine neue Struktur (Räumlichkeiten, Unternehmenszusammenschlüsse usw.) abzufedern, wenden sich viele Führungskräfte den OPEX zu, indem sie die Ausgaben monatlich staffeln (Miete, Kreditrate usw.).

So werden Investitionsausgaben (CAPEX) eher im Rahmen von Wachstum und wirtschaftlichem Aufschwung des Unternehmens in Betracht gezogen. Ohne solche Zukunftsaussichten bieten die OPEX mehr Sicherheit.

Entscheidungsfindung

Die Entscheidungen zwischen OPEX und CAPEX werden im Rahmen der jährlichen Budgetplanung getroffen, in der Regel im Herbst des Jahres N-1.

Um diesen Prozess zu erleichtern, ist es notwendig, jede Ausgabe genau zu verstehen, insbesondere indem deren Art und die damit verfolgten Ziele klar definiert werden.

Da mit der Zeit auch die Erfahrung wächst, können unternehmenseigene Regeln festgelegt werden, um die Entscheidungsfindung für jeden Ausgabenposten zu unterstützen oder sogar zu automatisieren.

Betriebsausgaben und Investitionsausgaben stellen also, jede auf ihre Weise, die Kostenquellen Ihres Unternehmens dar.