OPEX e CAPEX: gestire l'equilibrio delle spese

I pagamenti quotidiani e gli investimenti di rilievo sono due voci di spesa complementari nella vita di un’azienda, che tuttavia devono essere gestite in modo diverso. OPEX, CAPEX: per alcuni, mantenere l’equilibrio tra questi “Yin e Yang” della gestione della tesoreria può rappresentare una vera sfida.

Volete capire meglio le implicazioni di queste due voci di spesa? Seguite la guida!

Comprendere gli OPEX

Definizione

Abbreviazione inglese di «Operational Expenditures», il termine OPEX indica le spese operative relative a un prodotto, a un sistema, ma anche e soprattutto a un’azienda. L’introduzione di questo termine consente di comprendere e visualizzare meglio la struttura dei costi di un’azienda.

In pratica, le spese operative rappresentano le spese più quotidiane e quelle che generano un ritorno economico più immediato. Si tratta di spese necessarie al corretto funzionamento di un’azienda, al fine di garantirne una crescita costante.

Gli OPEX possono essere suddivisi in due sottocategorie:

Le spese di vendita, generali e amministrative (SG&A) sono le spese correnti necessarie al funzionamento e alla crescita dell’azienda:

• risorse umane: stipendi dei dipendenti e oneri sociali (settori contabilità, marketing, informatica, amministrazione…);
• i costi di sviluppo: budget per il marketing e la pubblicità, nonché le rate mensili del prestito;
• spese relative all’immobile: affitto, assicurazione.

I costi del venduto (COGS) sono i costi legati alla vendita di beni o servizi:

• le risorse materiali: materie prime, componenti;
• le risorse energetiche: acqua, gas, elettricità;
• costi logistici: spostamenti, viaggi di lavoro, consegne.

Da notare: la maggior parte delle spese operative può essere definita come «consumabile», nel senso che non rappresenta un investimento a lungo termine. Le spese operative vengono quindi generalmente pagate e «consumate» nello stesso periodo contabile.

In termini di gestione della liquidità, dare priorità alle spese operative contribuisce a livellare i flussi finanziari e quindi (a condizione che la gestione sia efficace) a ottimizzare il fabbisogno di capitale circolante (CC).

Comprendere i CAPEX

Definizione

A differenza delle spese operative (OPEX), le spese in conto capitale (CAPEX) indicano gli investimenti e sono quindi maggiormente orientate alla crescita a lungo termine dell’azienda.

Le spese di investimento incidono pesantemente sul capitale circolante, poiché rappresentano generalmente un impegno finanziario rilevante il cui ritorno sull’investimento (ROI) può essere percepito solo gradualmente e dopo diversi mesi o anni.

Gli investimenti in conto capitale possono riguardare diversi tipi di investimenti, ad esempio:

• l’acquisto di veicoli;
• l’acquisto di materiale informatico (computer);
• l’acquisto di attrezzature di produzione (macchine utensili);
• l’ottimizzazione delle attrezzature.

Gli azionisti di un’azienda tengono d’occhio con attenzione gli investimenti in conto capitale (CAPEX), poiché questi ultimi riflettono le prospettive di crescita a lungo termine e possono quindi preannunciare un aumento graduale degli utili e dei dividendi.

Buono a sapersi: le spese di investimento possono essere finanziate sia internamente (con i fondi propri dell’azienda) sia tramite altre soluzioni, come il ricorso al credito o il crowdfunding.

Costi nascosti

Sebbene gli investimenti in conto capitale (CAPEX) rappresentino una spesa una tantum (e solitamente ingente), sarebbe errato pensare che l’acquisto sia l’unica fonte di spesa. 

Infatti, una spesa in conto capitale comporta molto spesso dei costi accessori necessari alla sua manutenzione, quali:

• le spese (elettricità, aria condizionata);
• lo stoccaggio (perdita di guadagni dovuta allo spazio occupato);
• la manutenzione tecnica (pulizia, aggiornamento).

Per completare i numerosi parametri da considerare in caso di spesa in conto capitale, è opportuno prevedere la frequenza di utilizzo dei CAPEX. Questo dato faciliterà il calcolo del ROI e aiuterà a stabilire la data di raggiungimento della soglia di redditività.

OPEX o CAPEX: il dilemma di ogni azienda

Le sfide

Sia gli OPEX che i CAPEX rappresentano due categorie complementari e indispensabili per il mantenimento (OPEX) e la crescita (CAPEX) dell’azienda. È quindi evidente che la questione dell’equilibrio tra questi due tipi di spesa costituisce una sfida fondamentale per qualsiasi società.

Poiché queste spese costituiscono i pilastri della creazione di ricchezza, tutti gli strumenti che consentono di ottimizzare la gestione della liquidità avranno un impatto determinante sulle vostre decisioni strategiche in materia di OPEX e CAPEX.

Sebbene le spese di investimento siano talvolta inevitabili in molti settori industriali che utilizzano macchinari pesanti, il dilemma è ben più complesso quando si tratta di prendere decisioni in ambito informatico.

“È meglio affidare un’attività ricorrente a un fornitore esterno (OPEX) o investire nell’attrezzatura necessaria internamente (CAPEX)?”, questo è il tipo di domanda che molte aziende si trovano regolarmente a porsi.

Da notare: lo sviluppo del Software as a Service (SaaS) e delle soluzioni cloud amplia ulteriormente la gamma di possibilità e, di conseguenza, anche le incertezze.

In ogni caso, la questione di fondo rimane la stessa: come mantenere un equilibrio tra spese a breve termine e spese a lungo termine?

Scegliere in base al contesto

A seconda della situazione economica e del settore di attività dell’azienda, si tenderà a privilegiare maggiormente l’una o l’altra di queste categorie di spesa. Nel complesso, una situazione di instabilità finanziaria (sia essa dovuta a fattori interni o a una crisi economica globale) comporterà un aumento delle spese operative (OPEX).

Data la loro periodicità, le spese operative sono operazioni più prevedibili e, di conseguenza, facilitano la definizione di piani finanziari a più lungo termine.

Inoltre, al fine di ammortizzare i costi di investimento in una nuova struttura (locali, fusione di imprese…), molti dirigenti optano per le spese operative (OPEX), ripartendo l’onere delle spese su base mensile (affitto, mutui…).

Pertanto, le spese di investimento (CAPEX) vengono generalmente considerate in un contesto di crescita e prosperità economica per l’azienda. In assenza di tali prospettive future, le spese operative (OPEX) offriranno una maggiore sicurezza.

Processo decisionale

È durante la fase di elaborazione del bilancio annuale (di solito nell’autunno dell’anno N-1) che vengono prese le decisioni relative alla scelta tra OPEX e CAPEX.

Per facilitare questo processo, è necessario comprendere bene ogni spesa, in particolare definendone la natura e gli obiettivi a cui è destinata. 

Poiché con il tempo si acquisisce esperienza, è possibile definire regole specifiche per l’azienda al fine di facilitare, o addirittura automatizzare, il processo decisionale per ogni voce di spesa.

Le spese operative e quelle di investimento rappresentano quindi, ciascuna a modo proprio, le fonti di costo della vostra azienda.